Приказ о направлении в командировку на личном транспорте

Приказ о направлении в командировку на личном транспорте – это распорядительный документ, на основании которого сотрудник организации сможет поехать в служебную поездку на собственном автомобиле. Сегодня мы разберемся, что представляет собой служебная поездка, какие могут быть требования к подобного рода официальной бумаге, как правильно составить распоряжение.

Командировка на своей машине

Командировка в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации является служебной поездкой, в рамках которой сотрудник должен будет выполнять свои должностные обязанности в отрыве от привычного для него рабочего места. Предполагается, что трудовая функция останется прежней, однако изменится именно место исполнения трудовых обязательств.

Командировка является самостоятельным мероприятием, требующим оформления соответствующей документации, в том числе:

• служебная записка об организации командировки;
• приказ о направлении в командировку;
• и так далее.

Работодатель согласно положениям закона должен взять на себя все расходы, связанные с транспортом, проживанием и питанием сотрудника в служебной поездке. Таким образом получается, что бухгалтерия выделит деньги на билеты, гостиницу и обеды, обеспечит сотрудника всем необходимым.

На практике весьма часто случаются ситуации, когда работники ездят в служебные поездки на личных автомобилях. Отметим, что работодатель не имеет права обязывать сотрудника использовать личную машину, тем не менее и не имеет права запретить. Если стороны пришли к соглашению, что личное авто человека – это лучший вариант для всех, значит, так тому и быть.

Как уже было отмечено выше, работодатель принимает на себя расходы по части организации командировки, в том числе и оплачивает транспорт. Если так вышло, что сотрудник едет на своей машине, организация должна принять на себя расходы по части оплаты ГСМ. Расчет идёт исходя из типа двигателя автомобиля, его объема и текущего состояния на момент поездки, стоимости литра бензина на заправочной станции. Следует понимать, что цены на АЗС даже одной сети могут отличаться, а значит, придется учитывать этот факт в расчетах.

По факту каждой заправки сотрудник должен будет брать кассовые чеки с АЗС, чтобы тем самым иметь возможность подтвердить свои расходы. Каким бы конкретно способом компенсации ни решила воспользоваться компания, чеки нам пригодятся в любом случае.

Оплата расходов на ГСМ

На сегодняшний день существует несколько способов компенсации ГСМ для сотрудника, направляющегося в командировку на личном автомобиле. Всего их два: авансовый расчет и расчет постфактум.

В первом случае работник получит деньги в бухгалтерии авансом, потратит сколько, сколько потребуется, а остатки возвратит по возвращению в офис. Такой способ весьма удобен в том плане, что практически исключает вероятность, что у человека банально не хватит денег на заправку.

Что касаемо расчета постфактум, то работник на протяжение всей служебной поездки будет заправляться самостоятельно и за свой счет. Уже после завершения командировки он сможет предоставить на работу чеки и получить назад свои деньги. Отметим, что такой способ любят работодатели, но не работники. Здесь всегда есть риск потерять один из кассовых чеков, в связи с чем нарваться на спор с бухгалтерией.

Разбираемся, как составить приказ

В первую очередь следует заполнить шапку приказа о направлении в командировку на личном автомобиле. В шапке документа потребуется прописать полное наименование организации, в которой и происходит всё мероприятие, а также её организационно-правовую форму. Далее по тексту посреди листа бумаги обозначим название данного распоряжения, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной номенклатуре дел.

Ниже по документу директор ссылается на положения статей 166, 167 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации, регламентирующие вопросы оформления служебных поездок и их компенсации за счет средств работодателя. Также обычно командировки организуются на основании служебной записки от одного из локальных начальников. Это может быть руководитель отдела или даже целого структурного подразделения.

Далее по тексту начальник пишет слово «приказываю», начинает перечислять свои распоряжения в столбик, а именно:

• направить такого-то работника в служебную поездку на личном автомобиле с такого-то по такое-то число;
• бухгалтерии выделить денежные средства в такой-то сумме на компенсацию ГСМ;
• кадровику ознакомить с содержанием приказа всех причастных;
• назначить кого-то из подчинённых ответственным за исполнением настоящего распоряжения.

В завершение работы с официальной бумагой необходимо расписаться за всё вышеизложенное, придав тем самым приказу должную юридическую силу. С указанной в приказе даты сотрудник сможет направиться в служебную поездку. Все командировочные средства от работодателя он получит в бухгалтерии еще до официального начала командировки, то есть накануне.

Примерный образец