Приказ о назначении ответственного за переход на электронный документооборот (ЭДО) – это ключевой распорядительный документ, закрепляющий лицо, уполномоченное управлять процессом внедрения и обеспечения функционирования ЭДО в организации. Он направлен на выполнение требований Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи», №149-ФЗ «Об информации» и иных нормативных актов. Приказ обеспечивает планомерный, юридически значимый отказ от бумажных носителей, повышение скорости и прозрачности процессов.
Назначение ответственного позволяет централизовать управление проектом перехода, минимизировать риски ошибок, обеспечить согласованность действий всех подразделений (кадры, бухгалтерия, договорной отдел, архив), организовать обучение сотрудников и взаимодействие с операторами ЭДО. Ответственный несет персональную ответственность за достижение целевых показателей перехода.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуОбразец приказа о назначении ответственного за переход на электронный документооборот
Бланк приказа о назначении ответственного за переход на электронный документооборот
Роль ответственного лица
Ответственным назначается сотрудник с достаточным авторитетом, знаниями в области документооборота, ИТ и управления проектами. Обычно это руководитель IT-отдела, начальник отдела ДОУ (документационного обеспечения управления), руководитель административного департамента или заместитель генерального директора по общим вопросам. Кандидатура согласовывается с высшим руководством.
Ответственный обязан знать и применять требования законодательства об ЭДО и электронной подписи (ЭП), внутренние регламенты компании. Он координирует выбор и внедрение платформы ЭДО, обеспечение сотрудников квалифицированными электронными подписями (КЭП), разработку новых или адаптацию существующих инструкций по документообороту для электронной среды. Ключевая задача – обеспечить полный, юридически значимый переход на ЭДО для определенных видов документов (договоры, счета-фактуры, кадровые документы и т.д.).
Обязанности ответственного
Ключевые обязанности назначенного лица:
- Разработка и контроль исполнения Плана перехода на ЭДО: Определение этапов, сроков, ответственных исполнителей, необходимых ресурсов, пилотных направлений.
- Организация выбора оператора ЭДО: Проведение анализа рынка, согласование договора, настройка интеграции с учетными системами компании (1С, CRM и др.).
- Обеспечение сотрудников Квалифицированными Электронными Подписями (КЭП): Организация получения КЭП в удостоверяющем центре, их учет и безопасное хранение (токены).
- Разработка и внедрение внутренних регламентов ЭДО: Инструкции по подписанию, отправке, получению, регистрации, хранению электронных документов, порядок работы с отказами от ЭДО контрагентами.
- Организация обучения сотрудников: Проведение семинаров, подготовка инструкций по работе с выбранной системой ЭДО и КЭП.
- Контроль за полным отказом от бумажного документооборота по выбранным направлениям после перехода.
Требования к кандидату
Кандидат должен обладать необходимыми знаниями: законодательства об ЭДО и ЭП (63-ФЗ, 149-ФЗ, Приказы ФНС по электронным счетам-фактурам), основ документоведения и делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016), принципов работы различных платформ ЭДО (Диадок, Такснет, Контур.Диадок, СБИС и др.), криптографии и информационной безопасности.
Не менее важны навыки: проектное управление, аналитическое мышление, умение работать с людьми разных специальностей (юристы, бухгалтеры, IT-специалисты), ведение переговоров, составление технических заданий и регламентов. Обязательно проведение инструктажа о новых обязанностях и постоянное отслеживание изменений законодательства в сфере ЭДО.
Контроль и отчетность
Непосредственный контроль за деятельностью ответственного осуществляет его прямой руководитель или генеральный директор. Ответственный обязан ежемесячно (или в иные установленные сроки) представлять отчет о ходе выполнения Плана перехода: процент переведенных документов, количество подключенных контрагентов, возникшие проблемы, освоение бюджета.
Ответственный организует мониторинг работы системы ЭДО, анализ причин сбоев или отказов контрагентов от электронного взаимодействия. Он контролирует соблюдение сотрудниками утвержденных регламентов ЭДО. При критических проблемах немедленно информирует руководство.
Инструкция по оформлению распоряжения
Констатирующая часть приказа начинается словами: "В целях повышения эффективности документооборота, сокращения издержек на обработку и хранение бумажных документов, обеспечения соответствия требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также для назначения лица, ответственного за управление процессом перехода на электронный документооборот...". Завершается: "ПРИКАЗЫВАЮ:".
Распорядительная часть содержит следующие пункты:
Примерный образец
Приказ подписывается руководителем организации (Генеральным директором). Обязательно согласование проекта приказа с юристом, начальником IT-отдела, начальником отдела ДОУ/канцелярии, главным бухгалтером, назначенным ответственным лицом. Документ регистрируется в журнале приказов по основной деятельности. Хранится постоянно или до замены новым приказом.