Письмо о смене реквизитов

Письмо о смене реквизитов – это документ, носящий в первую очередь информирующий характер, направляемый с целью уведомления заинтересованных лиц об изменении реквизитов организации. В материале мы подробно разберём порядок составления и способы отправки официальной бумаги.

Смена реквизитов

Под реквизитами понимают все сведения о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, обособляющие его от других субъектов рынка. У каждого предприятия они уникальны. К реквизитам относят:

• ИНН, ОГРН;
• юридический адрес;
• реквизиты банковских счетов.

Эта информация необходима контрагентам для продолжения гражданско-правовых отношений с фирмой (осуществление обязательств по договорам). По указанным реквизитам направляются письма, переводятся денежные средства, подаются исковые заявления.

Письмо-уведомление

Обязательным пунктом любого гражданско-правового договора является обязанность лица уведомить об изменении реквизитов. Лучше всего будет сделать это заблаговременно, чтобы избежать возможных проблем. Вторая сторона может по ошибке перевести деньги не той организации, отправить письмо по устаревшему адресу.

В тексте письма необходимо напомнить контрагенту о заключённом с ним договоре, сослаться на конкретный его пункт, обязывающий информировать о смене реквизитов, указать причину изменения и самое главное – прописать актуальную информацию.

Как отправить письмо

Всего существует четыре традиционных способа отправки корреспонденции:

• посредством почтового отправления;
• через электронную почту;
• лично в руки представителю организации-контрагента;
• через факс.

Выбор всегда остаётся за отправителем. В данном случае не рекомендуется пользоваться услугами почты, так как письма имеют свойство теряться. Также почта далеко не всегда оперативно может доставлять документы по назначению. В ситуации со сменой реквизитов оперативность может сыграть решающую роль.

Кто составляет официальную бумагу

Вся деловая документация предприятия, в том числе и корреспонденция, пишется и отправляется от имени её руководителя, однако фактическим составлением официальной бумаги, как правило, занимается другой человек. Директор в устной форме поручает задачу кому-то из своих подчинённых: заместителю, секретарю, документоведу. Выбранный сотрудник должен быть грамотным, обладать общим представлением о работе с документацией, корреспонденцией. Этих навыков будет вполне достаточно для качественного выполнения поставленной задачи.

Начальник должен получить на подпись уже итоговый вариант письма, проверить его на отсутствие ошибок. Крайне важно заверить документ «живым» автографом директора. Так контрагент будет уверен, что официальная бумага не отправлена мошенниками с корыстным умыслом.

Деловые бумаги

Составляя любое письмо, необходимо придерживаться правил делового этикета. Таким образом компания выражает своё уважение ко всем своим контрагентам. Речь идёт о следующих моментах:

• соблюдение делового, строгого стиля языка;
• нейтральный тон документа;
• избежание жаргонизмов, бытовых речевых оборотов и ругательств;
• ссылки на законодательство, если имеет место. В частности, актуально при реорганизации юридического лица в любой форме.

Форма документа

Органы власти не предъявляют к корреспонденции никаких строгих требований. Все документы из этой группы принято писать без использования общеобязательных бланков в свободной форме. Главное – это соблюдение предписаний, озвученных в предыдущем абзаце. Однако существует ещё несколько правил, предъявляемых к официальным бумагам в свободной форме, а именно:

• обозначение реквизитов (дата, место);
• указание, кто является получателем и отправителем;
• подписание ответственным лицом;
• расшифровка оставленного в письме автографа (фамилия и инициалы).

Письма принято писать на фирменных бланках компании. Так документ будет иметь более презентабельный вид, а составитель сможет сэкономить время на обозначении реквизитов предприятия. Если используется чистый лист бумаги формата А4, сведения о фирме придётся указывать вручную. Отметим, что при заблаговременном уведомлении, в письме прописывают актуальные реквизиты, а не новые.

Исполнить текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в печатном виде при помощи компьютера и соответствующего ПО. Это решение принимает ответственное за составление документа лицо. Закон уравнивает указанные выше способы с точки зрения их юридической силы. Как правило, выбор зависит от выбранного компанией способа отправки.

Рассказываем, как составить письмо «на пальцах»

Первый шаг – обозначение, кому и от кого направляется письмо. В правом верхнем углу листа бумаги отмечаем ФИО руководителя компании-контрагента, её полное наименование со ссылкой на организационно-правовую форму (ОАО, ПАО). В этом же блоке прописываем те же сведения, но уже об отправителе, правильно выбирая падежи.

Второй шаг – основная часть. Здесь ссылаемся на причину изменения реквизитов, указываем дату изменений, прописываем новые, актуальные сведения. Если имеет место, оставляем ссылки на нормы законодательства, пункты заключённого договора.

Примерный образец

Четвёртый шаг – подписание и отправка. Как только все упомянутые выше моменты найдут своё закрепление на бумаге, можно переходить к подписанию. В письме должен появиться всего один автограф, принадлежащий директору компании или главному бухгалтеру. Это должно быть лицо с представительскими функциями. Напоминаем, что подпись подлежит обязательной расшифровке (фамилия и инициалы). Сразу после подписания официальную бумагу можно отправлять выбранным способом.