Приказ о проведении корпоративного мероприятия – это документ для организации неформального события, направленного на укрепление командного духа и поощрение сотрудников. Он устанавливает цели, формат, ответственных лиц и необходимые ресурсы. Четкая регламентация процесса обеспечивает успешное проведение мероприятия и достижение поставленных задач. Приказ обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуЦели и формат мероприятия
Приказ издается с целью поддержания позитивной корпоративной культуры и улучшения психологического климата в коллективе. Мероприятие призвано поощрить сотрудников за добросовестный труд и укрепить неформальные связи между коллегами. Указывается конкретный повод (День компании, Новый год, завершение проекта, профессиональный праздник). Формат мероприятия должен соответствовать корпоративным ценностям и возможностям организации.
В приказе четко определяется тип мероприятия: банкет, выездная активность (тимбилдинг), праздничный вечер, спортивное событие или иная форма досуга. Указывается общая тематика или концепция события, если она предусмотрена. Подчеркивается добровольность участия сотрудников. Формат должен способствовать достижению целей сплочения и отдыха персонала. Участие руководства является важным элементом.
Ответственные лица и сроки
Приказом назначается ответственный за общую организацию мероприятия (часто руководитель HR-департамента, административный директор или назначенный координатор). На него возлагается полная координация подготовки и проведения, включая взаимодействие с подрядчиками. Утверждается состав рабочей группы или ответственные за ключевые направления: программа, логистика, питание, безопасность. Каждый получает конкретные задачи.
Устанавливается точная дата, время начала и продолжительность мероприятия. Также здесь определяются ключевые контрольные точки: утверждение программы и сметы, выбор места, заключение договоров, информирование сотрудников, подготовка необходимых материалов. Сроки должны быть реалистичными и обеспечивать качественную подготовку. Ответственные обязаны регулярно отчитываться о выполнении этапов.
Участники и программа
Приказом определяется круг участников мероприятия (все сотрудники компании, отдельные подразделения, сотрудники с определенным стажем, включая/исключая руководство). Указывается порядок подтверждения участия (регистрация, списки). При необходимости оговаривается возможность участия членов семей сотрудников и правила их приглашения. Ответственный за регистрацию ведет учет подтвердивших участие.
Утверждается предварительная программа мероприятия с указанием основных элементов: приветствие руководства, награждения, развлекательная часть (концерт, ведущий, конкурсы), банкет/фуршет, свободное общение. Прописывается регламент выступлений и активностей. Программа должна быть сбалансированной и учитывать интересы разных групп сотрудников. Указывается ответственный за разработку и соблюдение программы.
Бюджет и ресурсное обеспечение
Приказом утверждается общая смета расходов на проведение мероприятия с указанием источников финансирования (бюджет на корпоративные мероприятия, фонд социального развития). Основные статьи затрат: аренда площадки (если не в офисе), питание и напитки, развлекательная программа (артисты, ведущий, реквизит), транспорт (при выезде), сувенирная продукция, оформление. Ответственный за бюджет строго контролирует расходы в рамках утвержденной суммы.
Определяется место проведения (офис компании, ресторан, загородная база, event-площадка). Утверждается перечень необходимого обеспечения: звуковое и световое оборудование, мебель, декор, технические средства для активностей. Назначается ответственное подразделение или подрядчик за предоставление и обслуживание техники. Особое внимание уделяется организации питания и напитков согласно утвержденному меню.
Контроль исполнения и безопасность
Ответственный организатор обязан предоставлять регулярные отчеты о ходе подготовки непосредственному руководителю или генеральному директору. Периодичность отчетности (например, раз в неделю) и форма (устная/письменная) устанавливаются приказом. В отчетах отражается выполнение графика, освоение бюджета и возникающие сложности, требующие решения руководства.
Приказом назначается ответственный за обеспечение безопасности и правопорядка во время мероприятия (часто руководитель службы безопасности или назначенный сотрудник СБ). Разрабатывается и доводится до участников памятка о правилах поведения. Оговариваются меры по предотвращению чрезвычайных ситуаций и алгоритм действий при их возникновении. Контроль за соблюдением норм потребления алкоголя является важной частью обеспечения безопасности.
Инструкция по оформлению приказа
Приказ содержит полные реквизиты организации, регистрационный номер и дату издания. В констатирующей части кратко обосновывается необходимость проведения мероприятия (укрепление коллектива, поощрение сотрудников, празднование значимой даты) и ссылаются на решение руководства или коллективную инициативу. Указываются ожидаемые положительные эффекты от события.
Распорядительная часть четко структурирована по пунктам: назначение ответственных, утверждение целей и формата, определение сроков и участников, утверждение программы и бюджета, определение места и ресурсов, организация контроля и безопасности. Каждый пункт содержит конкретные поручения и сроки. Приказ подписывается руководителем организации. Все ответственные лица и члены рабочей группы знакомятся с приказом под подпись.
Примерный образец
