Письмо-согласие – это официальная бумага, составляемая с целью выражения намерений представителей организации на сотрудничество с контрагентом. Документ не является обязательным, однако играет большую роль в рамках соблюдения правил делового этикета.
Файлы для скачивания:
Роль письма-согласия
Письмо-согласие может применяться в самых разнообразных ситуациях. Если резюмировать, можно сказать, что документ составляется в тех случаях, когда предприятие готово на подписание договора. Речь может идти о различных сделках гражданско-правового характера, участии в тендере и так далее.
Как правило, первым этапом заключения сделки всегда являются переговоры. Представители сторон встречаются и обсуждают все важные для них моменты, условия соглашения. Далеко не всегда лица готовы непосредственно на месте подписывать договор. Необходимо выделить какое-то время на обдумывание, просчёт рисков, определение перспективы. Как только организация будет готова, она направляет контрагенту письмо-согласие.
Кто составляет официальную бумагу
В теории написать письмо-согласие может абсолютно любое лицо, имеющее представление о работе с официальными бумагами, деловом этикете. Доверить эту задачу рекомендуется секретарю, менеджеру или юристу. В любом случае документ должен быть заверен автографом руководителя предприятия. Для юридический лиц таким человеком выступит директор, а для ИП – непосредственно сам гражданин. Отметим, что полномочия представителя должны быть заверены соответствующей бумагой. Речь идёт об уставе общества или паспорте гражданина.
Как правило, начальник получает уже готовый проект письма на подпись, проверяет его. Если нареканий нет, согласие подписывается.
Как передать письмо контрагенту
Передать письмо-согласие представителю второй стороны можно посредством любого доступного средства коммуникации:
- лично в руки;
- заказным письмом;
- отсканировать и отправить по электронной почте.
Закон не предъявляет к данной категории официальных бумаг строгих требований, не регулирует их оборот. Единственный важный момент – это «живая» подпись уполномоченного лица. Именно поэтому нельзя отправлять исключительно электронный вариант документа. В любом случае придётся его распечатать.
Правила написания текста
Как уже неоднократно было упомянуто выше, письмо-согласие направляется исключительно в целях соблюдения правил делового этикета. Исходя из этого, текст документа должен быть написан в деловом стиле. Это означает, что строго нельзя использовать бытовые речевые обороты, жаргонизмы, ругательства. Рекомендуем также оставлять на бумаге ссылки на нормы действующего законодательства (если имеет место). Возможно, именно эта официальная бумага и станет определяющей при принятии решения о подписании договора.
Форма документа
Все документы, имеющие своим назначением уведомление, выражение согласие на осуществление каких-то действий, пишутся в свободной форме. Письмо-согласие в свою очередь не является исключением. Необходимо учесть, что свободная форма официальной бумаги также выдвигает свои требования, которые необходимо соблюдать. Речь идёт о следующих моментах:
- простановка всех необходимых реквизитов;
- подписание руководителем компании;
- расшифровка оставленного на бумаге автографа.
За основу для написания письма-согласия берётся фирменный бланк компании, на котором обозначены её реквизиты (юридический адрес, ИНН, ОГРН и так далее). Если такового не оказалось в наличии, допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4 или А5.
Исполнить текст официальной бумаги можно одним из двух привычных способов: от руки с помощью чёрной или синей шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде при помощи компьютера и соответствующего ПО. Это решение принимает составитель по своему усмотрению. Рекомендуется всё же отдать предпочтение именно печатному варианту. Так письмо будет иметь более презентабельный вид.
Инструкция по составлению письма-согласия
Для удобства работы с документом условно разделим его на три структурных элемента: реквизиты, предмет и подпись руководителя. Исполнять их необходимо именно в обозначенном выше порядке.
Первым делом обратим внимание на шапку письма, в которой обозначается, кто является отправителем и получателем. В дательном падеже прописываем наименование компании-контрагента, ФИО её руководителя, должность. Далее указываем те же сведения, но уже о другой стороне, в родительном падеже. Если используется чистый лист бумаги, прописываем реквизиты предприятия. Не забываем оставить способы связи: контактный номер телефона, почтовый адрес или адрес электронной почты. В этой же части обозначаем дату и место написания согласия.
Ниже по документу берёт своё начало основная часть, в которой и необходимо выразить согласие на сотрудничество. Она будет уникальна для каждого отдельно взятого случая. Как правило, здесь предлагают выбрать дату и время для подписания договора. Также имеет место выдвижение условий, при которых соглашение будут заключено. Если речь идёт о каком-то обязательном с точки зрения закона мероприятии, оставляем ссылки на нормы действующего законодательства.
Примерный образец
ООО «Вершки-Корешки» в лице генерального директора Ватова Н. Д. выражает своё согласие на подписание договора аренды офисного здания по адресу г. Курган, ул. Красильщиков, д. 43. с ООО «Рожки». Предлагаю в ближайшее время назначить встречу для подписания соглашения, обсуждения условий его заключения. Надеемся на продолжительное, плодотворное сотрудничество.
С уважением, генеральный директор ООО «Вершки-Корешки» Ватов Н. Д. (Ватов)
На этом моменте процесс составления письма-согласия подходит к завершению. Заверяем его автографом руководителя, убеждаемся, что подпись была расшифрована (фамилия и инициалы). Официальная бумага готова к отправке контрагенту.
