Акт приёма-передачи трудовых книжек

Акт приёма-передачи трудовых книжек – это документ, подтверждающий фактическую передачу трудовых книжек от одного должностного лица предприятия к другому. Так как организация-работодатель несёт за них ответственность перед работником, вместе с фактической передачей книжек передаётся и ответственность за их сохранность.

Когда составляется документ

Работодатель ведёт учёт, находящихся у него трудовых книжек работников, и обязан обеспечивать их сохранность. Для этой деятельность в организации предусмотрена отдельная должность. Обычно этим занимается человек из отдела кадров предприятия. Лицо несёт за них ответственность.

Передача трудовых книжек должна сопровождаться соответствующими документами. Акт приёма-передачи трудовых книжек подтверждает перемещение документов работников. Акт составляют в следующих случаях:

• в случае реорганизации юридического лица. В таком случае книжки перемещаются от старого юридического лица к новому;
• смена должностного лица не предприятии, несущего ответственность за трудовые книжки;
• перемещение трудовых книжек между подразделениями организации.

Единичные перемещения трудовых книжек не обязаны сопровождаться актом приёма-передачи. Например, при выдаче книжки на руки работнику или же при предоставлении книжки работником работодателю при устройстве на работу. Однако, хоть закон и не обязывает в таких случаях составлять акт приёма-передачи, он тем не менее может быть составлен. Осторожность в делах с документами никогда не бывает излишней.

Процедура передачи трудовых книжек

Процедура передачи в силу своей важности осуществляется в составе комиссии. Члены комиссии выступают в качестве свидетелей и должны своими подписями подтвердить фактическую передачу книжек. Руководитель организации издаёт приказ о назначении специальной комиссии с указанием её председателя. Лицо, ответственное за книжки до передачи полномочий по их хранению, не должно входить в состав назначенной комиссии. То же самое касается и лица, осуществляющее приёмку книжек. Члены комиссии не должны иметь личной заинтересованности в данном вопросе. Как правило, председателем комиссии назначается лицо, занимающее более высокую должность относительно других членов комиссии.

Согласно положениям статьи 66 Трудового кодекса РФ получить на руки трудовую книжку сотрудник может только в исключительных случаях. Для отслеживания перемещения документа ведётся специальный журнал. Эта деятельность ложится на плечи ответственного за ведение и учёт трудовых.

Форма документа

Документ используется во внутреннем документообороте организации и не имеет обязательной формы. Государственные органы не предлагают даже рекомендованной формы акта, так что организациям придётся составлять его самостоятельно в свободном формате. Предприятиям рекомендуется разработать единую для своей организации форму такого документа. Это позволит сэкономить время на проведении процедуры передачи, избежать возможных ошибок при составлении акта и сделает документооборот более единообразным. Разработанная на предприятии форма утверждается приказом руководителя организации. При использовании такой формы следует делать об этом отметку в документе.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Первым делом заполняется шапка документа. Здесь указываем наименование настоящего документа. Следом отмечается полное наименование организации, дата и место (населённый пункт) составления акта. Не забываем указать приказ руководителя об утверждении формы, если используется разработанная предприятием форма.

Ниже по документу следует его вводная часть. В ней отмечаем следующие моменты:

• Факт назначения руководителем организации комиссии. указываем реквизиты соответствующего приказа;
• Указываем кто входит в состав комиссии, включая председателя. вписываем их ФИО, должность на предприятии;
• Отмечаем причину передачи трудовых книжек к другому ответственному лицу (реорганизация предприятия, увольнение сотрудника, отпуск и т.д.);
• обозначаем лиц, между которыми происходит приём-передача трудовых книжек.

Вводная часть документа должна выглядеть следующим образом:

Далее переходим к составлению основной части документа. Так как акт составляется при передаче большого количества трудовых книжек, для оптимизации пространства и более полного изложения информации эта часть документа выполняется в виде таблицы. Закон не запрещает изложить информацию о передаваемых книжках текстом, но тем не менее будет лучше оформить это в виде таблицы.

Форма таблицы должна включать в себя следующие положения:

• порядковый номер книжки в настоящем перечне;
• ФИО работника, которому принадлежит книжка;
• реквизиты трудовой книжки (указаны на первой странице).

В нижней строке таблицы фиксируем количество передаваемых книжек. При наличии на то необходимости, можно добавить столбец с примечаниями по книжкам, но необязательно. В примечаниях можно указать, например, информацию о том, что книжка не может быть физически передана по тем или иным причинам.

Под таблицей дублируем количество передаваемых книжек текстом. Текстовая форма написания чисел имеет приоритет перед цифровой при возникновении разногласий и споров. Указывая общее число цифрами, можно допустить банальную опечатку. Продублировав число текстом, мы предотвратим этот момент.

Так должна выглядеть таблица:

После таблицы следует заключительная часть документа. В ней члены комиссии заверяют акт своими подписями, тем самым подтверждают факт передачи книжек от одного лица к другому. Здесь же передающее и принимающее трудовые книжки лица также оставляют свои автографы, подтверждая передачу.

Новый работник на должности принимает на себя ответственность за сохранность документов сотрудников компании.