Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Штатное расписание – это один из важнейших документов предприятия, в соответствии с которым исчисляется зарплата работников и многое другое. Утверждается оно на определённый период, но иногда может потребоваться внесение в него изменений. В таком случае руководитель организации издаёт соответствующее распоряжение – приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Зачем менять штатное расписание

Причины внесения изменений в документ могут быть самыми разнообразными. Так как расписание, помимо перечня должностей с прочей информацией, является ещё и чем-то вроде плана развития предприятия на определённый период, правки могут произойти из соображений планирования. Например, руководство фирмы решит, что нецелесообразно содержать такой большой штат сотрудников. В этом случае начинают идти разговоры о сокращении, запускается соответствующая процедура. Работникам, попавшим под сокращение, предлагается другая должность в рамках предприятия, подходящая им по уровню квалификации, опыту работы и, что самое главное, состоянию здоровья. Выбранные сотрудники должны быть уведомлены под подпись не менее чем за два месяца до сокращения. Если за это время не удалось подобрать новое вакантное место в фирме, работник увольняется.

Однако не всегда изменения носят столь глобальный характер. Правки могут касаться и других, менее значительных моментов:

• размер оплаты труда. Работодатель обязан каждый год индексировать зарплату работников. Изменения обязательно заносятся в штатное расписание;
• добавление дополнительной должности;
• увеличение количества выделенных на должность работников;
• изменение наименования должности. Это крайне важно, если речь идёт о профессии, к которой, в соответствии с законом, применяются определённые профессиональные стандарты. Законодательство требует, чтобы такие должности назывались согласно классификаторам.

В соответствии с действующей редакцией Трудового кодекса РФ наименование должности работника относится к существенным условиям трудового договора. Эта часть соглашения должна отвечать требованиям законодательства.

Процедура внесения изменений

Руководитель предприятия определяет какие именно правки нужно внести и отдаёт соответствующее распоряжение одному из своих подчинённых. Сотрудник, в свою очередь, оформляет изменения на бумаге и вносит корректировки в документ. Как правило, занимается этим тот же человек, что и составлял расписание. Но директор может назначить любого работника (сотрудника юридического отдела, кадровой службы, бухгалтерии). Если изменения будут касаться сокращения или увеличения штата, целесообразно будет поручить задание кадровику.

Когда меняют штатное расписание

На практике существует две формы утверждения штатного расписания: на определённый срок и бессрочно.

В первом случае оно действует, например, год и в течение этого времени в него могут вноситься определённые правки. В конце года оно утрачивает силу и придётся утверждать новое.

Во втором же случае расписание будет действительно до принятия нового. Как правило, утверждение нового документа происходит при необходимости внесения глобальных корректировок. В таком случае проще будет принять новое расписание, чем полностью изменять действующее. Но в случае с небольшими точечными корректировками, допускается править действующее. Как правило, большие изменения происходят в связи с реорганизацией юридического лица.

Форма документа

Законодательство не предусматривает обязательной или рекомендованной формы приказа о внесении изменений в штатное расписание. Организация сама определяет, как должен выглядеть документ и какие положения в себе содержать.

Распоряжение, как уже было сказано выше, издаётся от лица руководителя фирмы. Однако разработкой формы приказа он не занимается лично. Своим распоряжением директор поручает это подчинённым. В силу простоты содержания документа, заняться этим может любой сотрудник, имеющий представление о работе с документами. На практике этим занимаются сотрудники юридического отдела или отдела кадров.

Исполнить документ рекомендуется в машинописном варианте на листе бумаги формата А4. Закон не запрещает изложить приказ при помощи шариковой ручки, но всё же воспользоваться компьютером будет предпочтительнее. В таком случае главное будет распечатать распоряжение для подписания.

Пошаговая инструкция по составлению приказа

Структурно документ делится на три смысловых блока. Первая часть – это шапка приказа, в которой содержатся реквизиты организации. Второй блок – это основная часть, содержащая в себе мотивацию принятия решения о внесении изменений и точный перечень таковых. В конце распоряжения располагаются подписи (директора и ответственных лиц).

Начать следует с шапки. В ней отмечаем наименование организации-работодателя, согласно её учредительной документации. Можно использовать фирменный бланк предприятия, на котором уже будет указано наименование и другие реквизиты.

Ниже по документу пишем его название (приказ о внесении изменений в штатное расписание) и присваиваем ему номер. Он будет использоваться для осуществления документооборота внутри фирмы.

Под названием указываем дату составления приказа и населённый пункт.

Переходя к основной части, отмечаем мотивацию к внесению изменений. Это может быть индексация зарплаты, реорганизация юр. лица или что-то ещё.

Далее по пунктам перечисляем следующие положения:

• делаем ссылку на ныне действующее штатное расписание. Указываем его реквизиты;
• определяем какие именно изменения должны быть внесены. Одно изменение – один пункт приказа;
• назначаем ответственное за исполнение распоряжения лицо. Этот сотрудник будет отчитываться перед руководителем по факту проделанной работы.

Составление основной части приказа завершено. Теперь необходимо заверить его подписями. Свои автографы в документе оставляют все упомянутые в нём лица. Сотрудники расписываются за ознакомление с содержанием. В последнюю очередь свою подпись на бумаге оставляет руководитель компании, придавая тем самым ей юридическую силу. Новый вариант штатного расписания будет действовать до его отмены.