Приказ о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек – это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель компании может принять решение о возложении дополнительных трудовых обязанностей на уже из имеющихся сотрудников. Сегодня мы разберемся, что представляет собой электронная трудовая, чем она отличается от всем привычного бумажного бланка, кто должен будет заниматься ведением таких документов, как правильно оформить соответствующее распоряжение начальника.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек
Бланк приказа о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек
Электронная трудовая книжка
С 2020 года начался постепенный переход на электронные трудовые книжки. Сейчас завести себе привычный многим бумажный бланк уже не выйдет, все сведения о трудовой деятельности хранятся на серверах порталов органа страхования и сервиса «Госуслуги». Для работников, имеющих на руках уже оформленные трудовые книжки, сделали возможность оставить такой экземпляр документа, не переходя на электронный формат. В том случае, если сотрудник всё-таки решит перейти на электронный экземпляр, он должен будет написать на имя директора своей компании соответствующее заявление. Штатный кадровик в свою очередь обязан будет отработать такой запрос, завести электронный бланк.
По сути дела, электронная трудовая книжка является не больше, чем программным кодом, оформленным в виде соответствующего интерфейса. Доступ к такому интерфейсу имеет каждый работодатель, поскольку именно на его плечах будет лежать ответственность за ведение документа.
Обратим внимание на то, что ни один действующий на сегодняшний день документ не содержит в себе указания на то, кто конкретно из работников должен заниматься ведением электронных трудовых книжек. В теории это может быть совершенно любой сотрудник, начиная от офис-менеджера и заканчивая непосредственно самим руководителем.
Назначение ответственного
Для того чтобы в компании не возникало путаницы при распределении задач и проволочек с проработкой документов сотрудников, руководитель организации может возложить ответственность по ведению электронных трудовых на одного конкретного человека. Как мы уже сказали выше, в теории это может быть совершенно любой работник, однако не следует забывать, что работа с трудовыми книжками – это кадровая работа. Было бы логично назначить ответственным представителя кадровой службы.
Отдельно отметим, что правила возложения на сотрудников какой-либо дополнительной ответственности изложены в положениях Трудового кодекса Российской Федерации. По общему правилу, такое будет возможно только при получении от подчинённого официального согласия. Само согласие обязательно должно быть оформлено на бумаге в форме служебной записки или же соответствующего заявления.
Добавим, что расширение ответственности на работе обязательно должно повлечь за собой увеличение размера заработной платы. Оформить доплату можно в качестве увеличения оклада по всей должности в целом или же через надбавку приказом директора.
Как бы то ни было, когда все формальности будут отработаны, потребуется издать соответствующее распоряжение руководителя компании. Именно оно официально и закрепит за сотрудником новые обязанности по работе.
Форма документа
Говоря о форме приказа о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день и вовсе не существует каких-то конкретных бланков или шаблонов, которыми сотрудникам пришлось бы руководствоваться при оформлении такой официальной бумаги. Следовательно, единственное, на что мы должны будем обратить внимание, – это общие правила делового документооборота, документацию схожего толка.
Структурно распоряжение начальника должно состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей. Каждый структурный элемент имеет свои уникальные правила по части оформления, с которыми мы познакомимся несколько позднее.
Исполнить текст приказа следует в печатном варианте, поскольку рукописный способ и вовсе не применяется на практике при работе с распорядительной документацией. Само решение директора мы должны будем оформить на чистом листе бумаги формата А4.
Разбираемся, как оформить приказ
Приказ о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек нам следует начать составлять с заполнения его шапки. В верхней части документа нужно прописать полное наименование компании, внутри которой и происходит всё мероприятие. Затем здесь же руководитель указывает название текущего распоряжения, присваивает ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забудем оставить дату и место формирования приказа. Под местом следует понимать не конкретный адрес, а лишь населенный пункт, в котором располагается головной офис фирмы.
Ниже по документу приступим к оформлению описательно-мотивировочной части нашего приказа. Здесь директор должен сослаться на имеющиеся у него основание и обоснование для издания такого распоряжения. В частности, можно сослаться на служебную записку одного из подчинённых. Далее начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять имеющиеся распоряжения по теме:
- с такого-то назначить сотрудника ответственным за ведение электронных трудовых книжек;
- кадровику ознакомить сотрудников с содержанием настоящего приказа, довести до информацию о последствиях;
- оставить контроль за исполнением приказа на одного из руководителей.
В завершение работы с документом директор должен будет расписаться за всё вышеизложенное, расшифровать автограф. В таком виде распоряжение уже смело можно отправлять на исполнение. Фактически исполнять приказ будет кадровик, поскольку работа с личной документацией входит в его должностные обязанности.
Примерный образец
