Приказ о проведении ревизии в магазине

Приказ о проведении ревизии в магазине – это распорядительный документ, в соответствии с которым группа сотрудников предприятия осуществляет проверку в торговой точке. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Ревизия

Следует отличать ревизию от инвентаризации. Это довольно схожие понятия, однако между ними есть большая разница. Инвентаризация направлена в первую очередь на учёт товарно-материальных ценностей (количество). Ревизия имеет более комплексный характер. Вместе с учётом товара осуществляется проверка учётной документации на момент соответствия закону. Ответственные лица могут быть привлечены к дисциплинарной или даже уголовной ответственности. Действующая редакция Уголовного кодекса определяет в качестве преступлений присвоение и растрату.

Цели проведения

Как уже было сказано выше, основной целью проведения ревизии является проверка товара и «чистоты» учётной документации. Однако можно выделить и факультативные задачи. К ним можно отнести поддержание уровня трудовой дисциплины. Если сотрудники торговой точки будут знать, что в любой момент может нагрянуть проверка, они будут работать лучше.

Как часто проводятся проверки

Частота проведения ревизии определяется руководством организации. На практике можно выделить следующие варианты:

• запланированная проверка один раз в определённый период;
• внезапная проверка.

На практике преобладает именно внезапная проверка. Так администрация магазина не успеет скрыть все факты незаконной деятельности.

Процедура

Ревизия всегда проводится специально назначенной комиссией. Руководитель организации самостоятельно выбирает её состав. Члены комиссии должны обладать определёнными навыками, уровнем образования, степенью квалификации и опытом работы. Рекомендуется назначить юриста, главного бухгалтера, аудитора. Состав комиссии состоит как минимум из трёх человек, один из которых будет представителем администрации торговой точки. Так итоговое заключение будет объективным.

Регламент ревизии

Порядок и сроки проведения устанавливаются руководителем компании и зависят от объёма предстоящей работы. При проведении ревизии магазин придётся закрыть. Каждый день простоя – это определённые убытки для компании. Именно поэтому необходимо осуществить проверку как можно быстрее.

Кто пишет и исполняет приказ

Несмотря на то, что вся распорядительная документация издаётся от имени руководителя компании, фактическим написанием приказа зачастую занимается другой человек. Директор в устной форме поручает эту обязанность одному из своих подчинённых. В теории написать приказ может любой сотрудник, обладающий общим пониманием о работе с официальными бумагами. На практике распоряжение составляет секретарь, кадровик или бухгалтер.

Исполнение приказа о проведении инвентаризации имеет комплексный характер и требует усилий нескольких работников. Исполнителями будут являться все члены комиссии. Они распределят обязанности между друг другом. Председатель комиссии подготовит письменный отчёт.

Форма документа

В настоящий момент законодательство не обязывает руководителей предприятий составлять свои распоряжения, пользуясь какими-то общеобязательными унифицированными бланками. Все приказы пишутся в свободной форме. Следует отметить, что документ в свободной форме также имеет свои определённые особенности. В частности, речь идёт о:

• деловом языке повествования;
• конкретной структуре официальной бумаге;
• обозначении реквизитов;
• подписании документа всеми упомянутыми в нём лицами.

Написать распоряжение можно на чистом листе бумаги или на фирменном бланке компании. Выбор лежит на плечах составителя. Рекомендуется отдать предпочтение именно фирменной форме, так как на ней уже обозначены реквизиты.

Изложить текст приказа допускается как в рукописном виде с помощью чёрной или синей шариковой ручки (но не карандаша), так и в печатном при помощи компьютерных средств. Необходимо учесть, что оба варианта при условии подписания директором будут обладать идентичной юридической силой. Локальным нормативным актом организации может быть закреплено требование о составлении распорядительной документации исключительно в машинописном виде.

Объясняем, как правильно составить приказ

Первый делом следует обозначить реквизиты. В шапке документа указываем наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму. Ниже по документу пишем слово «приказ», присваиваем ему уникальный номер для внутреннего документооборота. Затем оставляем дату составления распоряжения и населённый пункт, в котором располагается предприятие.

Далее идёт мотивировочная часть. Обуславливаем причину проведения проверки. С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам обозначаем следующие положения:

• утверждаем проведение проверки в магазине. Указываем его наименование, адрес;
• в целях проведения ревизии создаём специальную комиссию, перечисляем её состав (указываем ФИО и должность согласно штатному расписанию всех членов комиссии);
• ограничиваем временные рамки осуществления проверки. По факту проведения ревизии требуем предоставить письменный отчёт;
• возлагаем ответственность за исполнение приказа. Как правило, эти полномочия передаются председателю ревизионной комиссии.

Примерный образец

Заключительным этапом будет ознакомление всех упомянутых в тексте распоряжения сотрудников с его содержанием под подпись. В последнюю очередь на официальной бумаге свой автограф оставляет директор фирмы, придавая тем самым приказу юридическую силу. С обозначенной даты в магазине начнётся проведение ревизии.