Приказ о создании рабочей группы по разработке Правил внутреннего контроля - это распорядительный документ руководителя организации, санкционирующий формирование временного коллектива для создания комплекса мер по управлению рисками. В рамках настоящего материала мы рассмотрим ключевые аспекты подготовки такого приказа, состав группы, содержание ПВК, вопросы мотивации и детали оформления распоряжения.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о создании рабочей группы по разработке Правил внутреннего контроля
Бланк приказа о создании рабочей группы по разработке Правил внутреннего контроля
Рабочая группа
Рабочая группа представляет собой специально созданный временный орган для решения конкретной задачи. В данном случае ее миссией является разработка полноценных Правил внутреннего контроля организации. Члены группы отвечают за анализ рисков, проектирование контрольных процедур и документирование всех аспектов системы. Они обеспечивают соответствие разрабатываемых правил законодательству и специфике бизнеса компании. Группа действует до момента утверждения ПВК руководством.
Состав группы формируется из сотрудников, обладающих необходимой экспертизой в ключевых областях. Обязательно привлекаются представители финансово-экономических служб и внутреннего аудита. Юристы обеспечивают соответствие нормам закона о ПОД/ФТ и иным требованиям. Руководители операционных подразделений вносят знание бизнес-процессов. Информационные технологии требуют участия ИТ-специалистов для контроля автоматизированных систем. Возглавляет группу обычно ответственный за ПОД/ФТ или высокопоставленный менеджер.
Правила внутреннего контроля
Правила внутреннего контроля (ПВК) – это внутренний документ организации. Он устанавливает единые требования к процедурам управления рисками, включая финансовые, операционные и комплаенс-риски. ПВК регламентируют порядок идентификации клиентов, оценки рисков, мониторинга операций и информирования руководства. Разработка ПВК часто является прямым требованием законодательства, особенно в финансовом секторе. Документ служит основой для построения эффективной системы управления рисками компании.
Разработка ПВК требует совместных усилий специалистов разного профиля. Юристы и комплаенс-офицеры формируют правовую основу и требования к проверкам. Финансовые директора и аудиторы разрабатывают процедуры финансового контроля и анализа рисков. Руководители подразделений описывают контрольные точки в своих процессах. Специалисты по безопасности и ИТ создают механизмы защиты данных и автоматизации контроля. Итоговый документ утверждается первым лицом организации и доводится до сведения сотрудников.
Вознаграждение участникам
Участие в разработке ПВК является сложной и ответственной дополнительной задачей. Трудовое законодательство не обязывает автоматически платить за эту работу сверх оклада. Однако создание ПВК требует глубокого погружения и значительных временных затрат от участников группы. Это часто выходит за рамки их стандартных должностных обязанностей и функционала. Поэтому вопрос вознаграждения заслуживает внимания руководства.
Компании вправе устанавливать формы поощрения за вклад в создание важных внутренних документов. Возможна разовая премия по факту успешного утверждения ПВК уполномоченными органами. Альтернативой может стать ежемесячная надбавка на период активной работы группы. Конкретный вид и размер стимулирования зависят от политики компании и сложности задачи. Решение о наличии и форме вознаграждения обязательно отражается в тексте приказа. Это мотивирует участников и признает их вклад.
Роль приказа
Приказ генерального директора легализует создание рабочей группы и наделяет ее необходимыми полномочиями. Он придает формальный статус деятельности коллектива внутри организации. Документ четко закрепляет персональный состав группы и распределение ролей. Без официального приказа работа группы может быть неэффективной из-за отсутствия мандата. Это особенно важно для доступа к конфиденциальной информации.
Приказ устанавливает конкретные сроки выполнения этапов разработки ПВК. Он обязывает всех участников группы и привлекаемых сотрудников приоритизировать эту задачу. Документ определяет порядок взаимодействия внутри группы и с другими службами. Приказ служит основанием для запроса необходимых ресурсов и информации. Он минимизирует организационные конфликты и задержки в работе. Распоряжение создает необходимую правовую и административную базу.
Оформление приказа
Оформление приказа осуществляется согласно правилам делопроизводства компании. Шапка включает полное наименование организации, слово "ПРИКАЗ" прописными буквами, номер, дату и место издания. Заголовок должен точно отражать цель: "О создании рабочей группы по разработке Правил внутреннего контроля". Констатирующая часть обосновывает необходимость разработки ПВК, ссылаясь на законодательство и потребности бизнеса. Указываются цели создания группы и ожидаемые результаты работы.
Распорядительная часть ("ПРИКАЗЫВАЮ:") содержит конкретные указания. Первый пункт объявляет о создании группы с указанием ее цели и конечного срока деятельности. Второй пункт утверждает персональный состав, включая председателя, членов и их должности. Третий пункт детализирует основные задачи группы: анализ рисков, разработка процедур, подготовка проекта ПВК, организация согласования. Четвертый пункт закрепляет права группы на доступ к информации. Пятый пункт устанавливает вознаграждение при его наличии. Шестой пункт назначает ответственных за ресурсное обеспечение и контроль исполнения.
Приказ подписывается руководителем организации с указанием его должности и расшифровки подписи. Подпись директора придает документу юридическую силу и обязательность исполнения. Документ регистрируется в установленном порядке в журнале приказов. Регистрационный номер и дата являются обязательными реквизитами. Это необходимо для учета, контроля исполнения и дальнейшего архивного хранения документа.
Все сотрудники, назначенные в приказе, обязаны ознакомиться с ним под подпись. Ознакомление оформляется на самом приказе или на отдельном листе. Копии приказа направляются в структурные подразделения участников группы и в бухгалтерию. Бухгалтерия использует копию для начисления установленных выплат. Оригинал приказа хранится в делах организации согласно номенклатуре. Правильное оформление завершающего этапа обеспечивает прозрачность и исполнительскую дисциплину. Это основа для создания эффективной системы внутреннего контроля.
Примерный образец
