Приказ о ведении журнала выбытия и прибытия командированных работников – это распорядительный документ, в соответствии с которой руководитель компании может назначить ответственного за ведение журнала выбытия и прибытия сотрудников, направляемых в командировки. Сегодня мы разберемся, что представляет собой такой журнал, зачем он вообще нужен, кто обычно несет ответственность за заполнение подобных ведомостей.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о ведении журнала выбытия и прибытия командированных работников
Бланк приказа о ведении журнала выбытия и прибытия командированных работников
Журнал командировок
Журнал командировок в соответствии с действующим законодательством не является обязательным документом для наличия в каждой организации без исключения. Предполагается, что данный журнал относится к той разновидности документов, которая призвана урегулировать внутренний документооборот компании, сделать его более удобным, гибким и отзывчивым.
Сам по себе журнал является, по сути дела, ведомостью, в которой сотрудники будут ставить свои росписи при направлении в командировку и по факту возвращения из неё. В наличии такого журнала есть необходимость для организаций, имеющих довольно-таки большое число сотрудников, регулярно направляемых в командировки. Например, фирма может заниматься оказанием каких-то услуг по всей России, направляя своих работников в различные регионы на исполнение заявок. Журнал позволит отследить, какие сотрудники свободны на данный момент, какими ресурсами обладает предприятие прямо сейчас.
Журнал можно приобрести в любом канцелярском магазине либо же заказать у поставщика вместе с офисной бумагой и другой канцелярией.
Ответственный за журнал
Человек, несущий ответственность за журнал, определяется руководством фирмы в индивидуальном порядке. В теории это может быть кадровик или же начальник отдела, структурного подразделения. В подавляющем большинстве случаев полномочия по ведению журнала возлагаются именно на непосредственного руководителя тех работников, которые и ездят в служебные поездки. Именно руководитель должен первым узнавать о возвращении своего подчинённого из командировки, чтобы проставить отметку в журнале и выдать человеку новую задачу.
Трудовой кодекс Российской Федерации, говоря о заработной плате и её выплате, предполагает, что чем больше ответственности лежит на сотруднике, тем большую заработную плату он должен получать за свою работу. Очевидно, что ответственность за ведение журнала прибавит исполнителю работы, которая также должна быть по достоинству оплачена предприятием.
Также отметим, что возложить на сотрудника дополнительную ответственность можно лишь при условии получения его согласия. В противном случае решение начальника не будет иметь должной юридической силы, его можно будет оспорить. Добровольное согласие на ответственность подтвердит письменное обращение подчинённого в адрес руководства фирмы, выраженное в форме заявления или же служебной записки. По сути дела, оба этих документа будут обладать идентичной юридической значимостью.
Форма документа
Говоря о форме приказа о ведении журнала выбытия и прибытия командированных работников, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов для составления документов такого толка. Отсюда получается, что единственное, чем мы сможем руководствоваться в своей работе, – это общие правила делового документооборота. Также не лишним будет обращать внимание на деловые бумаги схожего толка. До 2014 года Госкомстат и Минтруд еще пытались вмешиваться во внутренний документооборот частных компаний и муниципальных ведомств, то сейчас этот вопрос пущен на самотёк.
По структуре приказ о ведении журнала должен состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей. Каждый отдельно взятый структурный элемент имеет свои уникальные правила по части оформления, о которых мы поговорим уже в следующем подпункте.
Написать текст приказа исполнителю в любом случае придется самостоятельно и в машинописном виде, поскольку рукописный способ в вопросе распорядительной документации не используется вовсе. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить приказ
Приказ о ведении журнала выбытия и прибытия командированных работников нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В верхней части документа исполнитель прописывает полное наименование фирмы, внутри которой и принимается решение, а также её организационно-правовую форму. Далее начальник обозначит название текущего распоряжения и присвоит ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем также оставить дату и место составления приказа. Под местом следует понимать лишь населенный пункт, в котором происходят события.
Ниже по документу руководитель ссылается на необходимость систематизации документооборота и урегулировании вопроса относительно командирования сотрудников, пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся у него распоряжения по теме, а именно:
- возложить ответственность за ведение журнала выбытия и прибытия командированных работников на такого-то сотрудника;
- кадровику ознакомить ответственного сотрудника за ознакомление с содержанием настоящего приказа;
- возложить контроль за исполнение приказа на одного из сотрудников или же оставить его за руководителем.
В завершение работы с документом следует расписаться за всё вышеизложенное и расшифровать оставленный на бумаге автограф. Теперь, когда наше распоряжение уже полностью оформлено, останется только отдать его на исполнение в отдел кадров.
Примерный образец
