Служебная записка на замену картриджа в принтере

Служебная записка на замену картриджа в принтере – это документ, на основании которого ответственный сотрудник сможет списать пустой картридж, приобрести и установить в принтер новый. Сегодня мы расскажем, зачем нужна подобная официальная бумага, как правильно её сформировать, сколько времени ждать решения вопроса с отсутствием тонера в печатном устройстве.

Картриджи в рабочем принтере

В условиях офисной работы принтер является необходимым оборудованием, используемым в работе на ежедневной основе. Без распечатки документации на принтере, как правило, не обходится ни один рабочий день. Если устройство выходит из строя, под угрозой может оказаться работа всего отдела, а то и офиса в целом. Проблему нужно решать незамедлительно.

Как правило, в большинстве случаев принтер отказывается работать из-за опустевшего картриджа с краской. В зависимости от модели принтера решить эту проблему можно различными способами. Иногда можно просто заправить устройство специальными чернилами, а иногда приходится приобретать новый картридж.

Как правило, за картриджами в офисе должен следить системный администратор или заведующий по административно-хозяйственной части. В большинстве случаев расходники закупаются заблаговременно и наперед, однако может случиться так, что на складе их не окажется. Работника, взаимодействующего с принтером, это мало волнует, ведь его задача – сообщить об опустевшем или вышедшем из строя картридже.

Служебная записка

Служебная записка как юридический документ представляет собой обращение от одного сотрудника компании другому. По идее «служебки» квалифицироваться как вертикальные и горизонтальные, однако в нашем случае подобное деление роли не играет, ведь картридж может закончиться в принтере у представителя любой ступени корпоративной иерархии: администратор, юрист, заместитель директора и так далее.

На основании служебной записки ответственное лицо сможет произвести списание старого картриджа или списание краски для его заправки. В первую очередь именно для этого и нужна «служебка», ведь она, по большей части, служит именно отчётным документом, на основании которого и будут производиться списания, закупки. В теории сообщить о необходимости замены картриджа можно по телефону или в рамках устной беседы, однако в таком случае ни о каком официальном основании для списания не пойдёт и речи.

Форма документа

Форма служебной записки на замену картриджа не утверждена ни Трудовым кодексом Российской Федерации, ни иным нормативным правовым актом, несмотря на популярность данной официальной бумаги в практике. Подобные «служебки» используются практически во всех офисных компаниях, использующих в своей работе принтеры. Именно по причине частого использования организации иногда принимают решение разработать собственный шаблон, использовать его при каждой замене картриджа. Подобное решение не только упростить работу сотрудникам, но сделает документооборот предприятия более единообразным. К сожалению, далеко не каждая фирма разрабатывает и закрепляет бланки.

Если в вашей организации никаких бланков не предусмотрено, а составить записку всё же необходимо, предлагаем воспользоваться стандартным набором для исполнения любого документа: чистый листок бумаги формата А4, чёрная или синяя шариковая ручка. Если имеется возможность написать текст в печатном варианте, лучше отдать предпочтение именно ему.

Инструкция по составлению «служебки»

Служебная записка на замену картриджа в принтере по структуре состоит из нескольких составных элементов: шапки, основного структурного блока, даты формирования официальной бумаги и подписи исполнителя с расшифровкой. Рассмотрим, как не допустить ошибок при их формировании.

Первым делом обратим внимание на шапку документа. Она располагается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы в дательном падеже указываем ФИО работника организации, которому адресуется наша «служебка», занимаемую им должность в штатном расписании. Далее по тексту оставим аналогичный набор сведений, но уже о заявителей записки. На этом моменте работа по оформлению первой части «служебки» завершена.

Ниже по документу утверждаем, что в картридже нашего принтера закончился тонер, что делает невозможным его эксплуатацию. Здесь мы должны указать название устройства, его инвентарный номер, а также номер кабинета в офисе, в котором стоит и используется многофункциональное печатное устройство. В дальнейшем с этой информацией уже будет работать ответственный за обновление картриджей работник, будь то заведующий по АХЧ или системный администратор.

Следующим шагом просим заменить старый картридж или наполнить его чернилами для возобновления работоспособности устройства. Также можно указать срок, к которому задача должна быть реализована. Таким образом мы позволим ответственному скорректировать своё рабочее время, спланировать свою работу наперед.

В завершение работы с документом заверяем итоговый вариант «служебки» подписью с расшифровкой (фамилия и инициалы), ставим дату её оформления. В таком виде официальную бумагу можно передавать по назначению, ждать результата.

Примерный образец

Если ответственный за картриджи сотрудник не занят и имеет в запасе лишний картридж, вопрос может быть решен в течение получаса. Здесь всё зависит от загруженности и наличия запчастей на складе. Как бы то ни было, в конечном итоге вопрос в любом случае должен быть решен.