Акт приема-передачи материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому – это официальная бумага, сопровождающая процедуру смены материально ответственного лица на предприятии, возлагающая ответственность на нового сотрудника. Мероприятие всегда сопровождается соответствующими документами.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Материально ответственное лицо
С материально ответственным лицом (МОЛ) работодатель заключает договор о полной материальной ответственности. В соответствии с этим документом работник должен будет из своего кармана возместить стоимость товарно-материальных ценностей в случае их утраты, порчи. Обычно такими сотрудниками являются заведующие хозяйством, кладовщики.
МОЛ всегда присутствует при проведении инвентаризации в помещении, в котором хранятся вверенные ему объекты. Завхоз не входит в состав комиссии, проводящей проверку, однако следит за правильность и законностью проведения процедуры. По факту окончания мероприятия сотруднику вручают один экземпляр акта.
Смена лица на должности
Передача материальных ценностей от одного МОЛ другому происходит всегда при смене сотрудника на должности. Старый работник может уволиться, перевестись и так далее. Как только будет найден соискатель, необходимо провести определённую процедуру.
По факту смены МОЛ производится инвентаризация всех имеющихся на складе объектов. Так предприятие получит полную опись хранящегося имущества. Новый сотрудник не заинтересован в том, чтобы брать ответственность за фактически отсутствующие на складе товары. Именно поэтому лицо должно со всей внимательностью подойти к составлению акта приёма-передачи. Расписываться нужно только за то имущество, которое действительно в наличии.
Процедура
Процедура смены МОЛ всегда берёт своё начало с приказа руководителя организации. Сформированная комиссия проведёт инвентаризацию, после чего мероприятие может получит один из двух вариантов развития: нынешний сотрудник передаёт ценности директору организации, а тот в свою очередь передаст их новому лицу или ТМЦ передаются сразу же новому работнику. Этот момент зависит от тонкостей документооборота и учёта на предприятии. Второй вариант видится удобнее. В настоящем материале будет рассмотрен именно он.
Кто актирует процесс
Закон не содержит указания на конкретную сторону, в чьи обязанности войдёт составление акта приёма-передачи. Этот вопрос решается работниками непосредственно на месте. Обычно бремя по написанию бумаги ложится на передающую сторону. Предыдущее МОЛ как бы предоставляет отчёт о передаваемых ценностей, знакомит нового сотрудника со складом, вводит в курс дел. Отметим, что сведения в акт заносятся на основании уже составленной к этому моменту инвентаризационной описи.
Кто бы ни писал официальную бумагу, человек должен обладать определёнными навыками работы с документами, чтобы не допустить при её составлении критических ошибок. Несколько неточностей могут привести к ничтожности подписанного сторонами акта. Следует подойти к этому вопросу со всей внимательностью.
Форма документа
В настоящий момент любой документ, регулирующий внутреннюю деятельность организации, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт приёма-передачи МЦ от одного МОЛ другому относится именно к этой категории бумаг и не является исключением из общего правила. Более того, компания вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его в учётной политике и использовать на постоянной основе.
Отметим, что свободная форма акта также предъявляет определённые требования к его содержанию, а именно:
- деловой стиль языка;
- обозначение реквизитов (дата, место, номер);
- подписи ответственных лиц подлежат расшифровке;
- соблюдение чёткой структуры (реквизиты, предмет, автографы).
Написать официальную бумагу рекомендуется на фирменном бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4. Ответственным лицам предоставляется два варианта изложения текста: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописный при помощи компьютерных средств. Этот вопрос решает составитель с учётом особенностей документооборота в компании. По общему правилу способ написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги, тем не менее на практике предпочтение отдаётся именно печатному варианту. Так документ будет иметь более презентабельный вид, а стороны страхуют себя от лишних ошибок в почерке.
Объясняем, как правильно составить акт
Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, обозначаем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления. Далее обозначаем ФИО ответственных сотрудников, их должности на предприятии, а также паспортные данные. В качестве допустимого минимума достаточно будет указать только серию и номер паспорта. Более подробная информация прописана в трудовом договоре.
Ниже по документу утверждаем, что одно лицо фактически передало, а другое в свою очередь приняло имущество. Ссылаемся на приказ руководителя, инвентаризационную опись, трудовой договор нового сотрудника, в котором прописаны положения о его материальной ответственности. В этом же блоке перечисляем полный перечень ценностей в виде таблицы.
Работоспособность и текущее состояние объектов должно быть заверено третьими лицами. Для этого при инвентаризации проводится соответствующий осмотр. В самом акте ссылаемся на проверку. Следующим шагом указываем количество составленных экземпляров. Всего их должно быть три, по одному для ответственных лиц, а третий – в бухгалтерию.
Примерный образец
Как только все вышеуказанные моменты будут прописаны, можно переходить к подписания. Своими автографами (с расшифровкой) официальную бумагу должны заверить оба сотрудника.
