Акт об уничтожении печати и штампа

Акт об уничтожении печати и штампа – это внутренний документ, сопровождающий и подтверждающий фактическое уничтожение фирменного символа организации. Составление документа обусловлено степенью значимости печати для каждой организации.

Зачем уничтожать печать

Причины уничтожения фирменного символа предприятия могут быть самыми разнообразными. Тем более, что 82-ФЗ с 2016 сделал использование печати организациями необязательным для большинства юридических лиц. Поэтому печать может быть уничтожена по решению руководства организации за ненадобностью. Возможные причины принятия решения об уничтожении печати:

• различные дефекты печати (нечёткий оттиск и тому подобное);
• общий износ печати;
• ликвидация юридического лица;
• реорганизация предприятия;
• смена реквизитов, указанных на печати (наименование организации, её юридический адрес);
• ненадобность печати в делах организации.

Уничтожение печати позволит избежать множества возможных проблем в будущем. Неиспользуемая длительное время старая печать может оказаться в руках мошенников. Или же мошенники воссоздадут копию старой печати организации. Акт об уничтожении печати и штампа докажет, что оригинал печати был уничтожен по решению руководства предприятия.

Процесс уничтожения печати

Закон не определяет регламент самого процесса уничтожения штампа или печати, организация устанавливает порядок уничтожения самостоятельно. Предприятие вправе уничтожить печать самостоятельно или же обратиться к третьей стороне. Специалисты по печатям, действуя в рамках заключённого с ними договора подряда, уничтожат переданный им штамп. Такой деятельностью занимаются специальные печатные мастерские. Однако передавать печать организации в третьи руки дело довольно-таки рискованное. В случае недоверия к специалистам, печать может быть уничтожена сотрудниками организации подручными инструментами.

В независимости от выбора способа, печать должна быть уничтожена полностью, то есть без возможности её восстановления. Конкретные средства уничтожения предоставляются фантазии руководства предприятия. Вернее всего будет раздробить печать дробящим предметом или же срезать с неё реквизиты организации острым предметом. После таких процедур печать уже не будет подлежать восстановлению.

Процедура составления документа

Уничтожение печати начинается с приказа руководителя организации о назначении специальной комиссии. В состав комиссии должно входить не менее двух любых сотрудников организации. С точки зрения закона должность назначенных сотрудников не имеет никакого значения для документа. Однако, имеет смысл назначить сотрудников, занимающих высокие должности на предприятии. Желательно, чтобы сотрудники в рамках осуществления своих прямых трудовых обязанностей пользовались печатью организации. Это может быть заместитель руководителя или главный бухгалтер.

В задачи назначенной комиссии будет входить два важных момента:

Во-первых, физически уничтожить печать или штамп без возможности дальнейшего восстановления. Средство уничтожения комиссия выбирает по своему усмотрению. В независимости от средства результат должен быть достигнуть.

Во-вторых, заверить факт уничтожения своими подписями. Именно поэтому важно назначить сотрудников, занимающих руководящие должности. Подпись руководителя, в случае возникновения споров по факту уничтожения печати в дальнейшем, будет придавать документу большую юридическую силу.

Форма документа

Какой-то конкретной формы акта об уничтожении печатей закон не предусматривает. Следовательно, организации вправе составить акт самостоятельно, соблюдая общие правила, предъявляемые к составлению такого рода документов. Предприятие может разработать единую для своей организации форму акта и использовать её при каждом уничтожении печатей. Печати на предприятии уничтожают крайне редко и острой необходимости в разработке фирменной формы нет. Чаще всего документ составляют единоразово при помощи компьютерных средств или же от руки на листе бумаги формата А4.

Необходимо учесть, что акт в любом случае должен отвечать требованиям, прописанным в статье 9 ФЗ "О бухучёте".

Инструкция по составлению акта об уничтожении печати «на пальцах»

Первым шагом в процессе составления документа будет указание его названия. Далее указываем наименование юридического лица, дату составления акта и населённый пункт.

Следом отмечаем факт назначения специальной комиссии приказом руководства. Здесь указываем реквизиты обозначенного приказа (номер и дату) и ФИО руководителя. Далее следует поочерёдно перечислить весь состав комиссии с указанием должности члена комиссии на предприятии и его ФИО.

Так должна выглядеть эта часть документа:

В основной части документа необходимо будет указать:

• причину уничтожения печати;
• какая именно печать уничтожена;
• оттиск подлежащей уничтожению печати
• способ уничтожения печати;
• факт невозможности дальнейшего использования печати.

Это минимальный перечень моментов, которые стоит указать. При желании можно добавить и другие подробности процесса (точное время и конкретное место уничтожения печати), но это не обязательно.

Основная часть акта об уничтожении выглядит следующим образом:

Составление документа практически завершено. Остаётся лишь заверить составленный акт подписями всех членов назначенной комиссии, уничтоживших печать или штамп.