Приказ о создании рабочей группы для координации работ по проектированию — это управленческий документ, издаваемый руководителем организации или ответственным лицом (например, техническим директором). Его цель — сформировать временную коллегиальную структуру из специалистов различных подразделений для обеспечения согласованного, эффективного и своевременного выполнения задач, связанных с разработкой проектной документации на объект, продукт или систему. Без такого формального решения координация часто бывает хаотичной и неэффективной.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о создании рабочей группы для координации работ по проектированию
Бланк приказа о создании рабочей группы для координации работ по проектированию
Назначение и необходимость
Создание рабочей группы по координации проектирования необходимо для преодоления разобщенности между разными отделами (конструкторским бюро, технологическим отделом, отделом главного механика/энергетика, сметно-договорным отделом, службой заказчика, закупок и др.), вовлеченными в проект. Она служит центральной точкой консолидации информации, разрешения противоречий, согласования решений и контроля сроков на этапе проектирования.
Основные цели группы: обеспечить единое понимание технического задания всеми участниками; синхронизировать работу смежных подразделений; оперативно выявлять и устранять коллизии в проектной документации; контролировать соблюдение сроков разработки разделов проекта; обеспечивать соответствие проекта исходным данным, нормативам, требованиям заказчика и бюджетным ограничениям; подготовить комплексную проектную документацию к утверждению.
Последствия создания группы
Издание приказа влечет за собой обязательное выделение рабочего времени членов группы на выполнение порученных функций, предоставление им необходимой информации и доступа к ресурсам. Члены группы получают формальные полномочия для взаимодействия по вопросам проекта в рамках своих компетенций, а председатель группы — право созывать совещания, ставить задачи и контролировать их исполнение участниками группы.
С момента создания группы на нее официально возлагается ответственность за достижение поставленных целей проектирования в установленные сроки. Ее решения (зафиксированные в протоколах совещаний), согласованные в установленном порядке, становятся обязательными для исполнения всеми вовлеченными подразделениями. Группа становится основным инструментом управления проектом на стадии проектирования.
Ответственность и риски отсутствия группы
Председатель рабочей группы несет персональную ответственность за организацию ее работы, достижение поставленных целей и своевременное информирование руководства о проблемах и рисках. Члены группы ответственны за качественное и своевременное выполнение порученных им задач в рамках группы и представление интересов своих подразделений. Ответственность закрепляется в приказе и протоколах.
Для проекта и организации отсутствие формально созданной координирующей группы грозит серьезными рисками: срывы сроков проектирования из-за несогласованности, появление ошибок и коллизий в проекте (обнаруживаемых уже на стадии строительства или эксплуатации), рост стоимости проекта из-за переделок, конфликты между подразделениями, невыполнение требований заказчика и, как следствие, финансовые потери и репутационный ущерб.
Роль приказа руководителя
Приказ уполномоченного руководителя является единственным легитимным основанием для формирования рабочей группы и наделения ее формальными полномочиями внутри организации. Он придает группе необходимый административный вес, позволяя ей требовать исполнения решений от структурных подразделений. Без приказа группа не имеет официального статуса, а ее решения могут игнорироваться.
Приказ обязателен для исполнения всеми упомянутыми в нем сотрудниками и подразделениями. Он четко определяет зону ответственности группы и снимает эту задачу с общего руководства, делегируя ее на уровень специалистов. Приказ также служит основанием для включения работы в группе в должностные обязанности или планы работ сотрудников и для оценки их участия в проекте.
Инструкция по оформлению приказа
Составление приказа требует точности формулировок. Стандартная структура включает: наименование организации, заголовок, дату, номер, место составления. Содержательная часть состоит из констатирующей (вводной) части и распорядительной части с конкретными пунктами-поручениями.
В констатирующей части обязательно указываются веские основания для создания группы. Это: название и шифр проекта (например, "Проектирование цеха №3"), ссылка на утвержденное Техническое задание или решение о начале проектирования, необходимость обеспечения комплексного подхода и межфункциональной координации, требование соблюдения жестких сроков проектирования и/или сложность технических задач проекта.
Ключевые пункты приказа
Первым пунктом распорядительной части является непосредственное решение о создании рабочей группы. Указывается ее точное наименование (например, "Рабочая группа по координации проектирования объекта 'Цех №3'") и срок, на который она создается (например, "на период с 01.11.2024 по 31.03.2025" или "до завершения этапа разработки проектной документации").
Вторым критически важным пунктом утверждается персональный состав рабочей группы с указанием ФИО, должностей и подразделений каждого члена. Четко определяется, кто является Председателем (руководителем) группы.
Третьим ключевым пунктом утверждаются основная цель и ключевые задачи группы, а также план-график ее работы (или поручается его разработка Председателю в определенный срок). Задачи формулируются конкретно (напр., "Согласование разделов проекта", "Контроль сроков сдачи разделов", "Разрешение технических коллизий").
Четвертым пунктом устанавливается периодичность и форма отчетности группы перед руководством (например, "Предоставлять сводный отчет о ходе проектирования и работе Группы еженедельно Техническому директору").
Приказ подписывается уполномоченным руководителем (Генеральным директором, Техническим директором), регистрируется и в обязательном порядке доводится до сведения всех членов группы и руководителей заинтересованных подразделений под роспись.
Ответственность за контроль исполнения приказа обычно возлагается на Председателя рабочей группы или непосредственного руководителя проекта. Первым практическим шагом после издания приказа должно быть организационное собрание группы под руководством Председателя, на котором детально обсуждаются задачи, план работы, распределяются обязанности среди членов и утверждается регламент работы (частота и формат совещаний).
Только после этого группа начинает полноценно функционировать.
Примерный образец
