Письмо-напоминание

Письмо-напоминание – это официальная бумага, относящаяся к корреспонденции, имеющая своей целью напомнить второй стороне о чём-либо. Речь может идти о приближении срока исполнения обязательств, личной встрече и так далее. Разберём порядок и правила написания документа.

Распространение

Корреспонденция является важной частью документооборота любой организации. Письмо-напоминание направляется до истечения срока выполнения взятых на себя обязательств по договору. Если срок уже пропущен, придётся составлять письмо-претензию.

Сфера применения настоящей официальной бумаги довольно широка. Это и взаимоотношения в рамках гражданско-правового договора, и трудовые правоотношения, и иные, из них вытекающие.

Как отправить

Всего существует четыре способа отправки письма-напоминания:

• лично в руки представителю организации;
• посредством почтового отправления;
• по электронной почте;
• через факс.

Выбор способа обуславливается характером сообщения, особенностями документооборота в фирме, удобством для обоих контрагентов. Письмо должно быть получено в кратчайшие сроки.

Юридическая сила официальной бумаги

В большинстве случаев письмо-напоминание не будет обладать никакой юридической силой, так как по своей природе оно имеет целью лишь донести какую-то информацию. Сам факт получения документа не возлагает на контрагента никаких обязательств, не порождает прав. Однако имеются и исключения. Речь идёт о соблюдении досудебного порядка разбирательства.

Если вторая сторона по договору не исполнила свои обязательства после получения письма, направляется вторая официальная бумага – письмо-претензия. Это финальный документ, предшествующий обращению в суд. В дальнейшем уже придётся писать исковое заявление. Все направленные представителям второй стороны письма выступят доказательствами в суде, подтверждениями совершения попытки урегулировать спор без вмешательства органов правосудия.

Кто составляет

Письма такого характера всегда отправляются от имени руководителя компании, однако это не означает, что именно он будет самостоятельно составлять документ. На практике эта задача в устной форме поручается кому-то из подчинённых: секретарю, юристу, заместителю. Будет лучше доверить дело лицу, обладающему определёнными познаниями в сфере юриспруденции, договорного права, имеющему общее представление о работе с документами, корреспонденцией.

Правила составления писем

Корреспонденция должна отвечать общим правилам делового этикета. Речь идёт о соблюдении определённых норм, выработанных на практике. Официальная бумага должна быть написана в официально-деловом стиле. Текст выдерживается в нейтральном тоне. Строго запрещается использовать бытовые речевые обороты, жаргонизмы, ругательства. При необходимости оставляем ссылки на нормы законодательства, пункты заключённого между сторонами договора. Нельзя также и выражать угрозы контрагенту.

Форма документа

Органы государственной власти не предъявляют никаких требований к корреспонденции, не заставляют использовать общеобязательные унифицированные бланки. Все письма пишутся в свободной форме. Организация вправе заранее подготовить шаблоны на все возможные случаи, однако это необязательно.

Отметим, что свободная форма документа предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:

• обозначение реквизитов (дата, место);
• обозначение, кому и от кого направляется письмо (ФИО, наименование компании, реквизиты юр. лиц или данные физического лица);
• подписание ответственным лицом отправителя;
• расшифровка оставленного автографа (фамилия и инициалы).

Письма принято писать на фирменных бланках предприятия, так как на них уже прописаны реквизиты компании (адрес, ИНН, ОГРН и так далее). Если такового не оказалось под рукой, берём за основу чистый лист бумаги формата А4 и указываем все необходимые сведения самостоятельно.

Исполнить текст допускается одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. По общему правилу юридическая сила документа не зависит от выбранного метода. Решение принимает составитель с учётом характера письма и способа его отправки. Как бы то ни было, автограф, оставленный на бумаге, должен быть «живым», то есть документ в любом случае придётся распечатать.

Объясняем, как составить письмо

Приведём универсальную инструкцию по составлению письма-напоминания, касающегося абсолютно любых ситуаций. Первым делом обратим внимание на обозначение контрагентов. В правом верхнем углу листа отмечаем, кому и от кого направляется официальная бумага. В дательном падеже указываем ФИО руководителя компании-получателя, наименование фирмы со ссылкой на организационно-правовую форму. Здесь же, но уже в родительном падеже, оставляем те же данные, но уже об отправителе.

Ниже по документу посредине листа пишем «письмо-претензия», отмечаем дату и место его составления. С красной строки начинаем формулировать основную часть с напоминанием. Ссылаемся на имеющиеся правовые отношения с контрагентом, а также указываем на приближение какой-то заранее обговоренной даты. Как уже было сказано выше, характер события не влияет на особенности составления письма.

Просим контрагента вовремя выполнить свои обязательства, обозначаем альтернативный вариант развития событий. Если вторая сторона не выполнит свою часть сделки вовремя, придётся переводить спор в судебную плоскость.

Примерный образец

На этом процесс составления письма подходит к завершению. Перед отправкой документ необходимо проверить на наличие различного рода ошибок, опечаток. Заверяем официальную бумагу автографом руководителя, убеждаемся, что подпись была расшифрована. Отправляем письмо-напоминание выбранным способом.