Акт приёма-передачи товара

Для учёта закупаемых и продаваемых товаров организациям необходимо составлять специальный документ первичного учёта товара. Таким документом является акт приема-передачи товаров.

Что это за документ

Акт приема-передачи товара (далее по тексту «АПП») является документом, который подробно отражает в себе список принимаемых или передовых товаров с указанием их наименований, количества и их стоимости. Этот документ является приложением к основному договору, по которому непосредственно осуществляется поставка товара. Речь может идти о любой сделке между контрагентами, предусмотренной второй частью Гражданского кодекса.

АПП товаров — это двусторонний документ, т.е. его необходимо составить в двух экземплярах. Один экземпляр для стороны, передающей товар. Другой для стороны, принимающей товар. Составление двух заверенных подписями экземпляров поможет избежать потенциальных проблем, которые могут возникнуть в случае разногласий сторон по поводу передаваемого товара.

Официальная бумага составляется не только при купле-продаже товаров, но также и при осуществлении с ними других операций. Например:

• передача товара на ответственное хранение. В таком случае необходимо составление договора об ответственном хранении;
• дарение товара. При сопровождении актом договора дарения, предмет акта заполняется в соответствии с положениями договора дарения;
• передача товара между лицами, несущими за него материальную ответственность. Такие процедуры происходят внутри одного предприятия.

Обязательно ли составление акта приёма-передачи

Составление акта обязательно далеко не в каждом случае закупки или продажи товара. Обязательное составление акта предусмотрено только для отдельных видов товаров, при приеме которых происходит их технологическая проверка, экспертная оценка и прочие процедуры. Во всех остальных случаях составление акта необязательно, но рекомендовано в целях избегания возникновения возможных споров с контрагентом.

АПП товаров, заверенный сторонами, в дополнение к накладной, будет являться доказательством по предмету спора в суде.

Особенности составления документа

Законом не предусмотрен конкретный вид данного документа. Акт составляется контрагентами в свободной форме, соблюдая общие требования к договорам. Предприятие может иметь специально разработанную единую форму такого акта. В случае её отсутствия можно составить акт самостоятельно на листе бумаги А4, соблюдая общие требования. Акт также может быть составлен как для крупной партии товара, так и для товара, поставленного в количестве одной штуки. Количество товара для составления акта значения не имеет.

Акт должен содержать:

• дату и место составления акта;
• необходимо указать к какому договору (указать реквизиты договора) является приложением данный акт;
• полное наименование лиц, участвующих в приеме-передаче товаров, с указанием их реквизитов (ИНН, ОГРН или паспортных данных, если речь идёт о физических лицах);
• ФИО ответственных и уполномоченных на то лиц и подтверждение их полномочий.

Эти положения являются стандартными для любого документа.

Так выглядит преамбула АПП товаров:

Что нужно указывать в основной части АПП товаров

Основная часть документа должна содержать полный перечень принимаемого/передаваемого товара с указанием его полного наименования, количества и стоимости. Эта часть оформляется в виде таблицы. Столбцы таблицы будут зависеть от конкретного товара: могут различаться единицы измерения (штука, литр, килограмм), цена может указываться с учётом НДС или без учёта НДС и другие особенности для каждого типа товара.

Далее по документу необходимо отметить факт непосредственной передачи товара от поставщика (продавца) к покупателю. Следует указать информацию об обнаруженных дефектах товара. В случае их отсутствия, указать на это. При наличии дефектов ответственность за это будет нести сторона, указанная в основном договоре, приложением к которому является этот акт. В случае обнаружении дефектов покупатель отмечает это в акте, но всё равно может приобрести товар уже по другой цене, обговорённой с контрагентом. Об этом будет необходимо составить новый акт приёмки.

Можно отметить, что на товар контрагентом была выписана накладная. Также необходимо добавить пункт об отсутствии или наличии у договаривающихся сторон претензий относительно друг к другу.

После указания всех необходимых и важных для сторон договора моментов следует подписание акта. Акт подписывается уполномоченными на то уставом, доверенностью или иными документами должностными лицами организации. Заверить подписями необходимо каждый из составленных экземпляров. Заверять акт печатями организаций необязательно.

Поставщик непосредственно после подписания акта снимает с себя ответственность по поставке товара в надлежащем качестве, количестве и в сохранности, перекладывая её на покупателя.