Приказ о внесении изменений в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным сотрудников – это распорядительный документ, на основании которого руководитель компании может внести определенные правки по части работников, могущих изучать личные дела своих коллег, взаимодействовать с ними в рабочих целях. Сегодня мы разберемся, кому из сотрудников может потребоваться доступ к личным делам, по каким причинам могут быть внесены соответствующие корректировки, как правильно их оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о внесении изменений в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным работников
Бланк приказа о внесении изменений в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным работников
Персональные данные сотрудников
Устраиваясь на работу, человек предоставляет работодателю определенный набор личной документации и личной информации. В дальнейшем все эти сведения войдут в личную карточку сотрудника, а также будут использоваться в рабочих целях. Так, персональные данные пригодятся при оформлении зарплатной карты на зарплатном проекте, приобретении билетов на транспорт в командировке. Обычно такими вопросами занимается кадровая служба, кадровики. Среди прочего, такой работой также могут заняться юристы, работающие с документами.
Следует понимать, что любая личная информация о человеке попадает под раздел персональных данных, которые в свою очередь защищены законом. Сбор, хранение и распространение персоналки может иметь место лишь при условии согласия самого гражданина. То же самое касается и доступа к таким сведениям.
Руководство фирмы самостоятельно определяет, кто из работников будет иметь доступ к личной документации коллег. Обычно перечень привилегированных сотрудников стараются делать не слишком длинным, чтобы лишний раз подстраховать себя от утечки информации.
Приказ директора
Приказ директора о внесении изменений в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным, необходимо издать сразу же по нескольким причинам. Постараемся разобраться поподробнее.
Во-первых, такое распоряжение официально расширит полномочия сотрудника, что в свою очередь позволит ему пользоваться новыми привилегиями в рабочих целях.
Во-вторых, с правом доступа придет также и ответственность за нераспространение информации. В отдельных случаях ситуация может дойти даже до возбуждения уголовного дела по соответствующей статье. Персональные данные о человеке защищаются Конституцией Российской Федерации и рядом федеральных законов. Выход за дозволенные законом и работодателем рамки будет означать совершение преступления.
В-третьих, на основании такого приказа к заработной плате сотрудника может быть назначена определенная доплата. Дело в том, что дополнительная ответственность практически всегда означает дополнительное вознаграждение.
Что касаемо самих изменений в перечне, причин для их внесения существует немало. Самое банальное – это увольнение одного из сотрудников. В таком случае придется вычеркнуть его из списка, добавить туда нового работника.
Форма документа
Говоря о форме приказа о внесении изменений в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов для составления такого рода документов. Если до 2014 года Минтруд и Госкомстат еще как-то пытались регулировать внутренний документооборот частных фирм и муниципальных ведомств, то сейчас данный вопрос пущен на самотёк. Единственное, чем мы можем руководствоваться, – это общие правила делового документооборота.
По структуре приказ о внесении изменений должен состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, а также реквизитов. Каждый отдельно взятый структурный элемент имеет свои уникальные правила по части оформления.
Написать текст мы должны будем в печатном виде, поскольку рукописный способ в случае с распорядительной документацией не используется вовсе. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить приказ
Начинаем работу с приказом с заполнения его шапки. В верхней части листа бумаги потребуется прописать полное наименование фирмы, её организационно-правовую форму. Далее укажем название текущего распоряжения и присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной номенклатуре дел. Не забываем также оставить дату и место формирования распоряжения. Под местом следует понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт.
Ниже по документу приступаем к оформлению описательно-мотивировочной части нашего приказа. Здесь начальник должен сослаться на обстоятельства, которые и стали поводом для внесения изменений в перечень лиц, написать слово «приказываю», начать в столбик перечислять имеющиеся распоряжения по теме:
- исключить такого-то сотрудника из перечня лиц, имеющий доступ к персональным данным;
- включить такого-то сотрудника из перечня лиц, имеющий доступ к персональным данным;
- кадровику ознакомить всех причастных с содержанием настоящего приказа;
- возложить контроль за исполнением приказа на одного из подчинённых или же оставить его за собой.
В завершение работы с официальной бумагой нужно будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату составления документа. Теперь, когда приказ уже полностью оформлен, останется только передать его подчинённым на исполнение. Как только весь перечень мероприятий останется позади, можно будет назвать ситуацию завершенной.
Примерный образец
