Приказ на компенсацию ГСМ

Приказ на компенсацию ГСМ – это распорядительный документ, на основании которого предприятие может выдать сотруднику на руки денежные средства, которые в свою очередь должны будут покрыть его личные расходы на приобретение бензина в интересах организации. Сегодня мы разберемся, каким образом может происходить закупка топлива в компаниях, как правильно компенсировать работнику его личные деньги, какие существуют инструкции по составлению приказа.

Заправка топливом

Горюче-смазочные материалы используются всеми организациями, имеющими в своём автопарке, как минимум, один служебный автомобиль. На практике же существует несколько различных способов заправки служебных машин, включая следующие:

• работодатель заблаговременно выделяет деньги водителям, которые те в свою очередь тратят на заправку подответственных им машин;
• организация заключает договор с АЗС, оформляет топливную карту, зачисляет денежные средства не неё;
• работник заправляет бак служебной машины на свои личные деньги, а потом предъявляет чек в бухгалтерию, просить компенсировать затраченные средства.

Даже если фирма использует какой-то из двух первых вариантов, третий может время от времени встречаться в любом случае. Например, водитель забыл взять с собой топливную карту или же выделенных бухгалтерией средств заблаговременно оказалось недостаточно, в связи с чем пришлось тратить свои личные деньги.

ГСМ, как и любой другой ресурс, подлежит обязательному бухгалтерскому учету, а значит, на него нужно заполнять первичную документацию. В нашем случае с каждой заправки топливом должны оставаться соответствующие официальные бумаги. Это может быть накладная после поставки бочки топлива или же кассовый чек с заправочной станции, выдаваемый после оплаты.

Компенсация денег работнику

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что работодатель обязан обеспечить своего работника всем необходимым для осуществления им трудовой деятельности, то есть сам человек не должен тратить на нужды организации ни копейки. Очевидно, что заправка служебной машины также должна лечь на плечи предприятия.

Если так случилось, что сотрудник по тем или иным причинам заправил служебное ТС на свои деньги, он сможет компенсировать всё до копейки. Для этого ему потребуется взять кассовый чек, который ему выдал кассир на АЗС, составить служебную записку или же заявление на компенсацию, передать эти документы начальнику.

Руководитель будет обязан рассмотреть поступившее в его адрес обращение и издать соответствующий приказ. Данное право гарантируется работнику положениями статьи 188 Трудового кодекса РФ.

Основание и обоснование

По своей юридической природе приказ на компенсацию ГСМ является распорядительным документом, издаваемым от лица руководителя организации. Отсюда получается, что официальная бумага должна иметь под собой определенный фундамент, чтобы отвечать всем нормам действующего законодательства. Доходы и расходы организаций – это вотчина налогового ведомства. Если ФНС заподозрит в отчетной документации предприятия какие-то подвохи, будет осуществлены ряд проверочных мероприятий.

В качестве основания в нашем случае выступит официальное обращение от подчинённого, желающего получить назад свои личные деньги. Такое обращение может быть выражено в виде заявления или же служебной записки, написанных на имя директора предприятия.

Под обоснованием понимается ссылка на нормативный правовой акт, регулирующий данный правоотношения. В нашем случае нужно будет сослаться на 188 статью Закона «О труде».

Разбираемся, как составить приказ на компенсацию

Первым делом следует заполнить шапку приказа на компенсацию ГСМ. В верхней части листа бумаги мы укажем полное наименование организации, внутри которой и происходит всё мероприятие, не забыв обозначить организационно-правовую форму юридического лица. Ниже по документу пропишем название текущего документа, присвоим нашему приказу уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуре дел. Не забываем также оставить дату формирования распоряжения, а также место. Под местом принято понимать не конкретный адрес, а лишь наименование населенного пункта. Таких сведений будет вполне достаточно для заполнения шапки.

Ниже по документу руководитель ссылается на поступившее от водителя заявление, оставляет ссылку на 188 статью Трудового кодекса, пишет слово «приказываю» и начинает в столбик перечислять распоряжения:

• компенсировать сотруднику затраченные на удовлетворение нужд организации денежные средства в таком-то размере;
• ознакомить сотрудника с содержанием настоящего распоряжения под роспись;
• назначить кого-то из сотрудников ответственным за исполнение настоящего распоряжения.

В завершение работы с приказом директору останется лишь заверить всё вышеизложенное собственным автографом, отдать документ кадровику, чтобы тот проделал оставшуюся работу по части оформления и ознакомил с содержанием всех причастных к мероприятию сотрудников. Как только все задачи будут выполнены, можно будет говорить о стопроцентной готовности распоряжения к изданию.

Примерный образец