Акт приёма-передачи печати

Акт приёма-передачи печати организации – это документ, подтверждающий фактический переход печати от одного ответственного лица к другому. Причины для такого перехода могут быть различными, однако каждый такой переход следует сопровождать составлением акта приёма-передачи.

Место печати в настоящее время

В соответствии с 82-ФЗ использование фирменной печати для большинства юридических лиц перестало быть обязательным, однако организации продолжают ими пользоваться. Наличие на документе печати добавляет ему большей юридической значимости для контрагентов и третьих сторон. Если на различных малозначительных актах предприятий печать ставят довольно редко, то для договоров на крупные денежные суммы печать оставляют гораздо чаще.

Информация о наличии у предприятия печати обязательно отражается в её учредительной документации. По умолчанию для организации предусмотрена одна печать, но в силу необходимости заключения договоров различными структурными подразделениями изготавливают дополнительные экземпляры. Правом пользоваться печатью обладает лишь её руководитель, который указан в уставе. Однако своим распоряжением руководитель может передать печать другому сотруднику. Обычно это заместитель руководителя или руководитель структурного подразделения организации. Каждая такая передача печати должна сопровождаться соответствующим документом (актом приёма-передачи печати).

Юридическое значение документа

Так как печать организации является крайне важным для неё объектом, на её держателе лежит ответственность за её сохранность. Вместе с фактической передачей печати передаётся также ответственность. Утеря печати повлечёт неблагоприятные последствия для организации и лица, допустившего утерю. Поэтому передачу печати всегда необходимо сопровождать документально.

Также может возникнуть ситуация, в которой печать будет оставлена на документе лицом, не имеющим на то полномочий. Правомерность такого действия можно будет оспорить в судебном порядке. Ответственное отношение к перемещению печати позволит организации избежать попадания печати в руки мошенников.

Передача печати сотруднику без сопровождающих документов не порождает для него никакой ответственности. Сотрудник в силу своей невнимательности, неопытности или личной корыстной заинтересованности, может заверить нежелательный для организации документ. В дальнейшем предприятию будет крайне затруднительно оспорить действительность документа, на котором стоит её фирменный оттиск. В целях избегания всех вышеперечисленных неприятных ситуаций следует подходить к хранению печати и её передаче со всей ответственностью.

Форма документа

Законом не предусмотрено для акта передачи печати обязательной формы. Организации имеют возможность составить акт самостоятельно или же разработать свою фирменную форму такого документа. В крупных фирмах передача печати происходит довольно часто, ведутся журналы учёта передачи печати от одного ответственного лица к другому. Для крупной фирмы будет целесообразно разработать фирменную форму для упрощения процесса передачи. Так, руководитель предприятия может быть уверен в правильности составления документа и, следовательно, в его действительности.

Не прибегая к разработке собственной формы, руководитель вправе составить акт самостоятельно, от руки, на листе бумаги А4. В силу простоты оформления документа это не составит большого труда и не займёт много времени. Однако следует помнить, что документ, составленный с ошибками, не будет иметь юридической силы.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Разберём составление документа, начав с шапки. Если используется фирменная форма организации, об этом следует сделать отметку в правом верхнем углу акта. Отметка должна содержать в себе реквизиты (номер и дату издания) приказа руководителя организации, утвердившего настоящую форму. Здесь же указывается ФИО руководителя. Если форма не используется и акт составляется с чистого листа, то этот пункт пропускаем и указываем лишь наименование документа (акт приёма-передачи печати).

Следующей частью акта будет его вводная часть. Здесь следует обозначить следующие моменты:

• дата (число) составление документа;
• населённый пункт;
• наименование организации, составляющей документ.

После указания реквизитов настоящего документа, утверждаем сам факт передачи печати. Здесь указываем:

• причину передачи печати (увольнение ответственного сотрудника, отпуск и т.д.);
• ФИО передающего и ФИО принимающего лица;
• если печать передаётся на какой-то срок, об этом делается отметка с указанием срока;
• если передаётся не один фирменный символ, а несколько, составляется полный перечень передаваемых печатей и штампов;
• документы, дающие основания лицам пользоваться печатью организации (устав, доверенность).

После указания всей необходимой информации ставится оттиск фирменной печати организации. Если передаётся несколько печатей и штампов, оставляется оттиск каждой из них.

Так должна выглядеть основная часть акта:

После внесения всей необходимой информации о сторонах приёма-передачи и передаваемом объекте следует этап подписания документа. Документ заверяется подписями передающего и получающего лица. Подписывая акт, принимающее лицо соглашается с возложением на него ответственности за сохранность фирменной печати.

Акт составляется в двух равных по своей юридической силе экземплярах. Один остаётся на руках у руководителя организации (передающего лица), а другой у принимающего лица. Также одновременно с актом приёма-передачи руководитель оформляет доверенность на принявшее печать сотрудника.