Приказ о смене печати организации – это распорядительный документ, в соответствии с которым старая печать утрачивает юридическую силу, а новая обретает. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.
Файлы для скачивания:
Печать фирмы
На сегодняшний день действующее законодательство не обязывает проштамповывать всю документацию предприятия оттисками фирменных печатей. Символ организации носит скорее факультативный характер и применяется исключительно по инициативе руководства. С точки зрения закона достаточно будет заверить документ автографом директора или иного уполномоченного лица.
Если всё же организация решает, что печать ей необходима, хранить её следует в защищённом от посторонних месте. Обычно для этих целей используется сейф. Такая процедура хранения обусловлена повышенной важностью штампа, а также осуществляется в целях физической сохранности печати.
Причины для замены
Как правило, говорить о замене печати можно в следующих случаях:
- утрата печати;
- износ;
- дефекты;
- реорганизация предприятия;
- смена реквизитов.
Приказ о замене лишит старый штамп юридической силы и передаст её новому. Это особенно актуально в случае утраты (утери) печати. В теории она может оказаться в руках мошенников. Для того, чтобы обезопасить организацию, рекомендуется в кратчайшие сроки издать распоряжение о замене печати.
Процедура
Перед тем, как утверждать оттиск новой фирменной печати, нужно разобраться со старой. Её нельзя просто положить в сейф. Печать – это своего рода подтверждающий символ. В случае замены его необходимо уничтожить. Сделать это можно силами работников фирмы или передать дело в руки профессионалов. На практике применяют дробление или поджигание. Главное, чтобы печать уже невозможно было восстановить. Чем тщательнее подойти к процедуре уничтожения, тем меньше вероятность, что злоумышленники смогут ей воспользоваться.
Оттиски печатей
На приказе о замене печати нужно проставить оттиски обоих штампов в качестве примера. Именно поэтому уничтожать старое клеймо нужно только после документального лишения его юридической силы.
Кто пишет приказ
Вся распорядительная документация организации всегда пишется от имени руководителя, однако это не означает, что составлением приказа он занимается лично. На практике имеет место устное поручение директора одному из своих подчинённых. Выбранный сотрудник должен иметь определённые навыки работы с официальными бумагами и соответствующий уровень образования. Желательно доверить эту задачу юристу или секретарю. Работник самостоятельно разрабатывает проект распоряжения и приносит начальнику на подпись. Если руководителя всё устраивает, на листе бумаги появляется его автограф.
Форма документа
В настоящий момент органы государственной власти не выдвигают требований о составлении распорядительной документации при помощи общеобязательных унифицированных бланков. Все распоряжения на практике пишутся в свободной форме. Следует учесть, что документ в свободной форме также имеет свои тонкости:
- деловой язык речи;
- конкретная структура официальной бумаги;
- наличие обоснования;
- простановка автографов всех упомянутых лиц;
- обозначение реквизитов.
Составить приказ рекомендуется на фирменном бланке предприятия, так как на нём уже будут обозначены реквизиты компании. Также всегда имеется возможность написать распоряжение на чистом листе бумаги формата А4, но в таком случае прописывать сведения об организации придётся вручную.
Исполнить текст распоряжения можно одним из двух стандартных способов: в рукописном виде с помощью чёрной или синей шариковой ручки и в машинописном варианте при помощи компьютерных средств. Необходимо отметить, что способ изложения не может повлиять на юридическую силу документа. На практике руководство компаний зачастую принимает положение, в соответствии с которым вся распорядительная документация должна составляться строго в печатном виде.
Объясняем, как составить приказ
Как уже отмечалось ранее, приказ в свободной форме имеет чёткую структуру и состоит из реквизитов, основной части и подписей сотрудников. Следует уделить должное внимание каждой из них. Начать стоит именно с реквизитов.
В шапке документа указываем полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму (ООО, ПАО и т.д.). Этих сведений будет достаточно, так как официальная бумага имеет внутренний характер направленности. Ниже по документу посередине листа бумаги пишется слово «приказ», ему присваивается уникальный номер для документооборота в фирме. Затем оставляется дата составления распоряжения и наименование населённого пункта, в котором располагается офис компании. Удостоверяемся в правильности обозначенных данных и переходим далее.
Начать основную часть нужно с обоснования. Указываем действительную причину замены печати (утрата, износ). С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем следующие моменты:
- лишаем силы старую печать (ставим её оттиск), признаём её недействующей с определённой даты;
- наделяем силой новую печать (ставим её оттиск), вводим её в использование с указанной даты;
- приказываем сформировать комиссию для уничтожения старой печати. Перечисляем сотрудников, обозначая их ФИО и должности на предприятии. Председатель комиссии выделяется отдельно. Обозначаем временные рамки для уничтожения;
- возлагаем контроль за исполнением приказа на одного из подчинённых. Как правило, эти полномочия делегируются кому-то из руководящего состава или их берёт на себя директор лично.
Примерный образец
После утверждения всех вышеизложенных положений можно переходить к завершающей части. Всех упомянутых в документе сотрудников необходимо ознакомить с его содержанием под подпись. Главный автограф принадлежит, конечно же, руководителю предприятия. Как только все подписи будут проставлены, официальная бумага обретает юридическую силу.
