График отпусков – это самостоятельный документ, распределяющий время отдыха между всеми без исключения сотрудниками предприятия. В настоящем материале мы рассмотрим особенности формирования официальной бумаги, правила её утверждения.
Файлы для скачивания:
Отпуск
Основной закон страны гарантирует, а Трудовой кодекс РФ в свою очередь реализует право граждан на отдых. Так, для всех лиц, осуществляющих свою трудовую деятельность по трудовому договору, предусмотрены различные отпуска, в том числе и ежегодный оплачиваемый. В частности, статья 123 Закона о труде упоминает о таком документе, как график отпусков. Предполагается, что он должен составляться как минимум за две недели до наступления календарного года, на который распределяется время отдыха. Обычно официальная бумага формируется в середине декабря.
Кто составляет
Бремя по составлению графика отпусков всегда ложится на представителей кадровой службы, так как именно в их обязанности входит работа с личной документацией работников, личным составом. Отпуск, несомненно, также входит в их компетенцию. Закон не обязывает работодателя согласовывать время отдыха со своими подчинёнными, тем не менее по мере возможности администрация фирмы старается идти на диалог. Конечно, невозможно угодить всем, ведь график формируется таким образом, чтобы предприятие всегда можно поддерживать свою деятельность. Если все уйдут в отпуск летом, работать будет попросту некому.
Утверждение
Составленный график необходимо утвердить. Для этого документ передаётся на рассмотрение директору компании, который оставит на нём свою визу. Следующим шагом издаётся приказ об утверждении графика на следующий календарный год. Все сотрудники обязаны узнать о времени наступления своего отпуска как минимум за две недели до его начала. Обычно это происходит непосредственно после издания приказа об утверждении. Кадровику придётся пройтись по офису, побеседовать с каждым сотрудником лично.
Ознакомление
Что касаемо ознакомления, то здесь существует два альтернативных варианта донесения информации. Первый из них – стандартный, то есть подчинённому выдают на руки график, он самостоятельно находит в нём свою фамилию, расписывается в листе ознакомления. Второй вариант – прочтение текста документа вслух. Такая практика имеет место в крупных компаниях, когда в целях экономии времени всех работников собирают в большом помещении, зачитывают положения графика вслух.
О порядке и правилах составления листа ознакомления с графиком отпусков мы рассказали в другом нашем материале.
Форма документа
В настоящий момент действующее законодательство не предъявляет никаких особых требований к внутренней документации предприятий, к коей несомненно относится график отпусков. Официальная бумага может быть составлена в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков сотрудником отдела кадров.
До недавнего времени обязательной к применению была форма Т-7, утверждённая Постановлением Госкомстата в 2004 году. По состоянию на сегодняшний день бланк носит исключительно рекомендательный характер, тем не менее им продолжают пользоваться в силу привычки и удобства.
Форма Т-7 состоит из одной страницы, распечатывается на принтере. Заполнить её можно как от руки с помощью чёрной или синей шариковой ручки, так и в печатном виде при помощи компьютера и набора офисных программ. Решение принимает ответственное за составление лицо. Безусловно, машинописный вариант куда легче в исполнении, в нём сложнее допустить ошибки. Даже если по итогу где-то обнаружится опечатка, её можно без проблем исправить.
Пошаговая инструкция по заполнению формы Т-7
Заполнение формы Т-7 не должно вызвать затруднений у опытных сотрудников кадровой службы, тем не менее разберём весь процесс поэтапно. Начнём с шапки документа, в которой пропишем полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму. Здесь же указываем код фирмы согласно классификатору (ОКПО).
Если на предприятии на постоянной основе действует профсоюзный орган, то для утверждения графика необходимо запросить его мнение. Ссылаемся на решение, если таковое имеется (дата, номер).
Далее присваиваем графику уникальный номер для хранения и документооборота, отмечаем дату его составления, указываем, на какой календарный год распределено время отдыха. Как только с реквизитами будет покончено, можно переходить к заполнению основной части официальной бумаги, представленной в виде таблицы. Здесь мы обозначаем:
- структурное подразделение, в котором трудится подчинённый;
- должность согласно штатному расписанию;
- ФИО работника;
- табельный номер;
- количество календарных дней отпуска;
- планируемая дата начала отпуска.
Остальные столбцы таблицы предназначены для внесения изменений в будущем. Дело в том, что в график могут быть внесены определённые правки. Именно для этого мы и оставляем ячейки незаполненными. В них предполагается обозначение фактической даты отдыха и ссылки на приказ директора о переносе отпуска.
Примерный образец
Как только все данные будут обозначены, можно переходить к подписанию. В форме Т-7 должен оставить свой автограф руководитель кадровой службы. Подпись подлежит обязательной расшифровке (фамилия и инициалы). Заверенный график передаётся на утверждение директору, который в верхней части документа должен проставить соответствующую одобрительную отметку (дата, ФИО, должность). С этого момента график можно считать утверждённым, имеющим юридическую силу. Официальная бумага передаётся на хранение в отдел кадров. В случае необходимости внесения изменений придётся достать документ и вновь с ним работать.
