Приказ о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это официальное распоряжение руководства организации, закрепляющее замену бумажного кадрового документооборота электронным форматом с использованием юридически значимых инструментов. В рамках настоящего материала мы рассмотрим ключевые аспекты внедрения КЭДО, включая его сущность, нормативные основы, этапы перехода и организационные меры.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуСущность кадрового документооборота
Кадровый документооборот — это система создания, обработки, хранения и передачи документов, связанных с трудовыми отношениями: приказов, трудовых договоров, личных дел сотрудников и отчетности. Он необходим для обеспечения законности кадровых операций, защиты прав работников и работодателей, а также для выполнения требований контролирующих органов.
Электронный формат (КЭДО) позволяет автоматизировать эти процессы, сокращая время на подготовку документов и минимизируя риски ошибок.
Преимущества электронного кадрового документооборота
Ключевое преимущество КЭДО — ускорение процессов: согласование приказов, подписание допсоглашений и формирование отчетности занимают минуты вместо дней. Электронный формат исключает потерю документов, обеспечивает централизованное хранение данных и мгновенный доступ к ним для уполномоченных лиц.
Автоматизация снижает нагрузку на HR-отдел, позволяя перераспределить ресурсы на стратегические задачи. Кроме того, КЭДО повышает прозрачность кадровых операций и упрощает аудит, что критично для соблюдения трудового законодательства.
Роль приказа директора в переходе на КЭДО
Приказ руководителя организации — это правовая основа для перехода на электронный кадровый документооборот. В документе фиксируются сроки внедрения системы, назначаются ответственные за ее реализацию сотрудники и утверждаются правила работы с электронными документами. Приказ также обязывает всех участников процесса использовать электронные подписи, обеспечивая юридическую значимость операций.
Без этого распоряжения изменения не имеют обязательной силы, что может привести к несогласованности между отделами и конфликтам при проверках.
Нормативная база кадрового электронного документооборота
Внедрение КЭДО регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который придает юридический статус документам, подписанным квалифицированной электронной подписью (КЭП). Трудовой кодекс РФ (ст. 312.1–312.5) разрешает использование электронных документов в кадровой работе при условии согласия сотрудника.
Дополнительные требования содержатся в Приказе Росархива № 236, устанавливающем правила хранения электронных кадровых документов, и в законе № 152-ФЗ «О персональных данных», который обязывает обеспечивать защиту информации.
Оформление электронной подписи для работы в КЭДО
Для участия в кадровом электронном документообороте сотрудникам, ответственным за подписание документов, требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Ее оформление осуществляется через аккредитованные удостоверяющие центры, которые проверяют личность заявителя и выпускают сертификат с ключом подписи. Внутри организации необходимо утвердить регламент использования КЭП: определить перечень документов, для которых она обязательна, и организовать обучение сотрудников.
Важно внедрить меры защиты ключей от компрометации, например, использование токенов или облачных хранилищ с двухфакторной аутентификацией.
Переход на кадровый электронный документооборот — это шаг к цифровой трансформации HR-процессов, который повышает их эффективность и соответствие законодательству. Приказ руководителя служит отправной точкой для изменений, а электронная подпись обеспечивает легитимность операций.
Соблюдение нормативных требований, обучение сотрудников и интеграция КЭДО в рабочие процессы позволяют организациям минимизировать риски, оптимизировать ресурсы и создать прозрачную систему управления кадровыми документами.
Инструкция по оформлению распоряжения
Структурно приказ директора состоит из следующих структурных элементов: шапки, преамбулы, основной части, подписи директора и ознакомительного листа, в котором все причастные работники расписываются за то, что информация до них доведена в полном объеме. Каждый отдельно взятый элемент оформляется по-своему.
Первым делом нам следует обратить внимание на шапку. Здесь указывается название компании, в которой принимается решение, а также наименование распоряжения, его уникальный номер, дата издания. Подобного набора реквизитов окажется вполне достаточно, чтобы посчитать шапку распоряжения оформленной максимально корректно.
Следом принимаемся за оформление преамбулы. В этой части потребуется оставить ссылку на нормативный акт, который и стал поводом для принятия соответствующего решения.
Следующим шагом руководитель объявляет о переходе организации на КЭДО. Также необходимо решить вопрос о том, кто их работников будет следить за исполнением распоряжения. Чаще всего контроль за исполнением распоряжения директор оставляет за собой.
В завершение работы с документом начальник расписывается, передает приказ кадровику на издание, ознакомление и последующее хранение. Сам распорядительный документ должен храниться в накопителе в течение, как минимум, пяти лет.
Примерный образец
