Приказ о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства – это распорядительный документ, регламентирующий делегирование обязанностей по работе с документацией по персоналу. В рамках настоящего материала мы рассмотрим его сущность, правовые основания, содержание и практическое применение.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства
Бланк приказа о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства
Понятие и функции кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство охватывает весь комплекс работ с документами по персоналу организации. К ключевым функциям относятся оформление трудовых договоров и приказов по личному составу. Сюда входит ведение личных дел сотрудников и учет трудовых книжек.
Обязанности включают формирование и хранение штатного расписания и графика отпусков. Важной задачей является подготовка отчетности для контролирующих органов. Обеспечение сохранности персональных данных работников также входит в эти функции.
Основные ответственные за кадровое делопроизводство
Первичная ответственность за ведение кадрового делопроизводства лежит на руководителе организации. Непосредственное исполнение функций обычно возлагается на специалиста отдела кадров. В небольших компаниях эти обязанности может выполнять главный бухгалтер или офис-менеджер.
Назначение производится путем издания соответствующего приказа директора. Данные сотрудники должны обладать необходимой квалификацией и знаниями законодательства.
Условия передачи функций и возможные исполнители
Передача функций кадрового делопроизводства требуется при расширении штата или реорганизации компании. Основанием может стать длительное отсутствие основного ответственного сотрудника. Функции могут быть возложены на заместителя руководителя или начальника юридического отдела. Допускается передача обязанностей старшему специалисту по кадрам или секретарю.
Обязательно наличие у сотрудника требуемой подготовки и опыта работы. Передача оформляется только приказом директора организации.
Роль приказа директора в процедуре передачи
Приказ генерального директора является обязательным документом для законной передачи функций. Он официально закрепляет переход обязанностей между сотрудниками. В приказе указывается точный перечень передаваемых функций. Документ определяет сроки передачи и ответственных за процесс.
Без надлежаще оформленного приказа передача считается недействительной. Наличие приказа защищает интересы организации при проверках.
Ответственность за нарушения порядка передачи
Неправомерная передача функций влечет серьезные правовые последствия для организации. Административная ответственность предусмотрена статьей 5.27 КоАП РФ. Нарушение может привести к штрафам до ста тысяч рублей. Возникают риски признания кадровых документов недействительными. Это влечет трудовые споры и судебные иски от работников.
Дисциплинарная ответственность грозит сотрудникам за ненадлежащее исполнение обязанностей. Руководитель несет персональную ответственность за организацию процесса.
Инструкция по оформлению приказа
Приказ составляется на фирменном бланке организации с полными реквизитами. Документу присваивается уникальный регистрационный номер и дата. В шапке указывается заголовок «ПРИКАЗ» прописными буквами. Преамбула содержит ссылки на статьи 20 и 22 Трудового кодекса РФ. Указывается причина передачи функций (отпуск, увольнение, реорганизация).
Обязательно упоминается необходимость соблюдения закона о персональных данных. Отмечается согласие сотрудника на принятие дополнительных обязанностей.
После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" следует детализированный перечень распоряжений:
- передать функции по ведению кадрового делопроизводства конкретному сотруднику (должность, ФИО);
- определить точный перечень передаваемых обязанностей;
- назначить ответственным за передачу дел начальника отдела кадров;
- установить срок полной передачи функций пять рабочих дней;
- обязать прежнего ответственного сотрудника передать все документы по акту;
- возложить контроль за исполнением приказа на заместителя директора;
- установить размер доплаты за совмещение обязанностей; определить дату начала исполнения новых функций;
- запретить передачу отдельных полномочий (подписание трудовых договоров); назначить ответственного за ознакомление сотрудников с приказом.
Следует понимать, что представленный выше перечень положений не является универсальным, а конкретный список будет зависеть от особенностей внутренней деятельности организации. Например, могут разниться сроки или должности участвующих в передаче сотрудников. Здесь следует исходить из того, как данные бизнес-процессы настроены в вашей организации. Так, вопрос доплаты всегда разрешается в индивидуалдьном порядке, оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору
Приказ вступает в силу с даты подписания руководителем после регистрации. Все заинтересованные сотрудники знакомятся с приказом под подпись. Факт ознакомления фиксируется на специальном листе-приложении. Передача дел оформляется двусторонним актом в присутствии комиссии. Документы передаются по описи с указанием количества листов. Новый ответственный обеспечивает сохранность полученных материалов. Приказ хранится постоянно в номенклатуре дел организации.
Примерный образец
