Акт об отказе работника от заверения записей в трудовой книжке и от получения ее на руки

Акт об отказе работника от заверения записей в трудовой книжке и от получения ее на руки – это официальная бумага, снимающая с работодателя ответственность в случае невыдачи сотруднику на руки трудовой после увольнения. Процедура всегда должна сопровождаться соответствующими документами.

Трудовая книжка

Трудовая книжка – это важнейший документ для любого работника, в котором фиксируются все факты его трудовой жизни: места работы, трудовой стаж, причины увольнения. По общему правилу бланк должен храниться у текущего работодателя. Выдаётся на руки трудовая лишь в двух случаях: для обращения работника в органы социального страхования и при увольнении в последний рабочий день вместе со всеми причитающимися выплатами. Как правило, отказ от получения имеет место именно во втором случае.

Отказ от получения

Отказываясь заверять записи и получить бланк на руки, работник выражает своё несогласие с увольнением и возможно планирует оспорить решение руководства предприятия в судебном порядке. Отметим, что такое поведение никак не поможет сотруднику добиться справедливости. По общему правилу трудовая всегда выдаётся под подпись в последний рабочий день.

Хранение трудовой

Если работник отказался получить или попросту не забирает трудовую, работодатель обязан продолжать её хранить до востребования в течение 50 лет. Администрация компании также может отправить на домашний адрес сотрудника уведомление о необходимости получения. Если подчинённый не желает появляться на рабочем месте, по соглашению сторон бланк может быть выслан почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Фирма должна получить «живой» автограф человека для законного осуществления процедуры.

Роль акта

Целью составления настоящего акта является снятие с работодателя всей ответственности. Без этого документа работник может попытаться оспорить действия руководства фирмы, заявив, что получить трудовую ему не предлагали или насильно не давали её забрать. Официальная бумага подтвердит добровольный отказ сотрудника.

Процедура

Процедура составления акта всегда носит коллективный характер. Ответственный за трудовые книжки должен предпринять попытку выдачи бланка сотруднику. Если тот в свою очередь выражает отказ, кадровик обязан в присутствии двух свидетелей отразить этот факт на бумаге. Должности свидетелей не играют никакой практической роли в настоящем случае. Тем не менее будет лучше, если участвовать в процедуре будут максимально незаинтересованные лица. Например, представители другого отдела или структурного подразделения (при возможности).

Что отразить в официальной бумаге

Сложившаяся практика трудовых правоотношений выработала вполне конкретный перечень моментов, который должен быть отражён в акте об отказе работника от заверения подписей в трудовой и от получения её на руки. Речь идёт о следующих положениях:

• обозначение ФИО и должности ответственного сотрудника, а также свидетелей, заверяющих факт отказа;
• указание ФИО и должности отказывающегося работника;
• точное время составления документа (может иметь решающее значение);
• причины отказа, если известны.

Также в документе должен появиться автограф отказывающегося работника, однако заполучить его порой бывает проблематично. В таком случае тот же состав комиссии составляет отдельную официальную бумагу – акт об отказе подписать акт.

Форма документа

На сегодняшний день практически все официальные бумаги, составляемые в рамках сферы трудовых правоотношений, могут быть написаны в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Настоящий акт не является исключением.

Для написания документа рекомендуется воспользоваться фирменным бланком компании или чистым листом бумаги формата А4. Во втором случае реквизиты фирмы придётся прописать вручную. Достаточно будет обозначить лишь наименование предприятия.

Исполнить текст допускается как при помощи чёрной или синей шариковой ручки (но не карандаша), так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать ответственный за составление акта сотрудник. На практике процедура носит экстренный характер и ни о каком печатном способе речи не идёт. Тем не менее по общему правилу вариант изложения текста не может повлиять на юридическую силу официальной бумаги.

Объясняем, как составить акт «на пальцах»

Первым делом следует разобраться с реквизитами, отметив полное наименование организации-работодателя со ссылкой на его организационно-правовую форму, оставив дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления акта. Также присваиваем настоящей официальной бумаге уникальный номер для документооборота и хранения в компании.

Ниже по документу обозначаем кадровый состав сформированной комиссии, указывая для каждого участника её ФИО и должность согласно штатному расписанию. Далее подробно описываем случившийся инцидент, отмечая, что работнику было сделано предложение ознакомиться с официальной бумагой и забрать трудовую книжку. Утверждаем факт отказа со ссылкой на причины (если они известны). Крайне важно обозначить время проведения процедуры, так как работник может заявить, что он отсутствовал на рабочем месте в течение определённого промежутка рабочего дня.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к своему завершению. Остаётся лишь заверить его подписями ответственного сотрудника, свидетелей и отказывающегося от получения трудовой работника. Если последний автограф заполучить не удалось, делаем соответствующую отметку и составляем акт об отказе подписать акт. Заверенная официальная бумага передаётся руководителю фирмы для принятия дальнейших решений.