Акт приёма-передачи дел на архивное хранение

Акт приёма-передачи дел на архивное хранение – это официальная бумага, подтверждающая, что одна сторона фактически передала, а вторая в свою очередь приняла те или иные документы на ответственное хранение. Процедура всегда сопровождается соответствующими документами.

Хранение документации

Закон обязывает хранить всю документацию в течение установленного законом срока. Период времени отличается для каждой отдельно взятой группы документов. Например, срок хранения трудового договора уже после увольнения сотрудника с предприятия составляет 75 лет. Очевидно, что в процессе деятельности организации накапливаются огромные массивы официальных бумаг. Именно для освобождения свободного пространства на территории компании и принимается решение о передаче документации третьему лицу.

Роль акта

По своей юридической природе настоящий акт не является самостоятельным документом, а выступает приложением к заключённому между сторонами договору хранения. Если договор лишь содержит в себе намерения контрагентов совершить те или иные юридически значимые действия, то акт подтверждает фактическое исполнение обязательств. Официальная бумага послужит основанием для возложения ответственности на сотрудника принимающей стороны, списания денежных средств с баланса организации.

Договор хранения

Действующая редакция Гражданского кодекса выделяет договор хранения в качестве обособленного вида сделки. Одна сторона, именуемая «поклажедатель», обязуется передать, а вторая, именуемая «хранитель», за соответствующую плату обязуется хранить те или иные объекты в интересах другой стороны. Документация также относится к объектам данного соглашения.

Отметим, что принимающая сторона берёт на себя ответственность за сохранность переданных ей дел. В случае потери или порчи документов придётся возмещать контрагенту убытки.

Процедура

Приём-передача дел на архивное хранение осуществляется посредством составления описи каждого отдельного взятого дела. Под делом понимается группа документов схожего характера, которая хранится вместе согласно утверждённой на предприятии номенклатуре. Принимающее документацию на хранение лицо должно подробно изучить описи, сверить заявленные в них сведения с фактическими. Если всё сходится, на документе можно оставлять автограф. Отметим, что, подписывая акт приёма-передачи, стороны отказываются от взаимных претензий. Если выяснится, что был утрачен документ, не обозначенный ни в одной описи, контрагент не может подать исковое заявление на возмещение вреда.

Форма документа

В настоящий момент любая официальная бумага, более подробно регулирующая взаимоотношения между контрагентами, может быть написана в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт приёма-передачи дел на архивное хранение считается сопровождающим сделку документом и не является исключением из общего правила. Существуют схожие по своей юридической природе акты, которые и берутся в качестве шаблона.

Отметим, что свободная форма официальной бумаги также предъявляет определённые требования к её содержанию. Речь идёт о следующих моментах:

• обозначение реквизитов (дата, место, номер);
• расшифровка автографов ответственных лиц;
• деловой стиль языка;
• соблюдение чёткой структуры.

Написать текст акта рекомендуется на чистом листе бумаги формата А4 или А5. Исполнить содержание рекомендуется одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор делают представители сторон, придя к обоюдному согласию. По общему правилу способ написания текста при всех прочих равных не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. На практике в силу больших объёмов передаваемой документации предпочтение отдаётся именно печатной форме.

Объясняем, как составить акт «на пальцах»

Для удобства взаимодействия с официальной бумагой условно разделим её на четыре составных блока: реквизиты, сведения о контрагентах и их представителях, предмет, подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.

Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке документа отмечаем, что он является приложением к ранее заключённому между сторонами договору хранения, оставив ссылку. Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.

Следующим шагом прописываем сведения об организациях и их представителях. Для юридических лиц будет достаточно обозначить их полные наименования с указанием организационно-правовой формы, а для физ. лица – его ФИО, серию и номер паспорта. Более подробные сведения уже прописаны в тексте соглашения. Что касаемо представителей сторон, то их полномочия должны подтверждаться соответствующей бумагой. Речь может идти об оформленной от имени руководителя предприятия доверенности или об уставе общества.

Ниже по документу представители утверждают положения, более подробно регулируя правоотношения. Этот блок обычно выполняется в виде таблицы, содержащей в себе полный перечень описей с передаваемыми делами. Потребуется указать все описи, количество единиц хранения в каждой из них и общее количество дел, принятых на хранение. Итоговое значение следует продублировать прописью для защиты от опечатки. Буквенная форма написания числа имеет приоритет над цифровой в случае обнаружения расхождений.

Примерный образец

На этом моменте процесс составления акта подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить представители контрагентов. Как только все подписи встанут на свои места, официальная бумага обретёт должную юридическую силу. Акт должен храниться в течение всего срока действия договора, после чего может быть уничтожен за ненадобностью.