Для передачи имущества между организациями необходимо составление определённых документов. Имущество передаётся на основании заключённых между сторонами договоров, а фактическая их приёмка-передача подтверждается соответствующим актом – актом приёма-передачи. Если речь идёт об основных средствах организации, важно подойти к составлению акта очень ответственно. Для такого случая существует форма ОС-1.
Файлы для скачивания:
Что понимается под основными средствами организаций
В соответствии с положениями Приказа Минфина основными средствами признаётся всё имущество организации, отвечающее её основному направлению деятельности. Это может быть:
- различное технически сложное оборудование;
- инструменты, которыми предприятие пользуется для выполнения работ и предоставления услуг;
- транспортные средства, используемые предприятием;
- здания, строения, используемые организациями для осуществления их деятельности;
- сельскохозяйственные объекты (культуры растений, скот).
Форма ОС-1 подойдёт для приёма-передачи любых объектов, относящихся к основным средствам предприятия, за исключением сооружений и зданий.
Зачем составлять акт приёма-передачи
Акт приёма-передачи объекта является приложением к основному договору, по которому контрагенты передают объекты. Документ будет в подробностях содержать всю информацию о передаваемом объекте и о предметах, следующих за ним. Это могут быть какие-то его составные части, необходимые для эксплуатации объекта, или техническая документация. На бумаге также будет зафиксирована стоимость передаваемого объекта на момент передачи.
Акт приёма-передачи является основанием для снятия объекта с учёта одного предприятия и постановки на учёт другого. Без постановки средства на баланс его нельзя будет ввести в эксплуатацию. Списывая объект с учёта, предприятие уменьшает свою налогооблагаемую базу. Поэтому такой сделкой может заинтересоваться налоговый орган. Списывать объекты с баланса без определённых причин нельзя.
Когда основные средства могут передаваться между организациями
Ситуаций, в которых необходимо будет составить акт приёма-передачи, великое множество. Это касается любых сделок, в рамках которых основное средство переходит из рук в руки. Распространённые случаи:
- договор аренды основного средства организации (например, транспортного средства);
- договор купли-продажи. Пожалуй, это самый распространённый случай;
- передача объекта на ответственное хранение другой организации;
- обмен основными средствами между предприятиями.
Во всех вышеперечисленных случаях крайне важно составить акт приёма-передачи.
Процедура приёма-передачи
Так как приём-передача основного средства – это значимое для обеих сторон договора юридическое событие, сам процесс проходит в присутствии комиссии. В комиссию входят представители обеих сторон. В случае передачи технически сложного оборудования, имеет смысл пригласить стороннего эксперта. Рядовые сотрудники организаций не всегда имеют представление о сложных объектах и не смогут оценить его состояние на момент передачи.
Форма документа
Как уже было сказано выше, для приёма-передачи большинства видов основных средств организации подойдёт разработанная Госкомстатом форма ОС-1. Она содержит в себе все необходимые для правильного проведения процедуры моменты и положения. Закон не обязывает предприятия пользоваться именно этой формой документа, организация может разработать собственный фирменный бланк приёма-передачи. Однако, в этом нет совершенно никакой необходимости. Рекомендуется пользоваться именно формой ОС-1. Бланк можно заполнить на компьютере или же шариковой ручкой.
Пошаговая инструкция по заполнению формы
Форма состоит из трёх страниц. Разберем процесс составления с самого начала, с шапки документа. Первым делом необходимо заполнить строки, подтверждающие утверждение настоящего документа руководителями организаций контрагентов. Указывается должность, ФИО руководителя и дата утверждения.
Далее по документу указываем всю необходимую информацию о контрагентах:
- наименование организаций;
- юридический адрес;
- контактный телефон;
- номер расчётного счёта предприятия.
Последним пунктом в шапке формы будет отметка о документе, на основании которого основные средства передаются-принимаются. Указываем реквизиты соглашения.
Эта часть документа должна выглядеть следующим образом:
Далее переходим к вводной части документа, располагающейся на этой же странице. Присваиваем настоящему акту номер и записываем дату его составления. Затем следует указать учётную информацию о передаваемом объекте:
- дата постановки на учёт и дата снятия с учёта объекта;
- его инвентарный и заводской номер;
- номер счёта, по которому производятся действия с объектом;
- номер амортизационной группы объекта;
- полное наименование объекта;
- фактическое местонахождение объекта;
- наименования предприятия-изготовителя.
Если объект находится в долевом владении нескольких собственников, об этом также делается отметка.
Переходим к заполнению второй страницы формы ОС-1. Вторая страница содержит в себе три информативные таблицы, содержащие данные об объекте основных средств.
В первой таблице указываем:
- даты выпуска, ввода в эксплуатацию и последнего кап. ремонта объекта;
- сроки его использования;
- суммы амортизации и стоимость приобретения.
Во второй таблице указывается изначальная стоимость объекта, срок эксплуатации и способ начисления амортизации.
Третья таблица несёт в себе информацию о содержании в объекте различных драг. металлов. Если таковых в объекте не имеется, пропускаем таблицу.
Под таблицами также можно будет указать дополнительную информацию об объекте, которую члены комиссии посчитают необходимой для внесения в акт. На этом вторая страница документа закончена. Переходим к третьей.
Третья страница начинается с данных о проведённых членами комиссии испытаниях. Отмечаем соответствует ли объект тех. условиям и требуются ли ему какие-то доработки. Есть имеются нарекания, они подробно излагаются в полях ниже. Комиссия делает своё заключение относительно общего состояния объекта, наличия у него каких-то дефектов, недочётов и т. д.
После вынесения вердикта комиссии, указываем все приложения к настоящему документу (например, акт о проведении испытаний) и переходим к его подписанию. В акте должны расписаться все члены комиссии. Они своими подписями заверяют заключение о тех. состоянии объекта.
Ниже по документу представители организаций подтверждают факт приёма-передачи объекта. Здесь указывается их должность на предприятии, ФИО и официальная бумага, наделяющая полномочиями на подписание таких документов. Также утверждается факт списания объекта с учёта предприятия и постановки его на учёт у принимающей стороны.
Последними в документе свои подписи ставят главные бухгалтеры обеих предприятий. Подписанный акт приёма-передачи основных средств будет являться основанием для списания средства с баланса и его постановки на учёт в новой организации.
