Приказ об утверждении положения о закупках — это ключевой распорядительный документ руководителя организации. Его цель — официально ввести в действие свод внутренних правил, регулирующих все процессы приобретения товаров, работ или услуг для нужд компании. Без такого приказа положение не имеет юридической силы внутри организации и не может применяться.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуНазначение и аудитория
Организации необходимо положение о закупках для установления четкого, прозрачного и законного порядка осуществления закупочной деятельности. Оно минимизирует риски финансовых потерь, конфликтов интересов и нарушения законодательства, обеспечивая эффективное расходование средств. Документ создает единые "правила игры" для всех участников процесса.
Этим положением обязаны руководствоваться абсолютно все сотрудники, чья деятельность связана с инициированием, проведением, контролем или оплатой закупок. Сюда входят руководители подразделений, инициаторы закупок, сотрудники отдела закупок, члены комиссий, бухгалтерия и юристы. Его требования обязательны к исполнению в рамках их должностных обязанностей.
Последствия утверждения
Утверждение положения создает обязательную правовую базу для всех закупочных операций компании с момента его вступления в силу. Оно влечет за собой необходимость строгого следования установленным процедурам, срокам и требованиям на всех этапах закупки. Отступление от этих правил может быть признано нарушением.
Нарушение установленных процедур может повлечь серьезные последствия для организации. Это включает признание закупки недействительной, расторжение договора, наложение штрафов контролирующими органами, финансовые убытки и репутационный ущерб. Соблюдение положения защищает интересы компании.
Ответственность за нарушения
Сотрудники, допустившие нарушение требований положения о закупках, несут дисциплинарную ответственность согласно трудовому законодательству и внутренним правилам компании. Меры взыскания могут варьироваться от замечания или выговора до увольнения по соответствующим основаниям, особенно при причинении ущерба. Личная ответственность закрепляется должностными инструкциями.
Для организации в целом нарушения положений грозят административной ответственностью по КоАП РФ, финансовыми санкциями со стороны контрагентов или контролирующих органов, а также значительными репутационными рисками. В случаях крупных нарушений возможна уголовная ответственность руководителей по соответствующим статьям УК РФ. Соблюдение минимизирует эти риски.
Роль приказа директора
Приказ генерального директора (или иного единоличного исполнительного органа) является юридическим актом, придающим положению о закупках обязательную силу внутри организации. Без издания такого приказа утвержденное положение остается лишь проектом документа и не подлежит применению. Приказ легитимизирует внутренний регламент.
Приказ делает требования положения обязательными для исполнения всеми без исключения сотрудниками компании, чья деятельность связана с закупками. Он официально вводит документ в действие, устанавливает дату начала его применения и определяет ответственных за доведение, контроль и исполнение. Приказ — это "пусковой механизм" для регламента.
Инструкция по оформлению приказа
Составление приказа об утверждении положения требует четкого следования правилам делопроизводства и внимания к деталям. Стандартный приказ состоит из обязательных структурных элементов: заголовка, констатирующей (вводной) части и распорядительной части с конкретными пунктами. Каждый элемент несет свою функциональную нагрузку.
Во вводной части необходимо указать основания для разработки и утверждения положения. Обычно это ссылка на требования законодательства (например, 44-ФЗ, 223-ФЗ, ГК РФ), необходимость упорядочивания закупочной деятельности, повышения эффективности расходования средств или минимизации рисков. Четко сформулируйте цель документа.
Распорядительная часть содержит конкретные указания (поручения), сформулированные в повелительной форме и начинающиеся с глагола.
- Первым пунктом всегда идет утверждение самого текста положения о закупках. Укажите его полное наименование, возможно, версию или дату разработки. Например: "Утвердить Положение о закупках товаров, работ, услуг ООО "Компания" (версия 01 от 25.10.2024 г.)".
- Вторым пунктом назначаются ответственные за введение положения в действие и организацию работы по нему. Укажите конкретные должности или подразделения (например, начальника отдела закупок).
- Третьим пунктом устанавливается дата, с которой положение вступает в силу. Это может быть дата подписания приказа или более поздний срок, необходимый для ознакомления и подготовки.
- Четвертым пунктом приказ обязывает ответственных лиц организовать ознакомление всех сотрудников, чья работа связана с закупками, с утвержденным положением. Укажите срок для этого мероприятия и метод ознакомления (например, под роспись).
- Пятым пунктом назначается ответственный за общий контроль исполнения данного приказа (часто это юрист, начальник ОК, секретарь или сам руководитель закупок).
- Шестым пунктом может быть указание о размещении приказа и положения во внутренних ресурсах (электронная система, сервер).
- Седьмым пунктом иногда поручается разработка сопутствующих документов (формы заявок, регламенты комиссий) на основании положения.
Приказ подписывается руководителем организации, регистрируется и рассылается заинтересованным лицам. Оформление должно исключать двусмысленность.
Примерный образец
