Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — это организационно-распорядительный документ, закрепляющий конкретные задачи и зоны ответственности за работниками подразделения или организации. В рамках настоящего материала мы рассмотрим правовые основы, практическое значение и порядок оформления такого распоряжения.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками
Бланк приказа о распределении обязанностей между сотрудниками
Понятие и фиксация трудовых обязанностей
Обязанности сотрудника представляют собой конкретный перечень задач и работ, которые он должен выполнять в соответствии с занимаемой должностью. Основными документами, фиксирующими обязанности, являются трудовой договор (ст. 57 ТК РФ) и должностная инструкция. Дополнительно функции могут уточняться в локальных нормативных актах организации — положениях о подразделениях, регламентах работы.
Важно, чтобы распределение обязанностей соответствовало квалификации работника и не противоречило условиям трудового договора. Все изменения должны оформляться в установленном порядке с соблюдением норм трудового законодательства.
Основания для перераспределения обязанностей
Необходимость распределения функций между сотрудниками возникает при различных организационных изменениях. Типичными случаями являются: реорганизация структуры компании, внедрение новых бизнес-процессов, временное отсутствие сотрудника (отпуск, болезнь). Также перераспределение может потребоваться при оптимизации штатного расписания или изменении технологии работы.
Особое значение имеет коллективная форма организации труда, когда задачи распределяются между группой специалистов. Во всех случаях изменения должны быть обоснованы производственной необходимостью и соответствовать профессиональным качествам работников.
Значение и содержание приказа
Приказ руководителя служит юридическим основанием для изменения объема и содержания работы сотрудников. Документ четко фиксирует новые зоны ответственности, что помогает избежать дублирования функций и конфликтов в коллективе. В приказе должны быть указаны: перечень перераспределяемых обязанностей, ответственные сотрудники, сроки введения изменений.
Особое внимание уделяется случаям, когда у работников появляются дополнительные задачи — здесь важно предусмотреть компенсационные меры. Приказ является доказательством правомерности действий работодателя при возможных трудовых спорах.
Права работника при несогласии
Если сотрудник не согласен с новым распределением обязанностей, он вправе потребовать обоснования изменений. Когда новые задачи выходят за рамки трудовой функции (ст. 60 ТК РФ), требуется обязательное согласие работника. В случае спора можно обратиться в комиссию по трудовым спорам или государственную инспекцию труда.
При существенном изменении условий труда (ст. 74 ТК РФ) работник может отказаться от продолжения работы с выплатой компенсации. Все разногласия рекомендуется решать путем переговоров до издания приказа.
Инструкция по оформлению приказа
Приказ составляется на фирменном бланке организации и включает несколько обязательных частей. Вводная часть содержит наименование организации, номер и дату документа, краткое описание причин изменений. Основная часть четко формулирует: какие именно обязанности перераспределяются, между какими сотрудниками, на какой срок. Для работников с дополнительной нагрузкой указываются компенсационные меры — доплаты, изменение графика и т.д.
В заключительной части назначаются ответственные за исполнение приказа лица и сроки реализации изменений. Документ подписывается руководителем и регистрируется в журнале приказов. Все затронутые сотрудники должны быть ознакомлены с приказом под роспись, при отказе от подписи составляется соответствующий акт.
Рекомендации по кадровому сопровождению
После издания приказа кадровая служба должна внести изменения в должностные инструкции или оформить дополнительные соглашения к трудовым договорам. Важно организовать разъяснительную работу с сотрудниками, особенно при значительном изменении трудовой функции. При необходимости следует провести дополнительное обучение или стажировку.
Все спорные вопросы лучше решать на этапе подготовки приказа. Документ хранится в номенклатурном деле организации в течение установленного срока (обычно 5 лет) и может использоваться при разрешении трудовых споров.
После издания приказа о распределении обязанностей кадровая служба должна обеспечить его правильное хранение и учет. Оригинал документа подшивается в отдельную папку с приказами по личному составу, а его копия может быть передана руководителям соответствующих подразделений для ознакомления сотрудников. Особое внимание следует уделить срокам хранения – такие приказы должны сохраняться в организации не менее 5 лет (а в некоторых случаях, например при изменении существенных условий труда, до 75 лет).
Все изменения в распределении обязанностей должны своевременно отражаться в кадровых документах работников, включая личные карточки и базы данных. Регулярная актуализация информации поможет избежать путаницы и конфликтных ситуаций в будущем.
Примерный образец
