Приказ о замещении временно отсутствующего работника

Приказ о замещении временно отсутствующего работника – это распорядительный документ, в соответствии с которым обязанности отсутствующего по тем или иным причинам сотрудника возлагаются на другого. Процедура всегда оформляется соответствующими документами, в том числе оформлением доп. соглашения к трудовому договору.

Замещение работника

Замещение происходит по правилам временного перевода на другую должность, то есть подчинённый полностью освобождается от деятельности по своей основной работе. Следует отличать совмещения от совместительства. Под совместительством понимается выполнение обязанностей в свободное от основной работы время, а под совмещением работа на двух должностях одновременно.

Когда может понадобиться замещение

Замещение имеет место при отсутствии ключевого работника на предприятии. В частности, речь может идти о:

• временной нетрудоспособности (больничном);
• нахождении в отпуске;
• незапланированный отъезд в командировку.

Кого назначить

Кандидат на замещение выбирается лично руководителем предприятия. Следует учесть, что выбранный сотрудник должен соответствовать определённым критериям, требуемым к замещению должности. Речь идёт об уровне образования, степени квалификации и состоянию здоровья. Для множества должностей государственными органами предусмотрены определённые профстандарты.

Процедура

Инициатива замещения может исходить как от сотрудника, так и от работодателя. От этого зависит процесс документального оформления. Если предложение поступило от руководства предприятия, работнику достаточно будет расписаться в приказе о замещении. В отдельных случаях в организации всё-таки требует написать отдельный документ о согласии. В случае инициативы со стороны работника пишется соответствующее заявление на имя директора с просьбой позволить занять должность на время отсутствия основного работника.

Сроки замещения

Процедура замещения довольно подробно регламентируется статьёй 72.2 Трудового кодекса РФ, в которой, в том числе, и закрепляются сроки. Перевод осуществляется до фактического возвращения основного работника на предприятие. Если сотрудник ушёл в декретный отпуск, срок может значительно выйти за рамки одного календарного года. Как только подчинённый вернётся на предприятие, заместитель снова займёт свою должность.

Кто пишет и исполняет приказ

По общему правилу любой распорядительный документ пишется и издаётся от имени руководителя организации, однако его составлением занимается, как правило, другой человек. Директор в устной форме поручает эту задачу одному из своих подчинённых, обладающему общими навыками работы с официальными бумагами. На практике задание доверяют сотруднику кадровой службы или секретарю.

Под исполнением принято понимать воплощение положений документа в жизнь. Любые изменения в трудовых соглашениях всегда проходят через отдел кадров. Следовательно, кадровику придётся вносить изменения в текущую документацию фирмы, составлять и подписывать с заместителем дополнительное соглашение к трудовому договору. Именно работник кадровой службы и будет исполнять приказ.

Форма документа

На сегодняшний день не существует унифицированного бланка для составления приказа о замещении временно отсутствующего работника. Распоряжение составляется в свободной форме.

Написать приказ рекомендуется на фирменном бланке организации. На нём уже изложены все необходимые реквизиты предприятия. Если такового в наличии не оказалось, распоряжение может быть составлено на чистом листе бумаги формата А4, однако в таком случае придётся прописывать сведения об организации вручную.

Исполнить текст документа разрешается одним из двух стандартных способов: в рукописном виде с помощью чёрной или синей шариковой ручки и в машинописном варианте при помощи компьютерных средств. Выбор лежит на плечах составителя. Необходимо учесть, что приказ будет обладать равной юридической силой вне зависимости от выбора способа изложения текста.

Объясняем, как правильно составить приказ

Первым шагом в процедуре составления будет обозначение реквизитов. В верхней части листа бумаги указываем полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ООО). Ниже по документу посередине страницы пишем слово «приказ», присваиваем ему уникальный номер для документооборота внутри компании. Затем оставляем дату составления распоряжения и населённый пункт, в котором фактически располагается офис фирмы.

Второй шаг – это основная часть. Начать её следует с обоснования издания приказа. Ёмко описываем причину (например, работник ушёл в отпуск). Далее необходимо сослаться на норму законодательства. В нашем случае это будет статья 72.2 ТК РФ. С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие моменты:

• объявляем о переводе работника на другую должность вплоть до возвращения основного сотрудника (обозначаем ФИО подчинённого и занимаемую им должность согласно штатному расписанию);
• отдаём распоряжение кадровику составить и подписать с заместителем дополнительное соглашение к трудовому договору;
• возлагаем контроль за исполнением распоряжение. Обычно эта обязанность ложится на кого-то из руководящего состава или на директора лично.

Обуславливать подробности условий труда по новой должности в приказе не следует. Размер оплаты труда, график и прочие моменты найдут своё отражение в доп. соглашении.

Примерный образец

На этом приказ можно считать составленным. Знакомим с его содержанием всех упомянутых в нём лиц под подпись (с расшифровкой). В последнюю очередь свой автограф на документе ставит директор.