Акт на списание спецодежды – это документ, на основании которого бухгалтерия организации списывает изношенные, утерянные или испорченные элементы экипировки сотрудников. Процедура всегда подразумевает оформление определённого количества официальных бумаг.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Спецодежда
Спецодежда – это понятие довольно-таки обширное. Оно может включать в себя:
- униформу сотрудников, сшитую для выполнения их прямых обязанностей;
- рабочие перчатки, обувь, головные приборы;
- отдельные элементы экипировки.
Как правило, такой вид одежды используют организации, чья деятельность так или иначе связана с различного рода производством, осуществлением монтажных или строительных работ, ремонтом и так далее. Предприятие выдаёт своим подчинённым рабочую форму, чтобы сотрудники не пачкали и не портили свою личную одежду. Подразумевается, что в силу специфики выполняемых работ одежда подвержена быстрому износу.
Бухгалтерский учёт
С точки зрения бухучёта спецодежда относится к малоценным и быстроизнашиваемым предметам. К этой же категории можно отнести канцелярские принадлежности, простейшую оргтехнику. Стоимость таких предметов невелика, а срок службы составляет, как правило, менее одного года. Следовательно, малоценные и быстроизнашиваемые предметы подлежат регулярной замене, списанию. Периодичность списания определяет для себя каждая фирма в индивидуальном порядке. На практике спецодежду меняют ежегодно или по факту её износа.
Причины списания
Списание спецодежды практически всегда связано с её износом: образованием дыр, появлением не отстирываемых пятен, повреждением замков и так далее. Однако имеет место и списание по вине подчинённого. Работник, которому выдана униформа, обязан следить за её сохранностью по мере возможности. Если выяснится, что появление дефектов на одежде связано с нарушением техники безопасности, ответственность ляжет на сотрудника. Аналогичная ситуация может сложиться при утере комплекта спецодежды. Подчинённому придётся приобрести форму самостоятельно.
Кто составляет акт
По общему правилу акт на списание спецодежды составляет материально ответственное за форму лицо. Это может быть заведующий складом или иной сотрудник. В документе также должны быть проставлены подписи следующих работников:
- сотрудника, использующего спецодежду;
- руководителя структурного подразделения фирмы, в котором происходит списание;
- бухгалтер организации, который непосредственно и осуществляет необходимые учётные мероприятия.
Форма документа
В настоящий момент органы государственной власти не требуют от организаций составления первичных учётных документов с помощью общеобязательных унифицированных бланков. В теории акт на списание спецодежды, как и прочие официальные бумаги, может быть написан в свободной форме. До 2013 года для списания малоценных и быстроизнашиваемых предметов использовалась форма МБ-4, разработанная и утверждённая Постановлением Госкомстата в 1997 году. Многие предприятия и по сей день продолжают пользоваться настоящим бланком по причине привычки и удобства в заполнении. Отметим, что для использования формы её необходимо предварительно утвердить соответствующим приказом директора.
Заполнить бланк можно одним из двух стандартных способов: от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать составитель. Необходимо учесть, что способ заполнения формы ни коим образом не может отразиться на юридической силе официальной бумаги при условии подписания всеми необходимыми лицами. На практике ответственный сотрудник заранее распечатывает бланк на принтере и вносит в него сведения от руки.
Правила заполнения бланка
При работе с унифицированными бланками необходимо соблюдать определённые правила. Только так акт будет обладать должной юридической силой. Речь идёт о следующих моментах:
- заполнению подлежат все поля формы, если не указано иное;
- все автографы должны быть обязательно расшифрованы;
- нельзя оставлять в документе зачёркивания, исправления, ошибки.
Если составитель допустил ошибку, её можно исправить. Для этого возле зачёркнутого значения необходимо написать «исправленному верить», указать дату внесения изменений и оставить подписи всех ответственных сотрудников.
Объясняем, как правильно составить акт
Форма МБ-4 состоит из двух страниц, вторая выполняется на оборотной стороне. По своей структуре бланк можно условно разделить на четыре составные части: реквизиты, сведения о предметах, данные об ответственных лицах и подписи сотрудников. Следует уделить должное внимание каждой из них.
Начнём с реквизитов. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения в фирме. Затем прописываем полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму, структурное подразделение компании. В табличке справа обозначаем код предприятия согласно классификатору.
Ниже по документу следует информационная таблица, содержащая сведения о предметах. Здесь указываем:
- наименование предмета (вид, марка);
- номенклатурный номер;
- единицу измерения;
- количество;
- цену, итоговую сумму и амортизацию;
- причину выбытия (износ, дефекты).
Под таблицей повторно прописываем причину выбытия предмета.
Переходим к оборотной стороне. Здесь обозначаются данные о материально ответственных за предметы лицах: табельный номер, дата выдачи предмета на руки и подпись сотрудника.
На этом процесс заполнения формы МБ-4 подходит к завершению. Остаётся лишь заверить бланк автографами (с расшифровкой) всех лиц, а именно руководителя подразделения, бухгалтера и кладовщика. Как только все подписи встанут на свои места, процедуру можно считать успешно завершённой. Правильно составленный акт списания спецодежды защитит организацию от нежелательных вопросов со стороны налогового органа.
