Объяснительная по излишкам при инвентаризации

Объяснительная по излишкам при инвентаризации – это документ, в котором материально ответственное за имущество компании лицо даёт свои пояснения относительно того, каким образом на складе образовались излишки. Сегодня мы расскажем, что представляет собой инвентаризация, откуда на складе могут оказаться излишке, какая ответственность будет ждать заведующего по административно-хозяйственной части за подобный проступок.

Инвентаризация

Инвентаризация представляет собой проверку имущества, хранящегося на складе организации. Периодичность проведения мероприятия будет зависеть от размеров фирмы, рода её деятельности, а также желания руководства. В принципе, если организация не осуществляет регулярные приём и списание имущества, нет смысла проводить инвентаризацию слишком часто. Обычно подобная процедура осуществляется один раз в год или квартал.

Инвентаризацию объявляет директор компании, издающий соответствующий приказ. По приказу формируется комиссия из сотрудников фирмы. В группу не входит материально ответственное за имущество компании лицо, однако оно также участвует в процедуре. В частности, перед мероприятием кладовщик даёт расписку, подтверждает, что все поступившие на его вину товарно-материальные ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. С этими сведениями инициативная группа уже будет проводить сверку имеющихся ТМЦ с теми, что заявлены на бумаге.

Материально ответственное лицо

За материальные ценности предприятия кто-то должен нести ответственность. По умолчанию эти обязательства возлагаются на директора компании, однако уже в ходе деятельности фирмы полномочия перекладываются на кого-то из сотрудников. Обычно это кладовщик или заведующий по АХЧ. Ответственность накладывается по факту подписания дополнительного соглашения о полной материальной ответственности. В частности, в случае недостачи придётся компенсировать денежные средства из своего кармана.

Излишки – это не такая большая проблема как недостача, ведь организация не несёт никаких материальных потерь. Излишки образуются вследствие того, что работник забыл поставить на учёт поступившие ТМЦ либо списать выбывшие. Как бы то ни было, это будет являться показателем качества его работы.

Дисциплинарная ответственность

Организация как работодатель в трудовом договоре имеет право применять к работникам меры дисциплинарного взыскания. Трудовой кодекс Российской Федерации серьёзно ограничивает предприятие по части доступных для применения санкций, предлагая на выбор лишь три вида наказания: замечание, выговор и увольнение. Правовая регламентация приводится в положениях 192 статья нормативного правового акта.

Уволить работника можно лишь за некоторые проступки, полный перечень которых приведён в 81 статье кодекса. Излишки на складе – это довольно-таки серьёзный проступок, за который обычно выносят выговор. Выговор влечёт за собой неприятные для сотрудника последствия, а именно, невозможность получения премиальной части заработной платы в течение всего срока действия дисциплинарного взыскания, то есть в течение одного года.

Форма документа

Объяснительные на работе всегда пишутся в свободной форме, ведь подготовка каких-либо универсальных шаблонов попросту невозможна. На предприятиях обычно используются фирменные бланки с указанием реквизитов фирмы и её наименования. Использование подобных образцов делает документооборот организации более единообразным.

Уточнить о наличии фирменного бланка следует в отделе кадров. Если таковых не оказалось в наличии, всегда можно составить объяснительную в свободной форме. Исполнить текст допускается как в рукописном виде с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта повсеместно применяются на практике.

Инструкция по составлению объяснительной

Объяснительная составляется по требованию руководства организации. Для того чтобы разобраться в ситуации и привлечь сотрудника к ответственности потребуется в обязательном порядке взять с него письменные объяснения. Срок на подготовки – 2 календарных дня. Если не уложиться в срок, кадровик составит акт об отказе дать объяснения, решение по поводу взыскания будет принято без вашего участия.

Первым делом в правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму, ФИО и должность руководителя. Затем здесь же укажем ФИО материально ответственного лица, дающего объяснения, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу ссылаемся на сам факт проведения инвентаризации на складе фирмы. Утверждаем, что инвентаризационная комиссия в ходе проверки выявила излишки на складе. Следующим шагом необходимо объяснить, каким образом они образовались. Вероятнее всего материально ответственное лицо попросту забыло записать те или иные ТМЦ на баланс или списать их, следовательно, не передало соответствующие бумаги в бухгалтерию. Даже излишки способны породить проблемы для организации, ведь начнутся вопросы по налогооблагаемой базе, сверкам с контрагентами и так далее.

В завершение работы с официальной бумагой исполнитель заверяет её своим автографом, ставит сегодняшнее число. В таком виде документ следует передать в отдел кадров, а кадровик в свою очередь передаст его вышестоящему руководству для принятия решения. Вероятнее всего, избежать ответственности вовсе не получится, однако имеется вероятность снизить меру взыскания до замечания.

Примерный образец