Приказ - о проведении в организации конференции – это документ, инициирующий подготовку и проведение значимого корпоративного мероприятия. Он устанавливает цели, ответственных, сроки и ресурсы для успешной организации события. В рамках настоящего материала рассматриваются ключевые разделы приказа и их содержание. Четкая регламентация процесса обеспечивает эффективность и слаженность работы всех служб.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОснование и цели проведения
Приказ издается для реализации решения руководства о проведении конференции по актуальной тематике. Основанием может служить план развития компании, необходимость обучения персонала или обсуждения стратегических инициатив. Конференция призвана решить конкретные бизнес-задачи, обозначенные топ-менеджментом. Цели должны быть сформулированы максимально конкретно и измеримо.
Основными целями обычно являются обмен опытом, презентация новых продуктов или технологий, повышение квалификации сотрудников. Дополнительно конференция способствует укреплению корпоративного духа и нетворкингу между подразделениями. Указание четких целей в приказе задает вектор работы организационного комитета. Достижение этих целей будет оцениваться по итогам мероприятия.
Ответственные лица и сроки
Приказом назначается ответственный за общую организацию и проведение конференции (часто это заместитель руководителя или начальник профильного департамента). На него возлагается координация работы всех привлекаемых служб и подрядчиков. Утверждается состав организационного комитета или рабочей группы с распределением функций. Каждый член комитета получает конкретные задачи в зоне своей ответственности.
Устанавливаются ключевые контрольные сроки для этапов подготовки: разработка программы, утверждение сметы, заключение договоров, рассылка приглашений. Определяется точная дата и время проведения самого мероприятия. Сроки должны быть реалистичными и учитывать необходимые резервы времени. Ответственные лица обязаны регулярно отчитываться о ходе выполнения порученных задач.
Программа и участники
Приказом утверждается предварительная тематика и структура программы конференции. Указываются основные блоки (пленарные заседания, секции, мастер-классы, дискуссии). Определяется регламент выступлений докладчиков и время на обсуждения. Программа должна быть сбалансированной и соответствовать заявленным целям мероприятия.
Устанавливается состав участников конференции (руководство, ключевые сотрудники, приглашенные эксперты, представители филиалов). Определяется порядок регистрации участников и получения ими материалов. Указывается предполагаемое общее количество человек. При необходимости прописываются требования к подготовке докладов или презентаций со стороны выступающих.
Бюджет и ресурсное обеспечение
Приказом утверждается общая смета расходов на проведение конференции с указанием источников финансирования (бюджет подразделения, целевые средства компании). Основные статьи затрат включают аренду площадки, техническое оснащение, услуги кейтеринга, транспортные расходы, полиграфию, оплату приглашенных спикеров. Ответственный за бюджет обязан строго соблюдать утвержденные лимиты.
Определяется место проведения конференции (конференц-зал компании, арендованная площадка, бизнес-отель). Утверждается перечень необходимого оборудования (проекторы, экраны, звук, микрофоны, Wi-Fi). Указывается ответственное подразделение за предоставление и настройку техники. Обеспечение участников питанием (кофе-брейки, обед) также регламентируется приказом.
Контроль исполнения
Ответственный за организацию конференции обязан предоставлять устные или письменные доклады о ходе подготовки на имя руководителя, подписавшего приказ. Периодичность отчетности устанавливается в самом документе (например, еженедельно). В отчетах отражается выполнение плана-графика, освоение бюджета и возникающие сложности.
Генеральный директор или уполномоченное лицо осуществляют общий контроль за исполнением приказа. На финальном этапе ответственный представляет итоговый отчет о проведении конференции, включая финансовый отчет и оценку достижения целей. Неисполнение пунктов приказа в установленные сроки влечет за собой применение мер дисциплинарного воздействия.
Оформление приказа
Приказ содержит полные реквизиты организации, регистрационный номер и дату издания. В констатирующей части кратко обосновывается необходимость проведения конференции и ссылаются на решение руководства. Указываются цели и ожидаемые результаты от мероприятия. Эта часть придает документу легитимность и значимость.
Распорядительная часть четко структурирована по пунктам: назначение ответственных, утверждение сроков и программы, определение участников, утверждение бюджета и места проведения, организация контроля. Каждый пункт содержит конкретные поручения. Приказ подписывается руководителем организации, а ответственные лица знакомятся с ним под подпись.
Примерный образец
