Приказ о назначении ответственного за выдачу путевых листов – это распорядительный документ, в соответствии с которым директор организации может официально возложить на одного из сотрудников своей компании ответственность по части оформления и выдачи водителям путевых листов. Сегодня мы разберемся, что представляет собой путевой лист как деловой документ, кто конкретно должен заниматься их выдачей сотрудникам, причем здесь распоряжение директора и как правильно его оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о назначении ответственного за выдачу путевых листов
Бланк приказа о назначении ответственного за выдачу путевых листов
Путевой лист
Путевой лист представляет собой бухгалтерскую официальную бумагу, в которой указывается, какое расстояние преодолел сотрудник, за какое время и на каком автомобиле. На основании такого документа организация сможет не только заправить служебный автомобиль, но также списать израсходованные ГСМ. Это весьма важный процесс, без которого представить себе эксплуатацию служебных автомобилей с точки зрения бухгалтерии попросту невозможно.
Водители должны заполнять путевые листа по факту каждой поездки, указывать исключительно реальные сведения. Самый важный момент – это показатель одометра, то есть количество пройденных на машине километров. Исходя из километража и времени поездки уже можно будет сделать выводы относительно расхода топлива, сравнить реальный расход с теоретическим. Конечно, здесь в учёт следует брать температуру воздуха за окном, а также специфику работы и местности. В любом случае, именно практика применения путевых листов предотвращает массовые хищения ГСМ сотрудниками, как это зачастую бывает на должностях, имеющих соответствующие возможности.
Путевой лист необходимо заполнять по факту возвращения из каждого рейса, а сам бланк водитель должен где-то взять. По идее, в компании должен быть конкретный сотрудник, который и будет заниматься их выдачей в подотчет. В теории это может быть совершенно любой работник на совершенно любой должности.
Назначение ответственного
Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает определенную процедуру назначения сотрудника ответственным за то или иное направление деятельности. Здесь существует несколько важных аспектов, на которые нам следует обязательно обратить внимание.
Во-первых, нельзя назначить человека ответственным хоть за что-то без предварительного получения его согласия. Таким образом получается, что потребуется заблаговременно подготовить заявление или же служебную записку от работника, в которых он будет выражать согласие с принятием на себя дополнительной ответственности.
Во-вторых, основанием для оформления дополнительной ответственности станет приказ директора. Без него мероприятие не сдвинется с мёртвой точки.
В-третьих, любая дополнительная нагрузка по работе должна повлечь за собой дополнительную оплату труда. Можно назвать это правило «золотым». Оформить доплату можно посредством увеличения оклада или же оформления доплаты.
Форма документа
Говоря о форме приказа о назначении ответственного за выдачу путевых листов, следует иметь в виду, что по состоянию на сегодняшний день и вовсе не существует каких-то конкретных бланков или шаблонов, которыми можно было бы воспользоваться при оформлении такой официальной бумаги. Следовательно, единственное, на что нам следует обратить внимание, – это общие правила делового документооборота, а также официальные бумаги схожего толка. Придерживаясь некоторых достаточно простых правил, на выходе мы сможем получить максимально корректно оформленный приказ директора.
Структурно распоряжение начальника должно состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, а также определенного набора реквизитов. Далее мы поподробнее поговорим об оформлении.
Носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4. Исполнить текст придется в печатном варианте.
Разбираемся, как составить приказ
Приказ о назначении ответственного за выдачу путевых листов нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно прописать полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие. Затем здесь же руководитель указывает название текущего распоряжения, присваивает ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем оставить дату и место формирования приказа. Под местом следует понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором располагается головной офис фирмы.
Ниже по документу приступим к оформлению описательно-мотивировочной части нашего приказа. Здесь директор должен сослаться на имеющиеся у него основание и обоснование для издания такого распоряжения. В частности, можно сослаться на служебную записку одного из подчинённых. Далее начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся распоряжения по теме:
- с такого-то назначить сотрудника ответственного за выдачу путевых листов;
- кадровику ознакомить сотрудников с содержанием настоящего приказа, довести до информацию о последствиях;
- оставить контроль за исполнением приказа на одного из руководителей.
В завершение работы с документом директор должен будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать автограф. В таком виде распоряжение уже смело можно отправлять на исполнение. Фактически исполнять приказ будет кадровик, поскольку работа с личной документацией входит в его должностные обязанности.
Примерный образец
