Акт о контрольной проверке продукции, ТМЦ, вывозимых из мест хранения – это официальная бумага, составляемая по факту обнаружения расхождений в хранящейся на складе продукции. Процедура всегда сопровождается соответствующими документами.
Файлы для скачивания:
Бланк акта о контрольной проверке продукции, ТМЦ, вывозимых из мест хранения по форме МХ-13
Образец акта о контрольной проверке продукции, ТМЦ, вывозимых из мест хранения по форме МХ-13
Обнаружение расхождений
Настоящий акт составляется в случае несоответствия фактического количества и качества вывозимого груза сведениям, прописанным в документе. Речь идёт именно о вывозе продукции со склада. Проверкой занимается дежурный охранного поста, применяя метод завешивания. Если обнаруживается недостача или излишки, пишется служебная записка на имя руководителя организации. Дальнейшая судьба процедуры будет в его руках.
Приказ руководителя
Любой приказ руководителя должен иметь под собой основание и обоснование. Только так распоряжение можно считать полностью законным. Под первым понимают ссылку на какой-либо документ, нормативно правовой акт. Это может быть закон, акт или иная внутренняя бумага предприятия. В качестве обоснования указывается действительная причина принятия решения.
Комиссия
Для осуществления контрольной проверки директор своим приказом формирует специальную комиссию, состоящую из его подчинённых. Кадровый состав подбирается лично начальником путём оценки опыта работы сотрудников и их степени квалификации. По общему правилу должность работника не имеет никакого практического значения, ведь весь смысл формирования комиссии – это подтверждение обнаружения расхождений. Несмотря на это, рекомендуется назначить лиц, разбирающихся в бухучёте, имеющих опыт проведения контрольных мероприятий.
Процедура
В процедуре также принимают участие начальник поста охраны, обнаруживший расхождения, и материально ответственное за товар лицо. Они не входят в состав комиссия, а лишь следят за правильностью составления акта. Члены рабочей группы должны будут завешать ТМЦ и определить причину расхождений. Всего составляется три экземпляра официальной бумаги: один для бухгалтерии, второй для структурного подразделения и третий – для материально ответственного лица.
Подписанный членами комиссии акт передаётся на проверку и утверждение руководителю предприятия. Если все расчёты верны, директор вписывает своё решение в документ и ставит соответствующую отметку.
Кто актирует процесс
На практике бремя по составлению акта ложится на председателя сформированной комиссии. Как правило, это наиболее опытный среди коллег сотрудник, который однозначно умеет правильно обращаться с официальными бумагами и не допустит критических ошибок при написании документа. Именно председатель и будет отчитываться перед руководителем по факту завершения процедуры.
Отметим, что все члены комиссии в равной степени несут ответственность за сделанные выводы относительно расхождений. Если будет выяснено, что заключение не соответствует действительности по тем или иным причинам, ответственности перед руководителем избежать не выйдет.
Форма документа
В настоящий момент органы государственной власти не предъявляют особых требований к форме учётных бухгалтерских документов предприятий. Акт о контрольной проверке продукции, вывозимой из мест хранения, как и многие другие официальные бумаги, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его в учётной политике в целях бухучёта и использовать на постоянной основе.
До 1 января 2013 года компании были вынуждены пользоваться разработанной и утверждённой Постановлением Госкомстата в 1999 году формой МХ-13. По состоянию на сегодняшний день бланк носит исключительно рекомендательный характер, выступает в качестве типового шаблона. Тем не менее многие фирмы продолжают его использовать в силу привычки и общего удобства взаимодействия. Необходимо учесть, что форму МХ-13 также нужно закрепить в учётной политике.
Заполнить бланк можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде при помощи компьютера. Выбор делают члены комиссии с учётом особенностей документооборота на предприятии. По общему правилу способ написания текста при всех прочих равных не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. На практике большинство организаций перешли на специальное бухгалтерское ПО и выполняют всю документацию в печатной форме.
Объясняем, как заполнить форму МХ-13
Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке акта прописываем полное наименование организации со ссылкой на организационно-правовую форму, конкретное структурное подразделение. В полях справа обозначаем коды согласно классификаторам (ОКПО, ОКПД), ссылаемся на приказ (распоряжение) руководителя предприятия. Далее присваиваем настоящей официальной бумаге уникальный номер для хранения и документооборота в компании согласно утверждённой номенклатуре дел.
Следующим шагом обозначаются сведения об обнаружении расхождений:
- наименование конкретного товара;
- ссылка на транспортный документ;
- когда и кем обнаружено;
- ФИО материально ответственного лица.
Ниже по документу в информационную таблицу заносятся результаты завеса. Члены комиссии замеряют фактическую массу груза и сравнивают его с заявленным в документах. Любые расхождения фиксируются в правой части таблицы. Если первой страницы оказалось недостаточно, форма продолжается на оборотной стороне.
Как только все сведения будут обозначены, можно переходить к выводам. Участники рабочей группы делают выводы относительно природы образования расхождений. Речь может идти о естественной убыли, впитывании в упаковку, краже и так далее. Каждый член комиссии заверяет официальную бумагу своим автографом, подтверждая тем самым полноту и достоверность указанных в ней данных. Последняя строка в форме МХ-13 предназначена для приказа руководителя о списании недостающих ТМЦ.
