Приказ о внедрении корпоративного портала – это официальный организационно-распорядительный документ, закрепляющий решение руководства компании о введении в эксплуатацию единой цифровой платформы для коммуникации сотрудников, обмена информацией, хранения документов и взаимодействия подразделений. Приказ утверждает цели внедрения портала, назначает ответственных лиц, устанавливает порядок выполнения работ и вводит правила его использования всеми работниками.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуЗначение корпоративного портала
Корпоративный портал является ключевым инструментом современной компании. Он обеспечивает упорядоченный обмен информацией между сотрудниками, исключает дублирование процессов и создаёт условия для централизованного управления данными.
Для работников портал становится единым входом в информационное пространство организации: здесь можно получать актуальные документы, внутренние новости, методические материалы, графики работы, заявки на отпуск или командировки.
Для руководства портал позволяет контролировать выполнение задач, повышать прозрачность деятельности подразделений, оптимизировать документооборот и ускорять согласование управленческих решений.
Значение приказа заключается в том, что он делает внедрение корпоративного портала обязательным для всех подразделений, а также закрепляет систему ответственности за его использование.
Участники процесса
Внедрение корпоративного портала требует совместной работы различных служб:
- IT-отдел – отвечает за техническую реализацию: выбор программной платформы, настройку серверов, интеграцию с другими системами (CRM, ERP, кадровыми программами).
- Служба информационной безопасности – обеспечивает защиту данных, настройку прав доступа, контроль над безопасностью каналов связи.
- Отдел кадров – размещает на портале внутренние регламенты, документы по персоналу, формирует личные кабинеты сотрудников.
- Финансовая служба – интегрирует портал с системами учёта и отчётности, организует возможность подачи заявок и согласования бюджетов.
- Руководители подразделений – определяют перечень материалов и сервисов, которые должны быть доступны сотрудникам их команд.
- Отдел корпоративных коммуникаций – отвечает за информационное наполнение портала: новости, объявления, обучающие материалы, базы знаний.
Таким образом, внедрение корпоративного портала является комплексным проектом, требующим скоординированных усилий всей организации.
Этапы внедрения
- Подготовительный этап – анализ потребностей компании, выбор программной платформы, определение бюджета и формирование рабочей группы.
- Проектирование и разработка – настройка структуры портала, разработка интерфейсов, интеграция с внутренними системами.
- Тестирование – проверка функционала на ограниченной группе пользователей, выявление ошибок и внесение корректировок.
- Ввод в эксплуатацию – запуск портала в промышленный режим, открытие доступа всем сотрудникам.
- Обучение персонала – проведение инструктажей, подготовка видеоуроков и справочных материалов, консультирование сотрудников.
- Поддержка и развитие – регулярное обновление контента, расширение функционала, совершенствование защиты данных.
Роль приказа
Приказ закрепляет решение о внедрении корпоративного портала и вводит его в обязательное использование. В документе указываются сроки внедрения, назначаются ответственные исполнители, определяются механизмы финансирования проекта.
Кроме того, приказ утверждает правила работы с корпоративным порталом, включая регистрацию сотрудников, порядок размещения информации, требования к ведению электронных документов и контроль за соблюдением этих правил.
Таким образом, приказ превращает портал из технического проекта в элемент корпоративной культуры, обязательный для всех сотрудников и руководителей.
Дополнительные аспекты
Особое внимание в приказе уделяется вопросам интеграции корпоративного портала с другими системами предприятия: бухгалтерией, кадровыми системами, CRM и ERP. Это позволяет сформировать единое информационное пространство, исключить дублирование информации и ускорить обработку данных.
Также важным является вопрос информационной безопасности. Приказ может предусматривать использование корпоративных сертификатов доступа, разграничение прав пользователей, ведение журналов активности и организацию резервного копирования.
Ещё один аспект – мотивация сотрудников к использованию портала. Для этого в документе может быть предусмотрено проведение обучающих мероприятий, поощрение активных пользователей и включение работы с порталом в систему KPI.
Со временем корпоративный портал становится основой внутренней цифровой среды организации, формируя культуру открытого обмена информацией и взаимодействия между подразделениями.
Инструкция по оформлению
Приказ о внедрении корпоративного портала оформляется на фирменном бланке организации с указанием реквизитов. Во вводной части документа приводятся основания для его принятия: стратегические цели компании, результаты анализа потребностей, решение руководства или совета директоров.
В распорядительной части приказа указываются:
- утверждение решения о внедрении корпоративного портала;
- назначение ответственных лиц и подразделений;
- установление сроков и этапов реализации проекта;
- порядок обучения сотрудников и информирования о правилах работы с порталом;
- требования к безопасности данных и защите информации;
- формы контроля за использованием портала и отчётности руководителей.
Обязательно указывается, что все сотрудники организации обязаны использовать корпоративный портал в рамках своих должностных обязанностей.
Приказ подписывается директором, регистрируется в журнале приказов и доводится до сведения работников под роспись.
Примерный образец
