Приказ о назначении ответственных за формирование и подписание электронных документов о приемке товаров – это распорядительный документ руководителя, определяющий сотрудников, уполномоченных создавать и заверять квалифицированной электронной подписью (КЭП) акты приемки товаров в электронном формате. В рамках материала рассмотрим специфику электронной приемки, критерии выбора ответственных, правовые основы подписи, роль приказа и правила его оформления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуСуть электронной приемки
Электронный документ о приемке товара – это юридически значимая замена бумажного акта, создаваемая и подписываемая в специализированных системах электронного документооборота (ЭДО). Его регулируют Федеральный закон № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (устанавливает требования к КЭП) и Федеральный закон № 44-ФЗ (для госзакупок). Электронная приемка ускоряет процессы, снижает издержки и обеспечивает надежное хранение данных.
Формирование включает заполнение электронной формы акта с обязательными реквизитами (наименования, количество, качество, реквизиты договора). Подписание осуществляется квалифицированной электронной подписью (КЭП), придающей документу юридическую силу, равную бумажному с печатью. Электронный акт является основанием для оплаты и отражения операций в учете. Корректное оформление предотвращает споры с поставщиками.
Круг ответственных лиц
Ответственными за формирование и подписание обычно назначаются сотрудники, непосредственно участвующие в приемке товара и наделенные соответствующими полномочиями. Типичные должности: начальники складов, старшие кладовщики, руководители отдела закупок или логистики, материально ответственные лица (МОЛ), бухгалтеры-расчетчики. Выбор зависит от организационной структуры и распределения функций.
Ключевые критерии: наличие действующей квалифицированной электронной подписи (КЭП) и достаточный уровень компетенции для корректного заполнения электронных форм. Сотрудник должен понимать правила приемки и требования к документу. Назначение требует его письменного согласия на обработку персональных данных, связанных с использованием КЭП. Необходим доступ к системе ЭДО.
Полномочия подписи
Правом подписи электронных актов приемки наделяет исключительно руководитель организации на основании статьи 53 ГК РФ (полномочия единоличного исполнительного органа). Это право делегируется конкретным сотрудникам посредством доверенности (в бумажном или электронном виде) или корпоративного приказа, имеющего силу внутренней доверенности. Приказ является основным документом для оперативного назначения.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) сотрудника, указанного в приказе, становится инструментом реализации делегированных полномочий. Ее использование равнозначно собственноручной подписи руководителя на бумажном документе (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Ответственный несет персональную ответственность за достоверность информации в сформированном им документе и правомерность его подписания.
Значимость приказа
Приказ служит основным юридическим основанием, подтверждающим право сотрудника на подписание электронных актов приемки от имени организации. Он идентифицирует уполномоченных лиц и сферу их ответственности (например, приемка по конкретным договорам или складам). Без такого приказа подпись сотрудника может быть признана недействительной, а документ – не имеющим силы.
Приказ является обязательным доказательством полномочий перед контрагентами, налоговыми органами, аудиторами и судом в случае споров о факте и условиях приемки. Документ подлежит обязательному ознакомлению под подпись назначенными лицами. Наличие приказа минимизирует риски оспаривания электронных документов и обеспечивает легитимность электронного документооборота компании.
Правила оформления
Приказ составляется по стандартам делопроизводства. Констатирующая часть обосновывает необходимость назначения: потребность в оперативной приемке товаров в ЭДО, ссылки на ФЗ-63 (значимость КЭП), ФЗ-44 (если применимо), ГК РФ. Указываются цели: ускорение документооборота, обеспечение юридической силы актов. Завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ:".
Распорядительная часть формулируется лаконично:
- Назначить ответственными за формирование и подписание электронных документов о приемке товаров (электронных актов приемки) в системе ЭДО [Название системы, например: "Диадок", "СБИС", "Контур.Диадок"] следующих сотрудников: [ФИО 1], [Должность 1]; [ФИО 2], [Должность 2].
- Установить, что подписание электронных актов приемки указанными в п.1 сотрудниками осуществляется с использованием их квалифицированных электронных подписей (КЭП) и равносильно подписанию документа руководителем Общества.
- Начальнику отдела кадров [ФИО] ознакомить назначенных сотрудников с настоящим приказом под подпись в срок до [Дата] и обеспечить внесение сведений об их полномочиях в реестр доверенностей/полномочий Общества.
Приказ подписывается руководителем организации, регистрируется. Обязательно согласование проекта с юристом (проверка делегирования полномочий) и ИТ-специалистом (корректность указания системы ЭДО). Оригинал хранится постоянно.
Примерный образец
