Письмо-просьба

Письмо-просьба – это документ, относящийся к группе деловой корреспонденции, имеющий своей целью запросить что-то у второго лица. Речь может идти о какой-то услуге, денежных средствах и так далее. Разберём особенности данной официальной бумаги в материале.

Когда используется

Деловая корреспонденция – это довольно большая и важная часть документооборота любого предприятия. Посредством писем контрагенты решают множество вопросов, договариваются о тех или иных условиях, мероприятиях. Просьба может касаться самых разнообразных моментов, таких как:

• просьба о погашении задолженностей;
• просьба выделить денежные средства на удовлетворение тех или иных нужд;
• просьба встретить представителя компании, отправленного в служебную поездку;
• просьба о встрече с целью обсуждения договорённостей, заключения договора.

Юридическая сила

Само по себе письмо не обладает никакой юридической силой, не порождает у контрагентов никаких прав и обязанностей. Получатель не обязан выполнять просьбу второй стороны. Однако в отдельных случаях бумага всё же может сыграть свою роль. Речь идёт об уведомлении. Например, контрагент, задолжавший кредитору денежную сумму, может заявить в суде, что не знал о наличии задолженности. Полученное письмо с уведомлением о вручении сможет доказать обратное в суде.

Правила составления

Как уже было упомянуто ранее, письмо-просьба относится к деловой документации, следовательно, должно отвечать требованиям, к ней предъявляемым. Таковыми являются:

• соблюдение делового, строгого стиля языка;
• указание, кому и от кого направляется бумага;
• повод для написания документа, цель его написания;
• обозначение реквизитов отправителя и получателя;
• подписание уполномоченным лицом компании.

От того, насколько грамотно и корректно будет составлено письмо, будет зависеть ответ контрагента.

Некоторые письма подразумевают получение ответа. В таком случае необходимо будет оставить контактные данные: номер телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты.

Кто составляет письмо

Деловые письма всегда отправляются от имени руководителя компании, однако непосредственно составлением документа занимается, как правило, другой человек. Эта задача в устной форме поручается кому-то из подчинённых директора: секретарю, документоведу или иному лицу. Сотрудник должен обладать общим пониманием о работе с деловой документацией, быть достаточно образованным в области русского языка, чтобы не допустить пунктуационных и орфографических ошибок.

Способ отправки

Способ отправки письма – это довольно важный аспект всей процедуры, которому следует уделить должное внимание. Конкретный выбор делается в зависимости от срочности просьбы, её характера, особенностей документооборота на предприятии. Всего их три:

• почтовое отправление;
• рассылка на адрес электронной почты;
• личная передача из рук в руки.

Если просьба носит срочный характер, пользоваться услугами почты не рекомендуется. Письма имеют свойство теряться, а сроки – растягиваться. Почтовое отправление видится самым лучшим вариантом лишь в том случае, если необходимо заверить сам факт получения письма. Речь идёт об уведомлении о вручении.

Окончательное решение всегда остаётся за руководителем компании-отправителя. Основная цель – донести сведения до контрагента любым из доступных способов.

Форма документа

В силу того, что письма относятся исключительно к корреспонденции, органы государственной власти не предъявляют к их форме каких-то требований. Все бумаги из этой категории пишутся в свободной форме, основные критерии которой были разобраны ранее.

Предприятия вправе самостоятельно разработать уникальный шаблон, которым будет пользоваться на постоянной основе. Конечно, основное наполнение будет каждый раз уникальным, однако реквизиты и ФИО руководителя не изменятся.

Если речь идёт о физическом варианте письма, то для его составления принято использовать фирменный бланк компании, так как на нём уже будут отмечены все основные сведения о ней, в том числе контактные данные. Проверив контрагента посредством запроса в соответствующие инстанции, организация-получатель сможет принять решение об удовлетворении просьбы. Если бланка не оказалось в наличии, прописать реквизиты можно и самостоятельно на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Исполнить текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Необходимо учесть, что автограф руководителя должен быть именно «живым», то есть компьютерный вариант придётся распечатать на принтере для заверения подписью.

Правила написания письма-просьбы

Первым делом необходимо обозначить, кому и от кого направляется письмо. Для этого в дательном падеже прописываем ФИО руководителя компании-получателя, наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем оставляем те же сведения, но уже об отправителе.

Ниже по документу берёт своё начало основной блок. Начать его следует с мотивировки. Объясняем действительную причину обращения с просьбой. Затем в просительной части оставляем свой запрос. Он может касаться чего угодно. Если имеют место какие-то гражданско-правовые отношения, указываем ссылки на законодательство. Делать это необязательно, однако таким образом официальная бумага будет иметь более презентабельный вид. В качестве примера разберём письмо-просьбу о предоставлении скидки за приобретённые у поставщика товары.

Примерный образец

Письмо-просьба составлено и уже практически готово к отправке. Осталось лишь заверить его подписью (с расшифровкой) уполномоченного лица. Не лишним будет отметить, что руководитель обращается к контрагенту с уважением. Это одно из правил делового этикета.

Итоговый вариант письма отправляется любым из доступных способов на выбор.