Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении

Акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении – это официальная бумага, подтверждающая, что в полученном письме отсутствует тот или ной документ, предусмотренный описью. Процедура заверения всегда должна проходить соответствующее оформление.

Назначение акта

Настоящий акт составляется в случае, когда при вскрытии почтового отправления фактически отсутствует одно или несколько вложений, которое должно в нём быть согласно приложенной описи документов. Такая ситуация может случиться по вине контрагента или работников почты. Чтобы обезопасить себя, необходимо грамотно составить соответствующую официальную бумагу и отправить один экземпляр контрагенту. Так компанию-получателя не смогут обвинить в утрате документации, пропуске сроков и так далее.

Возможные последствия

Как уже было сказано выше, грамотно составленный акт об отсутствии вложений в почтовом отправлении сможет избавить организацию от неприятностей. Дело в том, что за утерю важной документации предусмотрена ответственность перед законом или контрагентом (в зависимости от конкретного документа). Также речь может идти о сроках. Например, для обращения в суд или к работодателю с каким-то заявлением предусмотрен определённый период времени, пропуск которого сделает дальнейшую процедуру невозможной. Однако срок можно восстановить, если доказать, что он был пропущен по независящим от лица обстоятельствам. Такая ситуация как раз подходит под это определение.

Распространение

Необходимо учесть, что оказаться в такой ситуации могут как работники предприятий, так и граждане, почтовое отправление которых никак не связано с трудовой деятельностью. В любом случае придётся провести процедуру в соответствии с законом.

Процедура

Как только лицо, получившее отправление, убедилось в том, что в нём отсутствует одно или несколько вложений, необходимо подозвать свидетелей. В теории это могут быть любые лица: сотрудники почты, прохожие, коллеги по работе. Чем более незаинтересованные лица будут принимать участие, тем лучше. Самым выгодным вариантом видится привлечь на помощь сотрудников почтового отделения. Их подписи сделают официальную бумагу более весомой.

Человек, составляющий акт, должен обладать определёнными навыками работы с официальными бумагами, чтобы не допустить критических ошибок. Количество составленных по итогу экземпляров зависит от количества принимающих участие сторон. Например, если в качестве свидетелей были привлечены работники почты, для них также потребуется сделать копию. Второй экземпляр остаётся у составителя, а третий незамедлительно отправляется контрагенту. Следует отметить, что все дубликаты обладают равной юридической силой.

Форма документа

Основное назначение акта об отсутствии вложений в почтовом отправлении – подтверждение факта. Все без исключения официальные бумаги из этой категории выполняются в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. В теории организация может разработать собственный шаблон, использовать его на постоянной основе, однако в силу непопулярности таких ситуаций, необходимости в этом нет.

Отметим, что свободная форма акта также предусматривает соответствие определённым критериям, а именно:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (номер, дата, место);
• расшифровка автографов участников процедуры;
• соблюдение чёткой структуры (шапка, предмет, подписи).

Написать акт рекомендуется на чистом листе бумаги формата А4. Исполнить текст можно одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Это решение принимается на месте и зачастую обуславливается сложившимися условиями. По общему правилу способ написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. На практике документ практически всегда пишется вручную.

Объясняем, как правильно составить акт

Для удобства работы с актом условно разделим его на четыре составных блока: реквизиты, сведения об участниках процедуры, предмет, подписи лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.

Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления. Следующим шагом прописываем ФИО вскрывшего отправление лица, а также ФИО и должности (при наличии) свидетелей, участвующих в процедуре.

Ниже по документу подробно описываем случившуюся ситуацию. Потребуется обозначить точное время и конкретный адрес вскрытия конверта. Здесь же прописываем, кому назначалось письмо и от кого. Далее ссылаемся на имеющуюся опись и утверждаем, что одно или несколько вложений отсутствуют. Затем указываем количество составленных по итогу экземпляров и переходим к подписанию.

Примерный образец

На этом моменте процесс составления акта подходит к завершению. Своими автографами (с расшифровкой) его должны заверить ответственное лицо и два свидетеля. Как только подписи встанут на свои места, можно отправлять один экземпляр контрагенту.