Докладная записка

Докладная записка – это документ, используемый для внутренней коммуникации между сотрудниками одного предприятия с целью уведомления о совершении нарушения дисциплины труда. Следует отметить, что официальная бумага предназначена именно для общения по вертикали, то есть для сообщения вышестоящим лицам организации.

Роль документа

Как уже было отмечено ранее, докладная записка составляется при обнаружении нарушения правил поведения одним из сотрудников предприятия. Речь может идти о правилах внутреннего трудового распорядка, положений по охране труда или иных локальных нормативных актах работодателя. Процедура утверждения факта нарушения разбирается в другом нашем материале (акт о нарушении трудовой дисциплины).

Любой приказ руководителя должен иметь под собой основание и обоснование. Под первым понимают ссылку на какой-либо документ, закон, а под вторым – объяснение реальных причин принятия решения. Докладная записка в купе с составленным по всем правилам актом выступят в качестве основания.

Содержание записки

Докладная записка должна содержать в себе краткое, но ёмкое описание случившегося инцидента. Ответственный за составление сотрудник доносит до сведения руководства сам факт нарушения, а именно:

• дату, время и место нарушения;
• подробности нарушения (в чём именно выражается);
• ФИО нарушителя, его должность согласно штатному расписанию.

Также имеет место предложение о применении к нарушителю штрафных санкций. Отметим, что статья 192 Трудового кодекса выделяет три вида наказания для работников: замечание, выговор и увольнение. Они расставлены по степени суровости. Директор не обязан прислушиваться к мнению составителя записки, конечное решение в любом случае остаётся за ним. В теории начальник может не применять дисциплинарное взыскание вовсе, если нарушитель объяснит причину своего поступка, и она окажется веской.

В отдельных случаях Закон о труде позволяет отстранить сотрудника от работы. Например, в случае появления на рабочем месте в состоянии опьянения. Кодекс не предлагает точное количество календарных дней, этот момент волен решить руководитель на основании докладной записки.

Кто пишет официальную бумагу

Автором служебной записки является то же лицо, что и обнаружило факт нарушения, составило соответствующий акт. В теории это может быть совершенно любой сотрудник предприятия, вовремя проявивший бдительность. Работник в любом случае должен обладать навыками работы с документами, чтобы не допустить критических ошибок при написании записки.

Отличие от иных видов записок

Докладную записку часто путают со служебной и объяснительной. Необходимо проводить между ними чёткое разграничение по следующим основаниям:

• во-первых, докладная записка всегда носит вертикальный характер. Именно этим она отличается от служебной, но не от объяснительной;
• во-вторых, докладная записка составляется исключительно по факту нарушения норм трудового законодательства;
• в-третьих, докладную записку может написать абсолютно любой работник компании, а объяснительную только сам нарушитель;
• в-четвёртых, докладная записка не является обязательным элементом внутреннего документооборота в отличие от объяснительной. По общему правилу работодатель не имеет права применить к подчинённому дисциплинарное взыскание, не взяв с него объяснения.

Форма документа

В силу того, что докладная записка не является одним из основных документов, регулирующих трудовые правоотношения, органы государственной власти не предъявляют к её форме и содержанию никаких требований, за исключением общих. Докладная записка всегда пишется в свободной форме. Что касаемо общих требований, то речь идёт о соблюдении следующих моментов:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место);
• от кого и кому подаётся бумага;
• подпись автора записки;
• расшифровка автографа.

Написать официальную бумагу можно одним из двух стандартных сложившихся на практике способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта по итогу будут обладать равной юридической силой при условии заверения автографом составителя. Документ обычно составляется на чистом листе бумаги формата А4 или А5. Отметим, что записка в любом случае должна быть заверена именно «живым» автографом работника, так что даже компьютерный вариант придётся распечатать на принтере.

Объясняем, как правильно написать записку

По своей структуре докладная записка делится на три составных элемента: реквизиты, предмет и автограф работника. Необходимо уделить должное внимание каждому из них.

Первым делом разберёмся с реквизитами. В правом верхнем углу листа бумаги отмечаем, кому и от кого подаётся записка. В дательном падеже прописываем ФИО руководителя, его должность на предприятии согласно штатному расписанию. Чуть ниже обозначаем те же данные, но уже о заявителе. Следующим шагом присваиваем записке уникальный номер для документооборота, дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления.

Ниже по документу берёт своё начало основная часть, в которой необходимо ёмко описать случившийся инцидент. Затем предлагаем директору принять какие-то меры в отношении нарушителя и переходим к подписанию. Как только все вышеуказанные моменты будут прописаны на бумаге, своим автографом его заверяет составитель. Не забываем отметить, что записка передаётся вместе с соответствующим актом.

Примерный образец