Акт осмотра территории

Акт осмотра территории – это документ, в котором фиксируется фактическое состояние окружающей предприятие территории. Процедура всегда оформляется путём составления определённых официальных бумаг.

Осмотр территории

Под осмотром территории подразумевается визуальная оценка пространства на предмет наличия или отсутствия тех или иных предметов. Вокруг каждого предприятия так или иначе существует определённая открытая местность. Следить за её благосостоянием в интересах самой организации. Именно поэтому следует регулярно проводить осмотр территории.

Когда проводится осмотр

Осмотр территории имеет довольно-таки широкое распространение и проводится в самых различных ситуациях. Условно их можно разделить на две большие группы: связанные с отчуждением и несвязанные с ним.

Проведение осмотра без последующего отчуждения связано с внутренними нуждами предприятия: проведение субботника, оценка имущества, находящегося на территории, оценка последствий стихийного бедствия, антропогенной аварии (пожара). Документальная фиксация при осмотре поможет администрации компании своевременно принять необходимые управленческие решения:

• провести мероприятия по уборке, облагораживанию территории;
• воздвигнуть забор, ограждение;
• снести или построить ту или иную хозяйственную постройку.

Процедура

Процедура всегда берёт своё начала с распоряжения руководителя компании, в соответствии с котором в целях осуществления осмотра территории назначается специальная комиссия из штатных сотрудников фирмы. В документе начальник ставит перед подчинёнными определённые задачи, ограничивает их в сроках выполнения поручения и утверждает крайний день для предоставления отчёта. Ответственным за исполнение назначается, как правило, председатель комиссии. Именно он и будет отчитываться перед директором по факту выполнения работ.

В состав комиссии должно войти как минимум три человека, при чем необязательно чтобы каждый из них был сотрудником организации. По соглашению сторон в ряды осматривающих может быть приглашён представитель второй стороны: эксперт, специалист, сотрудник государственного ведомства. Всё зависит от конкретных целей и задач проведения осмотра. Не всегда навыков и знаний штатных работников оказывается достаточно.

Кто пишет акт

По общему правилу бремя по составлению документа лежит на председателе комиссии. Обычно на эту должность назначается кто-то из руководящего состава, вследствие чего предполагается, что сотрудник умеет обращаться с подобного рода документацией. Остальные члены комиссии лишь заверяют официальную бумагу своими автографами, подтверждая полноту и достоверность обозначенных в ней сведений, соглашаясь с итоговым выводом коллег.

Что обозначить в официальной бумаге

В настоящий момент закон подробно не регламентирует составление документации предприятиями. Сфера деятельности каждой конкретной организации довольно широка и не укладывается в рамки закона. Поэтому не существует перечня моментов, подлежащих к обозначению в акте осмотра территории. Однако сложившаяся практика выработала определённый набор положений, которые должны найти своё отражение в документе:

• место проведения осмотра (адрес);
• причина осуществления мероприятия;
• используемые методы (визуальный осмотр);
• заключение комиссии, вытекающее из поставленных перед ней задач.

Форма документа

На сегодняшний день органы государственной власти не требуют от компаний составления первичной документации с использованием общеобязательных унифицированных бланков. Акт осмотра территории, как и прочие официальные бумаги, составляются на предприятиях в произвольном виде. Руководство фирмы вправе закрепить в документации организации форму для использования.

Необходимо учесть, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов;
• подписи всех членов комиссии.

Написать акт можно как на чистом листе бумаги формата А4, так и на фирменном бланке компании. Второй вариант видится более предпочтительным.

Исполнить текст документа допускается одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в печатном виде при помощи компьютерных программ. Выбор остаётся за председателем комиссии. Следует отметить, что оба варианта по итогу будут обладать равной юридической силой. На практике ответственный работник заранее распечатывает утверждённый в фирме бланк для заполнения и вносит в него сведения от руки по ходу осмотра.

Объясняем, как правильно составить акт

Начинаем с обозначения реквизитов. Присваиваем акту уникальный номер для документооборота в компании, хранения согласно утверждённой номенклатуре дел. Оставляем место и дату составления документа. Ссылаемся на приказ руководителя, согласно которому настоящая форма утверждена.

Переходя к основной части официальной бумаги, следует начать её с обозначения факта назначения комиссии. Оставляем ссылку на распоряжение директора (номер и дата издания), указываем цели проведения мероприятия, перечисляем всех участников комиссии (обозначаем ФИО и должность согласно штатному расписанию каждого работника).

Ниже по документу описываем ход проведения осмотра: какие методы использовались, что было обнаружено, какие выводы сделаны. Если обнаружены какие-то недостатки, члены комиссии предлагают пути их устранения. В завершение акта обозначается заключение, в котором подводится итог всей процедуре.

Примерный образец

На этом составление официальной бумаги подходит к концу. Все члены комиссии должны расписаться в акте (с расшифровкой), после чего документ может быть передан руководству.