Служебная записка на выдачу спецодежды – это официальная бумага из внутреннего документооборота организации, которую в адрес ответственного за имущества фирмы лица может обратиться любой сотрудник, желающий получить рабочую униформу. В рамках настоящего материала мы разберемся, в каких случаях составляется и заявляется подобная служебка, какова процедура выдачи и списания спецодежды.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Спецодежда
Под спецодеждой понимается любая рабочая экипировка, используемая сотрудниками для осуществления их трудовой деятельности. Сюда можно отнести различного рода защитные костюмы, каски, робы, комбинезоны. Обычно предприятие использует спецодежду в тех случаях, когда работа сотрудника может быть связана с порчей и загрязнением его личных вещей. Как правило, это разные заводы, производственные цеха и так далее.
Спецодежда закупается или отшивается организацией сразу же на всех сотрудников, притом с запасом. На складе всегда должно иметься в наличии несколько комплектов, ведь любая одежда имеет свойство рваться, загрязняться и изнашиваться. Хороший работодатель осуществляет стирку спецодежды своих работников самостоятельно, используя для этого услуги химчистки. Так, раз в определённый промежуток времени все сотрудники сдают свою спецодежду на обработку, получают по факту её возвращения.
Покупка униформы
Работникам выдают спецодежду в первый рабочий день, когда они приступают к выполнению своих должностных обязанностей. По идее, спецодежда должна быть бесплатной, однако на практике же ситуация зачастую складывается несколько иначе. Даже на государственной службе встречаются случаи, когда должностные лица самостоятельно приобретают униформу, что уж говорить о коммерческом предприятии, основная задача которого – получение прибыли.
Как правило, первый комплект униформы практически всегда будет бесплатным, однако носить его придётся аккуратно, относиться к нему бережно. Спецодежда закупается с расчетом на какое-то время вперёд. Это может быть один год, два года или ещё большие промежутки времени. Если за этот период с униформой что-то случится, новую придётся покупать за свой счет.
Служебная записка
Служебная записка на выдачу спецодежды может писаться как самим работником, у которого нет униформы, так и его непосредственным начальником. В этом вопросе всё будет зависеть от особенностей организации работы на предприятии. Чаще всего, конечно же, служебку пишет сам работник. Документ адресуется ответственному за имущество фирмы лицу. Это может быть завхоз, заведующий по АХЧ, кладовщик или кто-то ещё. Перед тем, как приступать к составлению официальной бумаги, лучше уточнить, на чьё имя её подавать.
Подобная служебка обычно заявляется в двух случаях:
- человек только-только устроился на работу и желает получить свой первый комплект;
- нынешний комплект спецодежды, выданный предприятием ранее, пришел в негодность, в связи с чем его нужно списать, выдать новой.
Процедурой списание будет заниматься заведующий по АХЧ. Он должен оценить масштабы повреждений, загрязнения. Если будет принято решение, что спецовка уже не подлежит восстановлению, её спишут, закажут новую.
Форма документа
Форма служебной записки по любому поводу не утверждается на законодательном уровне, что позволяет формировать её в произвольном виде. Этот фактор играет на руку работникам, ведь им не придётся разыскивать актуальные ныне шаблоны. Несмотря на общепринятую свободную форму, за предприятием остаётся право разработать собственный шаблон, закрепить его на локальном уровне. Если таковой имеется, не нужно «изобретать велосипед», воспользуемся им.
Когда стало понятно, что в вашей компании ни о каких бланках не слышали, можно начинать составлять служебку своими силами. Для этого нам потребуется раздобыть чистый лист бумаги формата А4, чёрную или синюю шариковую ручку. Записка не обязательно должна быть исполнена от руки, а значит, при наличии возможностей допускается воспользоваться компьютером и принтером, оформить документ в печатном варианте.
Инструкция по составлению служебки
Служебная записка как официальная бумага должна составляться по всем правилам делового документооборота с соблюдение определённой структуры. Так, служебка будет состоять из шапки, основного содержательного блока с выражением просьбы о выдаче спецодежды, даты формирования и подписи ответственного сотрудника.
Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы дательном падеже прописываем ФИО ответственного за имущество компании сотрудника, а также полное наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее по тексту в родительном падеже отмечаем ФИО заявителя сотрудника, занимаемую им должность в штатном расписании.
Ниже по документу обращаемся к ответственному работнику, просим выдать комплект спецодежды, разъясняя причину обращения. Возможно, нынешний комплект износился, порвался или чрезмерно загрязнился. Мотивировать свой запрос важно, ведь если этого не сделать, вам могут отказать или предложить приобрести комплект за свой счёт.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное автографом с расшифровкой, ставим дату формирования служебки. В таком виде записку можно передавать на рассмотрение ответственному сотруднику. Каких-то конкретных сроков для рассмотрения законодатель не предусматривает, а значит, мы будем руководствоваться общим тридцатидневным периодом, используемым в большинстве правовых обращений.
Примерный образец
