Объяснительная за утерю документа на работе

Объяснительная за утерю документа на работе – это документ, в котором сотрудник компании, работающий с документацией, оправдывается перед руководством за утрату той или иной официальной бумаги. В рамках настоящего материала мы постараемся разобраться, каким образом директор может наказать работника за подобный проступок, зачем нужна объяснительная, как правильно её сформировать.

Работа с документами

Любой гражданин, устраивающийся на должность по работе с документами, должен быть ознакомлен с общими правилами взаимодействия с ними. В частности, все официальные бумаги должны быть рассортированы в чётком порядке по папкам, полкам, коробкам и так далее. При необходимости нужный документ должен быть найден в считаные минуты.

Если в бумажных делах допустить беспорядок, безо всякого сомнения за ним последует утрата документа. Возможно, он будет где-то среди огромного количества других бумаг, однако найти его не представится возможным в силу больших объемов.

Сотрудник, работающий с документами, несёт за них ответственность. Если утратить копию официальной бумаги, можно попытаться её восстановить, обратившись с соответствующим запросом в ту организацию, которая владеет оригиналом. Это может быть государственный орган или частная компания. Безусловно, на реализацию подобной задачи уйдёт время, однако в таком случае у нас хотя бы будет сама возможность вернуть утраченную бумагу.

Привлечение к ответственности

В должностной инструкции любого сотрудника, так или иначе взаимодействующего с документами, должен быть пункт, согласно которому он обязан аккуратно с ними работать: не допускать беспорядка, вовремя сдавать, списывать, относить в архив и так далее. Если работник допустил утерю документа, значит, он выполнял свои должностные обязанности ненадлежащим образом, а это в свою очередь является основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности.

192 статья Трудового кодекса Российской Федерации наделяет работодателя правом наказывать своих сотрудников за те или иные проступки. Утерю документа как раз можно отнести к таким. Мера наказания подбирается исходя из степени тяжести проступка. За утерю документа можно получить замечание или выговор. Здесь уже всё будет зависеть от обстоятельств: важность самого документа, наличие возможности его восстановить, обстоятельства утраты.

Объяснительная записка

Объяснительная записка всегда берётся с работника, совершившего тот или иной дисциплинарный проступок. Без этого нюанса привлечь человека к дисциплинарной ответственности попросту не выйдет, ведь руководство фирмы просто обязано спросить его мнение. Подобное правило, установленное ТК РФ, отсылает нас к общим принципам судебного производства по уголовным делам. Даже в тех ситуациях, когда у органов следствия/дознания на руках есть достаточное число доказательств для выдвижения обвинения и вынесения приговора, обвиняемый/подсудимый в любом случае будет защищаться, ему полагается адвокат.

В объяснительной записке работнику потребуется разъяснить причины утраты, обстоятельства. Возможно, директор компании войдёт в положение и решит не наказывать сотрудника, если грамотно изложить позицию.

Форма документа

Форма объяснительной записки за утерю документа на работе не закрепляется на законодательном уровне, что позволяет назвать её свободной. Так, гражданин всегда может сформировать объяснительную, имея под рукой лишь шариковую ручку и чистый листок бумаги формата А4. Иногда предприятия используют в своём документообороте собственные фирменные бланки, на которых прописаны реквизиты юридического лица и размещен фирменный логотип. Можно попросить такой в отделе кадров, однако, если его не окажется в наличии или вам откажут, всегда можно воспользоваться подручными средствами.

Руководство компании в любом случае обязано принять вашу объяснительную вне зависимости от того, каким образом она написана: печатным или рукописным, на фирменном бланке или чистом листе бумаги.

Инструкция по составлению объяснительной

Начинаем составление объяснительной записки с разъяснения, кому и от кого она подаётся. Для этого в правом верхнем углу листа бумаги мы пропишем ФИО руководителя компании, полное наименование фирмы со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем здесь же обозначим ФИО сотрудника, дающего объяснения, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу ссылаемся на сам факт выдвижения в ваш адрес обвинений по утрате того или иного документа организации. Признавать вину или же нет – зависит исключительно от вас и сложившихся обстоятельств. Если вы действительно не причастны к утрате данной бумаги, никогда с ней не взаимодействовали, утверждаем это, приводим аргументы в пользу своей позиции. Если вам известно, кто из сотрудников работал с этим документом последний, укажите его ФИО и должность. Возможно, именно он утратил документ, а всю вину пытаются свалить на вас.

Как только вы посчитаете, что достаточно полно разъяснили свою позицию, можно ставить дату составления документа и заверять его своим автографом. Полностью готовую объяснительную мы передаём в отдел кадров или лично руководителю на стол.

Примерный образец

Если всё же по вашему вопросу будет принято решение о привлечении к дисциплинарной ответственности, вас уведомят об этом под подпись. Оспорить взыскание можно в судебном порядке или через обращение с жалобой в трудовую инспекцию.