Приказ о назначении ответственного за ведение и учет личных дел

Приказ о назначении ответственного за ведение и учет личных дел – это распоряжение руководителя. Оно закрепляет персональную ответственность сотрудника за работу с делами. В рамках настоящего материала мы рассмотрим понятие личного дела, ответственных лиц, роль приказа, ответственность за нарушения.

Понятие и назначение личного дела

Личное дело – это совокупность документов на конкретного сотрудника. Оно формируется при приеме на работу. Включает анкету, копии документов об образовании. Содержит трудовой договор, допсоглашения, приказы. Фиксирует всю кадровую историю работника в организации. Обеспечивает сохранность персональных данных. Позволяет оперативно находить нужную информацию. Требуется при проверках контролирующих органов. Является основой для кадрового делопроизводства.

Круг ответственных за ведение и хранение

Ответственность обычно несут сотрудники кадровой службы. Непосредственно формирует дело и ведет учет специалист по кадрам. Или инспектор отдела кадров. В небольших фирмах – секретарь или офис-менеджер. Начальник отдела кадров контролирует процесс. Он обеспечивает соблюдение правил хранения.

Правовая сила приказа руководителя

Приказ директора – обязательный юридический документ. Он официально возлагает обязанности на сотрудника. Без приказа нельзя требовать исполнения этих функций. Приказ ссылается на трудовое законодательство. На закон о персональных данных (ФЗ-152). На внутренние правила компании. Приказ подтверждает назначение при проверках Роскомнадзора. Он основание для включения обязанностей в трудовой договор. Или в должностную инструкцию работника.

Ответственность за утрату или порчу дела

Утрата или порча личного дела – грубое нарушение. Виновное лицо несет дисциплинарную ответственность. Возможно замечание, выговор или увольнение (ст. 192 ТК РФ). Организация может получить штраф по КоАП РФ. Статья 13.11 (нарушение закона о персданных).

Штрафы для должностных лиц – до 20000 рублей. Для юридических лиц – до 75000 рублей. Необходимо провести служебное расследование. Устранить последствия инцидента. Восстановить документы по возможности. Уведомить работника о нарушении.

Поощрение ответственного сотрудника

Дополнительное поощрение повышает мотивацию и ответственность. Возможна ежемесячная надбавка к зарплате. Ее размер фиксируется в приказе или допсоглашении. Разовая премия за безупречную работу или успешную проверку. Публичное признание заслуг (благодарность, грамота). Карьерные перспективы как форма поощрения. Поощрение оформляется отдельным приказом руководителя. Оно доводится до сведения коллектива.

Шапка документа

Укажите полное наименование организации. По центру напишите ПРИКАЗ заглавными буквами. Проставьте регистрационный номер (например, № 24-кд). Укажите дату подписания директором. Напишите место издания (г. Москва).

Описательная часть (преамбула)

Сформулируйте заголовок: "О назначении ответственного за ведение и учет личных дел". Укажите обоснование издания приказа. Ссылайтесь на закон о персональных данных (ФЗ-152). На необходимость защиты конфиденциальной информации. На требования внутреннего документооборота. Пример: "В целях обеспечения надлежащего ведения, учета и хранения личных дел сотрудников, защиты персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ..."

Распорядительная часть (основное содержание)

Начните со слова ПРИКАЗЫВАЮ:. Перечислите ключевые распоряжения:

• назначить ответственным конкретного сотрудника (должность, ФИО);
• возложить обязанности по формированию личных дел;
• поручить ведение журнала учета личных дел;
• обеспечить хранение дел в установленном месте (сейф/шкаф);
• соблюдать режим конфиденциальности персональных данных;
• контроль исполнения приказа возложить на начальника ОК (или иное лицо).

Примерный образец