Акт приема-передачи во временное пользование

Акт приёма-передачи во временное пользование – это документ, подтверждающий, что одна сторона фактически передала, а другая в свою очередь приняла то или иное имущество. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.

Распространение

Приём-передача имущества во временное пользование распространена как среди физических лиц, не занимающихся предпринимательской деятельность, так и среди коммерческих организаций. Речь идёт как правило о договоре аренды или договоре безвозмездного пользования. Одна сторона на возвратной основе передаёт те или иные объекты другой. Контрагент по факту истечения срока действия соглашения обязан возвратить имущество в надлежащем состоянии, полной комплектности.

Роль акта

Как уже было отмечено выше, приём-передача каких-либо объектов всегда происходит в рамках заключённого соглашения. Таким образом, настоящий акт не является самостоятельным документом, а выступает лишь приложением к подписанному сторонами договору (аренды, безвозмездного пользования). Официальная бумага имеет значимость по двум причинам:

• во-первых, это бухгалтерский учёт. Денежные средства, полученные одной стороной и уплаченные другой, должны пройти через бухгалтерию. Настоящий акт станет основанием для осуществления соответствующих бухгалтерских операций;
• во-вторых, документ позволит зафиксировать качество, количество и комплектность передаваемых объектов. Контрагент должен будет возвратить имущество в первозданном виде. В противном случае сумму убытков придётся возместить.

По факту возвращения имущества владельцу составляется аналогичный документ.

Процедура

Процедуру приёма-передачи принято сопровождать осмотром имущества. Речь может идти о визуальном осмотре или о более глубоком исследовании. В этих целях формируется комиссия, состоящая из представителей обеих сторон. Сотрудники должны будут оценить состояние передаваемых объектов, сверить фактическое количество со значением, указанным в договоре. По факту осмотра составляется отдельный документ – акт осмотра имущества. Допускается привлечение к процедуре третьей стороны. Приглашённый эксперт, действуя в рамках договора оказания услуг, сможет выдать объективное и независимое заключение.

Кто актирует процесс

Гражданский кодекс не содержит указания на конкретную сторону, в чьи обязанности входит актирование процесса приёма-передачи. На практике этим занимается представитель передающей стороны в присутствии лица со стороны контрагента. Выбранный сотрудник должен уметь обращаться с подобными официальными бумагами, чтобы не допустить критических ошибок при составлении акта.

Необходимо учесть, что не всегда пишет и подписывает акт один и тот же человек. Для заверения документа автографом необходимо обладать правом подписи, подтверждающимся официально. Речь идёт об уставе общества, оформленной от имени руководителя доверенности или паспорта гражданина (для индивидуальных предпринимателей).

Форма документа

На сегодняшний день органы государственной власти не предъявляют особых требований к внешнему виду подобной документации, не требуют использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт приёма-передачи во временное пользование может быть составлен контрагентами в свободной форме.

Отметим, что свободная форма также предъявляет требования к содержанию официальной бумаги, такие как:

• деловой стиль языка (отсутствие жаргонизмов и прочего);
• обозначение реквизитов (дата, место подписания, номер);
• наличие автографов уполномоченных представителей сторон;
• чёткая структура акта (шапка, основная часть и подписи).

Написать текст документа можно одним из двух общепринятых способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Этот вопрос решается представителями контрагентов. Несмотря на то, что юридическая сила акта не зависит от способа изложения его содержания, всё же рекомендуется отдать предпочтение именно печатной форме. Так документ будет иметь более презентабельный вид, будет удобен для сканирования.

Объясняем, как составить акт «на пальцах»

Для удобства работы с документом мысленно разделим его на четыре составные части: реквизиты, сведения о контрагентах, предмет соглашения и подписи уполномоченных лиц. Следует уделить должное внимание каждой из них.

Начнём составление с реквизитов. В шапке официальной бумаги отметим, что она является приложением к заключённому между сторонами договору, оставим на него ссылку (дата подписания, номер). Далее присвоим документу уникальный номер для хранения и документооборота. Затем оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления.

Следующая часть – информация о контрагентах. В качестве допустимого минимума достаточно будет обозначить следующие данные:

• полные наименования организаций с указанием их организационно-правовой формы (ОАО, ООО);
• ФИО и должности представителей;
• ссылки на документы, подтверждающие полномочия.

Указывать ИНН, ОГРН, юридический адрес необязательно, так как все эти сведения уже нашли своё отражение в договоре.

Ниже по документу стороны начинают утверждать важные для них положения, включая обозначение полного перечня передаваемого имущества. Отмечаем следующие моменты:

• одна сторона фактически передала, а другая приняла соответствующее имущество;
• полный перечень передаваемых объектов;
• ссылка на акт осмотра (при наличии);
• комплектность;
• количество составленных экземпляров.

Примерный образец

На этом моменте акт можно считать практически составленным. Осталось лишь заверить документ подписями уполномоченных представителей сторон. Отметим, что автографы обязательно должны быть расшифрованы.