Акт внутренней проверки аптеки

Акт внутренней проверки аптеки – это официальная бумага, которая отражает фактическое положение дел аптечной организации, позволяет проверить «чистоту» учётной документации, квалификацию сотрудников, качество используемого оборудования и так далее.

Внутренняя проверка

Под внутренней проверкой подразумевается аудит. Под аудитом в свою очередь понимают проверку всей документации предприятия на момент соответствия требованиям действующего законодательства. Аптечные фармацевтические компании регулярно подвергаются проверкам со стороны государственных надзорных органов, особенно если фирма самостоятельно производит лекарственные препараты. Частота контрольных процедур обуславливается заботой о потребителях, качеством медикаментов. Каждый отдельно взятый аспект торговли (наличие сертификатов качества, надлежащие условия хранения) и производства должны соответствовать государственным стандартам.

Законодательная база

Законодательной базой для проведения аудита выступает Приказ Минздрава от 31.08.2016 г. N 647н. Этот нормативно-правовой акт содержит в себе порядок проведения проверок, их регламент. Так как речь идёт именно о внутренней проверке, администрация аптеки вполне может расширить перечень проводимых контрольных мероприятий, однако основной костяк положений в любом случае должен быть выполнен. За отклонения от государственных стандартов предприятие будет ждать серьёзная административная ответственность с санкцией в виде приостановления деятельности вплоть до устранения нареканий.

Процедура

Аудит – это занятие довольно комплексное и сложное. Именно поэтому проверка всегда осуществляется коллективно. Руководитель организации своим распоряжением формирует специальную комиссию. Кадровый состав выбирает лично директор из своих подчинённых, ориентируясь на докладные записки от руководителей. В любом случае все члены комиссии должны обладать навыками работы с официальными бумагами, быть ознакомлены с множеством нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность фармацевтических организаций, иметь определённые познания в области торговли и производства медикаментов.

Обычно в состав входят работники, занимающие высокопоставленные должности в компании. Всего участников должно быть не менее трёх. Допускается приглашение представителя государственной надзорной инстанции.

Объекты проверки

Как уже было обозначено выше, внутренняя проверка носит комплексный характер. Членам комиссии придётся проинспектировать множество различных объектов, среди них:

• учётная документация по поставкам и производству медикаментов;
• бухгалтерские официальные бумаги, в том числе вопросы по налогам;
• сертификаты каждого отдельно взятого продаваемого или производимого лекарственного препарата;
• условия хранения медикаментов (холодильники, металлические ящики);
• условия отпуска лекарств по рецепту;
• санитарное состояние помещения;
• спецодежда сотрудников;
• вывоз отходов и многое другое.

Форма документа

В настоящий момент большинство документации может составляться в свободной форме. В силу того, что настоящий акт носит внутренний характер, он не является исключением. Однако предприятия также вправе использовать типовые формы, утверждённые Приказом Росздравсоцразвития от 2006 года N 2284 и Приказом Росздравнадзора от 2005 г. N 2217. Использование унифицированных бланков значительно упростит работу проверяющей комиссии, ведь документ по своему масштабу довольно объёмный.

Правила заполнения бланка

Следует отметить, что при работе с типовыми формами следует соблюдать определённые правила. Только так документ будет по итогу обладать должной юридической силой. Речь идёт о следующих моментах:

• обозначение реквизитов компании;
• обозначение реквизитов официальной бумаги (дата и место составления);
• деловой стиль языка;
• заполнению подлежат все строки формы, если прямо не указано иное;
• нельзя оставлять в бланке зачёркивания и помарки. В случае допущения ошибки следует аккуратно зачеркнуть ошибочное положение, рядом прописать новое, сделать отметку «исправленному верить», проставить дату корректировки и заверить её подписями всех членов комиссии.

Объясняем, как правильно составить акт

В качестве примера заполним типовую форму акта внутренней проверки аптеки. Первым делом следует разобраться с реквизитами. Оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) проведения проверки. Далее перечисляем кадровый состав сформированной в соответствии с распоряжением руководителя комиссии. Для каждого участника прописываем его ФИО и должность согласно штатному расписанию. Председатель выделяется отдельно. Именно он будет отчитываться перед директором о проделанной работе. Затем указываем наименование организации, производящей проверку, со ссылкой на её организационно-правовую форму.

Следующий шаг – заполнение сведений о юридическом лице, осуществляющем торговлю или производство лекарственных средств:

• юридический адрес фирмы;
• фактический адрес осуществления торговли/производства;
• контактные данные (номер телефона, факс);
• ИНН, ОГРН;
• номер и наименование территориального отделения ИФНС, в котором компания стоит на учёте;
• ссылка на устав общества;
• реквизиты лицензии на осуществление фармацевтической деятельности.

Далее потребуется обозначить информацию о месте осуществления деятельности: на каких правах организация занимает помещение (аренда, собственность), регистрационные данные и так далее. В дальнейшем членам комиссии придётся подробно исследовать большое количество документации и при наличии нарушений отметить их в настоящем акте. По факту завершения составления документа на нём должны появиться подписи всех ответственных за аудит лиц. Автографы в обязательном порядке должны быть расшифрованы. Итоговый вариант передаётся директору.