Акт приема-передачи дел

Акт приёма-передачи дел – это официальная бумага, подтверждающая, что ответственность за сохранность документации предприятия переходит на другого человека. Процедура всегда оформляется соответствующими документами.

Роль акта

Основным назначением акта приёма-передачи дел является снятие ответственности с одного сотрудника организации и её возложение на другого. Имеет место при увольнении предыдущего ответственного лица или смене должности в организации. Как правило, деятельностью по работе с делами занимается документовед. Человек обладает специальными знаниями, имеет определённую степень квалификации.

Понятие «дело»

Под делом принято понимать документы, объединённые в одну группу по определённому признаку. Как правило, определяющим фактором является назначение официальной бумаги. Это может быть бухгалтерская или распорядительная документация, договоры с контрагентами и так далее. В целях хранения на предприятии разрабатывается и утверждается номенклатура дел, позволяющая структурировать документы, эффективно вести их учёт и оперативно получать к ним доступ при необходимости.

Ответственность за дела

Ответственность за дела можно разделить на две части:

• во-первых, работник будет обязан вести дела, подготавливать отчёты (в том числе ежегодный) о наличии или отсутствии тех или иных документов. Также официальные бумаги имеют свойство утрачивать свою юридическую силу. Этот момент также нужно отслеживать, чтобы не хранить уже ненужную документацию;
• во-вторых, на сотрудника возлагается ответственность за хранение бумаг. В случае утраты по вине подчинённого ответственности перед руководителем избежать не выйдет.

Процедура

Процедура приёма-передачи дел всегда начинается с соответствующего приказа руководителя. В теории существует два варианта развития событий: увольняющийся сотрудник передаёт дела кому-то из администрации предприятия, а уже потом директор возлагает полномочия на своего подчинённого, или документация передаётся непосредственно из рук в руки. С практической точки зрения выбор способа не имеет значения, так как в любом случае потребуется составить полную опись хранящихся в архиве дел. Эта работа может занять от одного дня до нескольких недель в зависимости от объёмов документации. Новый работник не заинтересован в том, чтобы брать на себя лишнюю ответственность и быть наказанным за проступки своего коллеги.

Кто составляет акт

Закон не содержит чёткого указания на сторону, в чьи конкретно обязанности войдёт составление акта приёма-передачи дел. Этот момент сотрудники вправе решить самостоятельно, опираясь на мнение администрации предприятия. В любом случае ответственное за написание акта лицо должно обладать навыками работы с официальными бумагами, чтобы не допустить ошибок. На практике это бремя ложится на принимающую сторону, так как её представитель наиболее заинтересован в подписании акта.

Форма документа

В настоящий момент любой документ, регулирующий внутреннюю деятельность предприятия, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт приёма-передачи дел относится к этой же группе официальных бумаг и не является исключением из общего правила.

Отметим, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:

• обозначение реквизитов (дата, номер, подпись);
• ссылка на приказ руководителя;
• расшифровка автографов участников процедуры;
• соблюдение чёткой структуры (реквизиты, предмет, подписи);
• деловой стиль языка.

Написать акт рекомендуется на фирменном бланке организации, так как на нём уже обозначены реквизиты предприятия. За неимением такового допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4 или А5, однако в таком случае придётся прописывать сведения о фирме вручную.

Исполнить текст можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки или в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Это решение принимает ответственный за составление акта сотрудник с учётом особенностей документооборота на предприятии. По общему правилу способ написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. На практике предпочтение отдаётся именно печатной форме в силу значимости документа для всех участвующих сторон.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Для удобства работы с актом условно разделим его на четыре составных элемента: реквизиты, сведения о сотрудниках, перечень передаваемых/принимаемых дел, подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.

Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящей официальной бумаге уникальный номер для хранения и документооборота согласно утверждённой на предприятии номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления. В шапке прописываем полное наименование организации с указанием её организационно-правовой формы.

Ниже по документу ссылаемся на приказ руководителя, в соответствии с которым была инициирована процедура, обозначаем ФИО и должности согласно штатному расписанию участвующих сотрудников.

Следующим шагом оставляем полный перечень передаваемых дел, указывая количество листов в каждом. Этот блок обычно выполняется в виде таблицы в силу удобства. Как только все сведения будут обозначены, под таблицей подводится итог общему количеству переданных дел.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к завершению. Осталось лишь заверить его подписями сотрудников (с расшифровкой). Как только автографы встанут на свои места, официальная бумага обретёт должную юридическую силу. Всего должно быть составлено три равных по юридической силе экземпляра: один для передающей стороны, второй для принимающей и третий для администрации организации.