Приказ о закреплении бланков на предприятии

Приказ о закреплении бланков на предприятии – это распорядительный документ, на основании которого руководитель организации сможет утвердить применение конкретных бланков при составлении тех или иных официальных бумаг. В рамках настоящего текста мы разберемся, о каких конкретно бланках идёт речь, как они могут помочь в работе предприятия, причем здесь приказ.

Бланки на предприятии

В работе любой организации используется довольно-таки большое количество различного рода внутренних документов, решающих локальные вопросы, а именно:

• приказы директора
• служебные записки и заявления сотрудников;
• акты;
• и так далее.

Если до 2014 года отечественный законодатель еще хоть как-то старался регулировать вопросы внутреннего документооборота частных компаний и муниципальных ведомств, то сейчас эта сфера пущена на самотёк. Теперь совершенно любая официальная бумага внутреннего характера может составляться работниками самостоятельно и в свободной форме, что отчасти упрощает задачу, однако не во всех смыслах.

С одной стороны свободный документооборот действительно делает работу некоторых сотрудников легче, однако с другой стороны может негативно сказаться на внутреннем порядке. Очевидно, что куда проще работать с документами, имеющими единообразный внешний вид, созданными на одной и той же основе. Если бухгалтерия пишет заявления по одним бланкам, а юридический отдел – по другим, возникнет путаница. Такую проблему можно решить посредством закрепления на локальном уровне фирменных бланков.

Разработка и закрепление

Фактически заняться разработкой фирменных бланков предприятия может совершенно любой работник, имеющий представление о том, как работает внутренний документооборот, как должны выглядеть официальные бумаги и так далее. В теории заняться задачей может кадровик, юрист, заместитель директора или даже офис-менеджер.

Однако одной лишь разработки качественных бланков окажется недостаточно, поскольку придется ещё и закрепить их на локальном уровне. Для этого руководителю организации придется издать соответствующий приказ. Руководство обществом с ограниченной ответственностью осуществляет его директор или же исполнительный директор. Наименование должности может несколько разниться от компании к компании, равно как и некоторые полномочия, тем не менее общий смысл остаётся прежним.

В адрес директора должен будет со служебной запиской обратиться подчинённый, фактически и разработавший бланки. В тексте обращения человек будет просить закрепить бланки на локальном уровне и ввести их в работу.

Разбираемся, как составить приказ

Как мы уже успели отметить выше, каких-то требований по части оформлению локальной документации предприятий законодатель не предъявляет, а значит, все документы могут быть составлены в произвольном виде. Здесь достаточно будет соблюдать лишь общие правила делового документооборота в части распорядительных официальных бумаг, а именно:

• соблюдать стандартную для такого рода документов структуры, то есть обособлять шапку, описательно-мотивировочную и просительную части;
• придерживаться делового стиля языка и нейтрального тона повествования;
• ознакомить с содержанием настоящего приказа всех сотрудников без исключения под роспись, поскольку утвержденные бланки станут обязательными для применения всеми работниками;
• расшифровать все оставленные на бумаге автографы надлежащим образом.

Инструкция по составлению приказа

Приказ о закреплении бланков на предприятии руководителю следует начать формировать с заполнения его шапки. В верхней части документа мы пропишем полное наименование организации, внутри которой и происходит действие, а также её организационно-правовую форму согласно учредительной документации. Дале по тексту мы укажем название нашего распоряжения, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забываем также оставить дату и место составления данного распоряжения. Под местом принято понимать лишь населенный пункт, в котором располагается офис фирмы, а не конкретный юридический адрес.

Ниже по документу директор со ссылкой на докладную записку от одного из подчинённых пишет слово «приказываю», начинает перечислять свои распоряжения в столбик:

• закрепить на локальном уровне разработанные фирменные бланки предприятия;
• ознакомить всех сотрудников с содержанием настоящего распоряжения;
• при необходимости распечатать энное число бланков, раздать по отделам;
• назначить кого-то из работников держать контроль за исполнением настоящего распоряжения.

В завершение работы с официальной бумагой начальнику придется расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать оставленные в документе автограф. Бланки, о которых идёт речь в приказе, станут обязательными для применения с момента вступления распоряжения в юридическую силу. В нашем случае это произойдет по факту подписания директором, если в тексте не указана иная дата.

Примерный образец