Деловое письмо

Деловое письмо – это официальная бумага, относящаяся к корреспонденции, задачей которой является решение тех или иных вопросов, возникающих между контрагентами в рамках ведения гражданско-правовых отношений. Разберём порядок и правила составления документа, рассмотрим все доступные способы его отправки.

Корреспонденция

Корреспонденция является большой частью документооборота любого предприятия. Посредством деловых писем организации ведут общение с другими представителями рынка. Речь может идти об обсуждении условий будущего договора, уточнении реквизитов, запросе или чём-то ещё. Деловые письма имеют крайне широкую сферу применения.

Корреспонденция подлежит регистрации и учёту. Этой работой занимается документовед, секретарь или иной сотрудник компании.

Основными разновидностями деловых писем являются:

• письмо-запрос;
• письмо-претензия;
• письмо-просьба;
• рекламное письмо.

Деловая этика

Все официальные бумаги из данной группы должны быть составлены в соответствии с правилами деловой этики. Это означает, что при написании текста необходимо избегать использования бытовых речевых оборотов, жаргонизмов, фамильярства и ругательств. Сам текст должен быть выдержан в нейтральном тоне, деловом стиле.

Если пренебречь указанными выше предписаниями, деловой репутации, имиджу компании будет нанесён непоправимый вред. Как правило, организации отказываются сотрудничать с компаниями, не соблюдающими правила деловой этики.

Как написать письмо

Всего существует два традиционных способа написания деловых писем. Первый – от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки. Такой вариант видится предпочтительным в тех случаях, когда содержание документа подразумевает небольшой объём текста, а сама официальная бумага направляется через почту. Второй способ – в машинописном виде при помощи компьютера и соответствующего ПО. Так официальная бумага будет иметь более презентабельный вид, будет удобна для сканирования и последующего копирования (при необходимости).

Вне зависимости от выбранного способа, письмо должно быть заверено «живым» автографом представителя администрации предприятия. Это может быть лично генеральный директор, его заместитель, начальник какого-то отдела или главный бухгалтер. Всё зависит от тематики документа, условий его написания и отправки.

Способы отправки

Разберём все имеющиеся на данный момент способы ведения деловой переписки. Первым в очередь является самый традиционный вариант – отправка письма через почту. Главным минусом такого способа являются сроки доставки. Зачастую дело носит неотложный характер, а у контрагентов нет времени на ожидание. Однако сроки нивелируются одним нюансом, который в отдельных случаях делает почтовое отправление единственным доступным вариантом. Речь идёт об уведомлении о вручении.

Иногда крайне важно утвердить сам факт получения письма контрагентом. Такой порядок применяют при направлении претензий и иных бумаг, так или иначе связанных с условиями гражданско-правовых сделок. Уведомление выступит в суде доказательством, если дело примет такой оборот.

Два оставшихся способа – это факс и электронная почта. Они значительно опережают традиционное почтовое отправление в сроках доставки, однако ни коим образом не гарантируют получение письма. Использовать их можно только в тех случаях, когда между предприятиями ещё не заключён никакой договор, следовательно, нет никаких взаимных обязательств.

Кто занимается составлением

Ранее в материале мы упомянули, что письмо заверяется уполномоченным представителем администрации компании, однако это не означает, что именно он будет заниматься составлением текста письма. Эту работу поручают кому-то из подчинённых: кадровику, бухгалтеру, секретарю, документоведу. Выбор зависит от тематики письма. Например, все вопросы, касающиеся заключённых договоров, должны решать квалифицированные юристы, так как они обладают необходимыми познаниями в отдельных отраслях права, имеют общее понимание о работе с официальными бумагами. Вопросы, связанные с уточнением платежей и иными финансовыми моментами, решает главбух вместе с работниками бухгалтерии.

Объясняем, как правильно составить деловое письмо

Деловые письма принято писать на фирменных бланка организации, так как на них по умолчанию прописаны реквизиты компании. Эти сведения могут потребоваться получателю для того, чтобы проверить контрагента на надёжность. Возможно, такой организации не существует вовсе. Если было принято решение составлять документ на чистом листе бумаги формата А4, информацию о компании придётся указывать вручную.

В шапке письма отмечаем, кому и от кого оно направляется. В дательном падеже обозначаем ФИО и должность руководителя компании-получателя, её наименование со ссылкой на организационно-правовую форму. Здесь же указываем те же данные, но уже об отправителе (в родительном падеже).

Ниже по документу посредине листа пишем слово «письмо», присваиваем ему уникальный номер для регистрации, указываем дату составления. Затем с красной строки начинаем формировать сам текст официальной бумаги. Начать его следует с обращения к руководителю. Следующим шагом излагаем суть письма: выдвигаем требования, оставляем запрос, предлагаем воспользоваться услугами, назначаем встречу и так далее.

Если необходимо получить ответ от контрагента, указываем способы обратной связи. Это может быть почтовый адрес или адрес электронной почты.

Примерный образец

На этом моменте работа с деловым письмом подходит к завершению. Заверяем его автографом уполномоченного лица с расшифровкой (фамилия и инициалы), отправляем адресату. В обязательном порядке уточняем, что обращение происходит с уважением к представителям второй стороны.