Приказ о передаче дел сотруднику при увольнении — это обязательный распорядительный документ, фиксирующий переход ответственности за материальные ценности и рабочие процессы от увольняемого сотрудника. В рамках настоящего материала мы рассмотрим нормативные требования, практические аспекты реализации и юридические последствия процедуры.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуСущность и условия применения процедуры
Передача дел представляет собой документально оформленную процедуру перехода обязанностей и активов к другому сотруднику. Она обязательна при любом основании расторжения трудового договора согласно статье 84.1 ТК РФ. Исключение составляет только случай смерти работника.
Процесс обеспечивает непрерывность бизнес-процессов и сохранность имущества организации. Его проведение инициируется приказом руководителя за три рабочих дня до увольнения.
Категории сотрудников и значимость процедуры
Передачу дел обязаны проходить материально ответственные лица, руководители подразделений и специалисты, работающие с конфиденциальной информацией. К этой категории относятся бухгалтеры, архивариусы, IT-администраторы и менеджеры баз данных.
Процедура предотвращает финансовые потери при выявлении недостач после увольнения сотрудника. Она также защищает организацию от риска утечки коммерческой тайны. Документальная фиксация исключает спорные ситуации при передаче электронных ресурсов.
Юридические последствия неисполнения распоряжения
Игнорирование приказа влечет дисциплинарную ответственность по статье 192 ТК РФ. Организация вправе требовать возмещения ущерба через суд на основании статей 238 и 243 ТК РФ. Виновные лица привлекаются к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа для юридических лиц достигает семидесяти тысяч рублей. Повторное нарушение грозит дисквалификацией руководителя на срок до трех лет.
Приказ директора служит единственным правовым основанием для начала передачи дел. Документ устанавливает персональный состав передаточной комиссии и конкретные сроки исполнения. Он определяет перечень материальных ценностей и функциональных обязанностей для передачи.
Без правильно оформленного приказа процедура не имеет юридической силы. Документ хранится в номенклатурной папке не менее пяти лет.
Требования к содержанию и оформлению
Документ составляют на фирменном бланке организации с соблюдением правил делопроизводства. Все наименования должностей указывают согласно утвержденному штатному расписанию. Даты оформляют в формате, принятом для внутренних распорядительных документов. Подпись директора заверяют печатью организации при ее наличии.
Процедура реализации и документооборот
Оригинал приказа регистрируют в журнале внутренних распоряжений организации. Срок хранения документа составляет не менее пяти лет в архиве предприятия. Копию документа направляют в бухгалтерию и кадровую службу в день издания. Факт ознакомления сотрудников фиксируют личной подписью с указанием даты. При работе с персональными данными срок хранения увеличивается до семидесяти пяти лет.
Требования к акту приема-передачи
Итоговый акт должен содержать полную опись материальных ценностей с идентификационными признаками. Обязательно фиксируют состояние электронных баз данных и программного обеспечения. Документ включает сведения об остатках подотчетных сумм и кредиторской задолженности.
Подписи всех членов комиссии заверяют печатью отдела кадров. Руководитель организации утверждает документ в течение двух рабочих дней.
Типичные нарушения и профилактические меры
К распространенным ошибкам относят отсутствие приказа о создании комиссии. Критическим нарушением является передача дел без фактической сверки ценностей. Часто встречается формальная проверка электронных ресурсов и баз данных.
Для профилактики разрабатывают должностные инструкции с регламентом передачи. Регулярные внутренние аудиты снижают риски финансовых потерь.
Инструкция по оформлению приказа
Приказ состоит из трех обязательных разделов: заголовочной части, констатирующего раздела и распорядительного блока. В шапке указывают полное наименование организации согласно учредительным документам. Обязательно включают регистрационный номер, дату подписания и место составления. Юридический адрес организации должен соответствовать данным ЕГРЮЛ.
Констатирующая часть содержит ссылки на нормативные основания процедуры передачи дел. Обязательно упоминают статью 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Указывают должность и структурное подразделение увольняемого сотрудника. Кратко перечисляют основные категории передаваемых активов без детализации.
Распорядительная часть начинается со стандартного слова "ПРИКАЗЫВАЮ". Здесь формулируют общие требования к организации процесса передачи. Определяют необходимость создания комиссии с указанием принципов ее формирования. Устанавливают конкретные сроки проведения инвентаризации материальных ценностей. Фиксируют обязанность составления акта приема-передачи в трех экземплярах.
Примерный образец
